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Gestione della Scuola

Le funzionalità di ScuolaSemplice per la gestione, l'organizzazione, l'operatività quotidiana e l'amministrazione della scuola.

 

Un Sistema Semplice per Gestire al Meglio la Scuola

Tutte le funzionalità di ScuolaSemplice sono pensate per rendere semplice e comoda l’operatività quotidiana nella scuola. Molte di queste sono state indicate proprio da scuole di vario tipo che utilizzano proficuamente il software da tempo.

Dalla gestione amministrativa a quella operativa, con ScuolaSemplice avrai uno strumento comodo, di facile utilizzo, per la gestione a 360 gradi della scuola.


Gestione Anagrafiche

 

 

 

Inserisci le anagrafiche di docenti, personale amministrativo, studenti e genitori. Potrai anche importare la lista delle anagrafiche da file excel in pochi click.
Potrai inoltre indicare le relazioni tra genitori e iscritti e indicare se un utente amministrativo è anche docente della scuola.

Aggiungi le sedi e le aule dell’istituto con tutti i relativi dettagli. Aggiungi le materie di insegnamento, opzionalmente suddivise in dipartimenti e argomenti.

Gestione dei corsi e dei piani di studio

Con ScuolaSemplice potrai gestire varie tipologie di corsi: da quelli standard mono-materia con programmazione automatica alle classi didattiche, dai corsi di recupero fino ai corsi brevi ad impostazione manuale. Il sistema include anche i carnet di lezioni, ideali in caso di corsi con orario flessibile.
E’ inoltre possibile definire vari piani di studio, ad esempio bienni o trienni, impostando le materie con i relativi crediti formativi, avendo così sempre sotto mano il percorso formativo dello studente.

Crea corsi sia individuali che collettivi e gestisci il calendario delle lezioni in modo semplice ed evoluto (drag&drop).
Collega ai corsi tutti gli attributi, come data inizio e fine, la durata e il numero delle lezioni settimanali, il numero minimo e massimo degli iscritti, i tipi e le modalità di pagamento delle iscrizioni, la retribuzione del docente ed altre informazioni.
Gestisci in modo rapido i rinnovi dei corsi, il trasferimento degli iscritti da un corso ad un altro, i rimborsi, le note di credito e le compensazioni.
Potrai inoltre indicare se gli studenti possono iscriversi autonomamente al corso via web e fino a quale giorno.

 

Gestione Presenze e Recuperi

Ogni docente potrà inserire la propria presenza e quella degli iscritti direttamente dal proprio smartphone, tramite l’App collegata alla scuola.
Oppure potrà inserire le presenze utilizzando il proprio account di docente sull’interfaccia web di ScuolaSemplice.
Potrà indicare con un click la propria assenza affinchè l’amministrazione possa gestire rapidamente il recupero della lezione, effettuando ad esempio una sostituzione oppure rischedulando la lezione in altra data.

Gestione finanziaria

ScuolaSemplice dispone di un comodo pannello aggiornato in tempo reale riguardo lo stato finanziario della scuola;
tramite il pannello dedicato alle rette degli studenti, potrai avere sempre sotto controllo tutte le scadenze di pagamento, ad esempio derivanti da canoni mensili, rateizzazioni o pacchetti di lezioni.
In pochi e semplici passi potrai inoltre registrare i pagamenti in ingresso, anche con importi parziali e stampare la ricevuta aggiornata.

Tramite il pannello dei compensi dei docenti, avrai a disposizione la retribuzione maturata dai docenti nel periodo dato e potrai verificare lo storico di tutte le lezioni svolte dai singoli docenti con il dettaglio del costo.

Emissione documenti fiscali

Con ScuolaSemplice potrai generare e stampare (o inviare via email) documenti fiscali e non, come fatture, ricevute, note di credito e ddt.
Avrai a disposizione un pannello delle entrate e delle uscite, direttamente collegato con la parte della didattica, ed emettere quindi fatture in modo ordinato e preciso.
Potrai anche creare fatture manuali, ad esempio per servizi o prestazioni non derivanti dai corsi e dalla didattica.

Il sistema consente anche di impostare più ragioni sociali, per la massima flessibilità.

Iscrizioni e pagamenti online

Per ogni corso potrai indicare se le iscrizioni sono aperte al pubblico: in questo caso il sistema genererà una pagina web con il modulo di iscrizione e potrai quindi comunicare e promuovere l’indirizzo web associato alla pagina.
Ogni utente potrà quindi compilare il modulo di iscrizione autonomamente online per poi pagare tramite circuito PayPal o scegliere un metodo di pagamento offline come bonifico o postepay.

Nel caso in cui il pagamento viene fatto online, il sistema iscriverà automaticamente lo studente al corso, inviando una notifica all’amministrazzione di nuova iscrizione.

Gestione e consuntivo entrate / uscite

Filtrando per periodo di tempo, corso o sede, sarà possibile avere un prospetto delle entrate e delle uscite, con i relativi dettagli. Elenco che viene aggiornato in tempo reale quando viene emesso un documento fiscale o quando si inserisce manualmente un’uscita.

Gestione didattica e programmazione dei corsi

Con ScuolaSemplice avrai anche un sistema per la gestione della didattica e della programmazione dei corsi. Ogni corso infatti avrà un sommario delle singole lezioni in cui la direzione didattica e i docenti potranno indicare il programma da svolgere.
E’ possibile allegare documentazione alle lezioni scaricabile direttamente dagli account degli iscritti ed inserire dei questionari per recepire le preferenze degli allievi.

Gestione dei documenti

Con ScuolaSemplice potrai anche caricare ed archiviare documenti di vario tipo (o altri tipi di file) e renderli disponibili agli utenti del sistema in base a vari criteri.

Sarà ad esempio possibile caricare materiale didattico collegato ad un corso o ad una specifica lezione; anche il docente, se abilitato, potrà caricare documenti dei propri corsi mentre gli studenti potranno scaricarli in completa autonomia.
Inoltre, sarà possibile caricare documenti amministrativi, collegabili alle anagrafiche presenti a sistema, o documenti di tipo finanziario, come ad esempio fatture da registrare.

Infine, i documenti generati in automatico dal sistema, come ad esempio attestati o certificazioni, saranno resi disponibili per gli utenti e archiviati.

Gestione dei corsi aziendali

Su ScuolaSemplice è disponibile un flusso dedicato ai corsi aziendali.

In caso quindi la scuola eroghi corsi ad aziende clienti, sarà possibile caricare la lista dipendenti dell’azienda e inserire gli ordini di acquisto.
In un secondo momento, tramite un comodo strumento drag&drop, sarà possibile disegnare prima i gruppi di lavoro ed avviare quindi i corsi, di gruppo o individuali.

L’azienda cliente committente potrà accedere al sistema stesso per verificare i corsi e lo stato di avanzamento dei propri dipendenti.
Infine, tramite un pannello apposito si potranno indicare le modalità di fatturazione dei corsi, rispecchiando i contratti in essere con le varie aziende clienti.

Calcolo automatico dei compensi

 

Il sistema calcolerà automaticamente i compensi per ogni singolo docente, in base alle lezioni tenute ed alle classi di retribuzione oraria definite per ciascun docente o per il tipo di lezione.
Tramite il pannello di gestione finanziaria, sarà quindi sempre possibile verificare i compensi maturati dai singoli docenti, eventualmente revisionarli, ed autorizzarne il pagamento.

ScuolaSemplice inoltre gestisce i pagamenti del personale amministrativo, anche nel caso in cui l’utente sia anche docente della scuola.

Pagamenti online delle rette

Con ScuolaSemplice potrai consentire ad ogni iscritto di pagare le rette online, tramite circuito PayPal e carte di credito collegate, anche direttamente dall’App di ScuolaSemplice.

Registrazione ingressi automatico (QR code)

ScuolaSemplice è anche dotato di una funzione per registrare in modo automatico gli ingressi a scuola e quindi le presenze e assenze di docenti e iscritti.

Ogni utente infatti, ha un codice QR personale che lo identifica, visibile nell’App di ScuolaSemplice ma che può anche essere stampato su schede di plastica o su biglietti.

Tramite un semplice tablet appositamente configurato, ogni docente e studente potrà avvicinare il proprio codice e registrare quindi la propria presenza.

Generazione e stampa ricevute

Effettuando una nuova iscrizione, potrai generare una ricevuta personalizzabile che potrai inviare via email al cliente oppure stamparla.
La ricevuta riporterà i dati del nuovo iscritto (o del referente in caso di minore) il corso o i corsi scelti, e il dettaglio dei pagamenti, con l’indicazione di eventuali acconti o rate, e dello stato dei pagamenti.

 

 

La ricevuta può essere personalizzata con il logo e i riferimenti della tua scuola/istituto e potrà inoltre contenere del contenuto ulteriore, come ad esempio un regolamento, condizioni commerciali e così via.

Calendario corsi

Tramite il calendario dei corsi sarà possibile avere una panoramica dell’occupazione delle aule e dei docenti, con la possibilità di filtrare per sede ed aula.
Il calendario di ScuolaSemplice consente inoltre di effettuare azioni in modo pratico e veloce, ad esempio spostare una lezione in altra data semplicemente trascinandola nel punto desiderato.
In ogni momento la segreteria potrà verificare le risorse occupate e creare una nuova lezione o un qualsiasi evento in pochi e semplici passi.
Inoltre è possibile condividere gli orari delle lezioni con i calendari Google di docenti e amministratori.

Pacchetti di Lezioni

Possibilità di creare pacchetti di lezioni personalizzabili nel numero e nel costo, acquistabili direttamente tramite l’app dedicata agli iscritti.
I pacchetti saranno poi spendibili in modo flessibile e scaleranno automaticamente ogni volta che viene inserita la presenza dal docente.

Rateizzazione canone annuali

ScuolaSemplice consente di gestire in modo flessibile le modalità e i tempi di pagamenti delle iscrizioni ai corsi.
I costi dei corsi potranno infatti essere spalmati in un numero qualsiasi di rate, con la possibilità anche di aggiungere un determinato ricarico in base al numero delle rate.
Il sistema prevede anche la possibilità di gestire in modo automatico le scadenze delle rate, lasciando comunque la possibilità di modificare il singolo caso.
In caso di acconto in anticipo, il sistema calcolerà la rateizzazione sulla parte restante da saldare.

Gestione buoni sconto

Potrai impostare dei buoni sconto in funzione delle condizioni personali degli iscritti, come ad esempio un’agevolazione agli studenti iscritti a più corsi, oppure in base a relazioni parentali o di amicizia, come ad esempio uno sconto del 10% per due iscritti fratelli oppure un mese gratuito per chi porta un amico.

Prenotazione aule prova

Ogni iscritto può prenotare un’aula della scuola, in base alla disponibilità indicata, per svolgere attività autonome senza docenti. L’iscritto potrà quindi verificare le caratteristiche delle aule, la disponibilità, potrà acquistare e pagare online direttamente dal telefono la prenotazione dell’aula.

Cruscotto riepilogativo

Accedendo al sistema, la dashboard mostrerà da subito un riepilogo dello stato della scuola, con i collegamenti rapidi alle varie sezioni e le informazioni riguardo eventi che si sono verificati e cose da fare.
Potrai a colpo d’occhio verificare ad esempio quante lezioni ci sono da recuperare, oppure quanti sono i pagamenti da autorizzare e le rette da ricevere.

App per docenti e iscritti

Il sistema è dotato di un’App per dispositivi mobili Android e iPhone dedicata ai docenti e agli allievi della scuola.
L’App è gratuitamente scaricabile da Google Play ed Apple Store.
Una volta scaricata, ogni utente potrà collegarsi alla scuola ed accedere alle informazioni o operare in base al proprio ruolo

 

 

Scopri di più sull’App di ScuolaSemplice

Sistema di notifiche

ScuolaSemplice è dotato anche di un comodo sistema di notifiche interno e di invio notifiche broadcast a docenti, iscritti e genitori.
Mentre le informazioni più importanti saranno sempre notificate agli amministratori del sistema, sarà possibile inviare notifiche push sull’App (stile Whatsapp), mail ed sms, anche massivi, ad esempio a tutti i docenti, tutti gli iscritti o solo quelli iscritti ad un determinato corso e così via!

In modo configurabile e personalizzabile, eventi che si verificano quotidianamente come una lezione da recuperare o un pagamento da saldare, potranno essere notificati automaticamente per migliorare le comunicazioni dell’istituto verso i propri utenti.

Personalizzazione stampe

 

ScuolaSemplice prevede la possibilità di personalizzare in modo completo le stampe del sistema.
Stampe di contratti, ordini, attestati o certificazioni possono quindi essere personalizzate in base ai modelli che già sono utilizzati dall’istituto.
Tutti i campi previsti nella stampa personalizzata potranno quindi essere compilati automaticamente dal sistema.

 

Gestione dei potenziali clienti (CRM)

 

 

ScuolaSemplice prevede anche un’anagrafica dei contatti interessati ad iscriversi ai corsi e che hanno contattato la scuola tramite ad esempio telefono o una form contatti. Il sistema consente inoltre di gestire questi potenziali clienti, impostando campi personalizzati (ad esempio “corso di interesse”), assegnando cose da fare e promemoria (chiamate, email, preventivi) e inviando email massive e notifiche push ad un pubblico in base a dei filtri di ricerca

In ogni momento sarà possibile verificare la storia del potenziale cliente, controllando la cronologia di tutte le attività che sono state fatte nel tempo e magari da più persone, fino a quando questo potrà essere convertito in un cliente, quindi in uno studente iscritto della scuola!

 

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