Dal 1° ottobre 2026 cambia una delle modalità utilizzate dagli enti di formazione lombardi per trasmettere al SIUF GRS i dati relativi alle presenze d’aula.
Con il D.d.g. 10 agosto 2026 n. 10848, Regione Lombardia ha approvato la nuova disciplina per la registrazione delle presenze e l’utilizzo della funzione Gestione Registro Sezione (GRS) per l’anno formativo 2026/2027.
Tra le novità più rilevanti ce n’è una destinata ad avere un impatto concreto sull’attività quotidiana delle segreterie:
per le attività d’aula e assimilate, dal 1° ottobre non sarà più possibile trasmettere presenze e assenze al GRS tramite file Excel.
Cosa prevede la nuova disciplina SIUF
L’Allegato A del decreto, all’art. 3, comma 4 – Alimentazione del GRS, stabilisce le modalità attraverso cui dovranno essere registrati i dati relativi alle singole lezioni.
Per gli eventi formativi relativi ad aula e assimilati – tra cui aula, laboratorio e le altre attività indicate dalla disciplina – saranno previste due modalità:
- compilazione diretta all’interno del SIUF GRS, da parte del docente o della segreteria;
- cooperazione applicativa tra il sistema informativo dell’ente e il SIUF GRS, attraverso l’apposito protocollo di colloquio.
Il decreto stabilisce espressamente che, per queste attività, non sarà più consentita la trasmissione dei dati mediante file Excel.
È previsto un breve periodo transitorio: Excel potrà essere utilizzato fino al 30 settembre 2026, per essere poi definitivamente dismesso, per queste tipologie di attività, dal 1° ottobre 2026.
Cosa significa concretamente per gli enti di formazione?
Il cambiamento è soprattutto operativo.
Un ente che gestisce lezioni e presenze attraverso un proprio sistema ma che non dispone di una cooperazione applicativa con SIUF non potrà più utilizzare il passaggio tramite Excel per trasferire i dati delle attività d’aula.
Resterà quindi la possibilità di inserire manualmente le informazioni direttamente nel SIUF GRS.
E quando le lezioni, gli studenti e le presenze da gestire sono numerosi, significa potenzialmente dedicare ogni giorno tempo del personale di segreteria a riportare nel sistema regionale dati già registrati altrove.
Un doppio lavoro che può essere evitato.
Attenzione anche alle tempistiche: entro le 12:00 del giorno successivo
La nuova disciplina rende ancora più importante organizzare correttamente il flusso dei dati.
Per le attività di aula e laboratorio, infatti, le ore di presenza e assenza relative ai singoli studenti devono essere trasmesse al GRS entro le ore 12:00 del giorno lavorativo successivo all’erogazione dell’attività.
Non si tratta quindi soltanto di eliminare un file Excel.
Per gli enti con un numero importante di corsi, classi e studenti, poter disporre di un flusso automatizzato tra il proprio sistema gestionale e SIUF può diventare determinante per ridurre il lavoro amministrativo, limitare il rischio di errori e rispettare le tempistiche previste.
ScuolaSemplice: dalla rilevazione della presenza alla trasmissione verso SIUF
Con ScuolaSemplice l’intero processo può essere gestito all’interno di un unico ecosistema.
Calendari, lezioni, docenti, studenti e presenze vengono gestiti direttamente sulla piattaforma, evitando di costruire procedure parallele dedicate agli adempimenti amministrativi.
Anche la rilevazione delle presenze può essere resa estremamente rapida attraverso strumenti digitali come App, QR Code e geolocalizzazione, in funzione delle modalità adottate dall’ente.
Il dato viene così acquisito direttamente all’origine e può essere utilizzato per alimentare il flusso verso SIUF tramite cooperazione applicativa.
Registri una volta. ScuolaSemplice pensa alla trasmissione.
L’obiettivo è semplice: evitare che il personale debba riportare manualmente nel GRS informazioni già presenti nel gestionale.
Niente file da preparare.
Niente doppio inserimento.
Niente presenze da ricopiare a mano.
La novità riguarda anche ITS, IFTS e IeFP
La disciplina per l’anno formativo 2026/2027 interessa un perimetro molto ampio della formazione lombarda.
Tra i percorsi ricompresi nell’utilizzo del GRS sono espressamente presenti, tra gli altri:
- percorsi IeFP;
- percorsi IFTS;
- percorsi ITS;
- percorsi in apprendistato;
- formazione abilitante;
- formazione continua, permanente e di specializzazione professionale nei casi previsti dalla disciplina.
Per ITS, IFTS ed enti di formazione che gestiscono quotidianamente un numero elevato di attività, l’automazione del flusso può quindi rappresentare un vantaggio organizzativo particolarmente rilevante.
Excel scompare completamente dal SIUF?
No. Ed è importante precisarlo.
Lo stop previsto dal 1° ottobre riguarda le tipologie di evento formativo riconducibili ad aula e assimilati.
Per alcune attività svolte in contesto lavorativo – come tirocinio curriculare, alternanza scuola-lavoro e formazione interna degli apprendisti – la disciplina continua invece a prevedere, tra le modalità disponibili, anche l’importazione tramite file Excel.
La novità va quindi letta nel suo corretto ambito di applicazione.
Il 1° ottobre è vicino: meglio prepararsi adesso
Per gli enti che oggi utilizzano Excel per trasferire al GRS le presenze delle attività d’aula, le settimane che precedono il 1° ottobre 2026 rappresentano il momento giusto per rivedere il proprio processo.
La domanda da porsi è molto semplice:
dal 1° ottobre continueremo a riportare manualmente le presenze nel SIUF oppure possiamo automatizzare il processo?
Con ScuolaSemplice è possibile costruire un flusso nel quale la presenza viene rilevata e gestita digitalmente all’interno della piattaforma e i dati necessari vengono trasmessi verso SIUF, riducendo drasticamente le attività manuali della segreteria.
Vuoi capire come gestire il passaggio e automatizzare la trasmissione delle presenze al SIUF?