ITS e documenti: un carico amministrativo da semplificare
Gli Istituti Tecnici Superiori gestiscono ogni anno decine di lettere di incarico per docenti esterni e una grande quantità di documentazione legata ai tirocini degli studenti.
Si tratta di processi che coinvolgono più soggetti (scuola, docenti, studenti, aziende) e che spesso si basano ancora su flussi manuali: file compilati a mano, inviati via email, firmati in cartaceo, scansionati e archiviati in cartelle locali.
Queste operazioni assorbono tempo, risorse e introducono inevitabilmente margini di errore, oltre a generare ritardi nella raccolta delle firme o nella validazione finale dei percorsi.
✍️ Lettere di incarico: tutto automatico, dalla generazione alla firma
Con ScuolaSemplice è possibile automatizzare completamente l’intero ciclo di gestione delle lettere di incarico per i docenti esterni ITS.
Il sistema è in grado di generare automaticamente i documenti a partire da modelli personalizzati e di autocompilarli con:
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Dati anagrafici del docente
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Tariffe orarie
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Attività didattiche assegnate
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Monte ore complessivo previsto
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Periodi di svolgimento e sede dei corsi
Una volta generato, il documento viene inviato in firma elettronica certificata. Il docente riceve una notifica, accede a un’interfaccia semplice e firma con OTP (One Time Password), in pochi secondi. Nessun download, nessuna stampa, nessuna scansione.
Il documento firmato viene poi recuperato automaticamente dal sistema e archiviato nella sezione corretta del profilo docente.
🧑🎓 Tirocini: gestione completa e automatizzata dei documenti
Anche tutta la documentazione relativa ai tirocini degli studenti può essere digitalizzata in modo completo. In particolare:
🔹 Convenzioni con le strutture ospitanti
Generate automaticamente con tutti i dati dell’ITS e della struttura convenzionata, firmate digitalmente da entrambe le parti.
🔹 Validazioni intermedie
Il sistema compila in automatico i moduli con i dati delle presenze effettive dello studente nel periodo di tirocinio, consentendo una validazione parziale periodica da parte del tutor o del referente aziendale.
🔹 Certificazioni finali
Alla fine del percorso, viene prodotta la validazione finale, con tutti i dati riepilogativi del tirocinio, gli esiti, i commenti, e la firma congiunta di:
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Studente
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Referente ITS
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Referente azienda ospitante (anche multipli)
Anche qui, tutto il processo di firma è gestito digitalmente, con notifica, riconoscimento del firmatario tramite OTP e recupero automatico del documento firmato, archiviato direttamente nella sezione dedicata allo studente.
🔐 Firma elettronica semplice, legale, sicura
ScuolaSemplice si avvale dell’integrazione nativa con YouSign, partner tecnico di fiducia e operatore europeo certificato per l’identità digitale e le firme elettroniche.
L’integrazione è completa, trasparente e conforme al regolamento eIDAS.
Ogni firmatario viene riconosciuto tramite OTP su numero di cellulare, garantendo piena tracciabilità dell’identità.
Il sistema tiene traccia di data, ora e IP di ogni firma, con valore legale riconosciuto in tutta Europa.
✅ Tutti i vantaggi per l’ITS
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⏱️ Riduzione drastica dei tempi di gestione
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📁 Archiviazione ordinata e automatica dei documenti
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🔒 Conformità normativa garantita
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👥 Gestione integrata di firmatari multipli
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🧩 Eliminazione totale di stampa, scansione, email manuali
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📊 Maggiore trasparenza e controllo sulle attività
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ScuolaSemplice è già utilizzato da diversi ITS che hanno semplificato la gestione documentale in pochi giorni, riducendo carichi di lavoro e margine d’errore.
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