Quando si valuta un nuovo gestionale, le domande più interessanti non sono necessariamente quelle sulla tecnologia. Spesso sono quelle che nascono dalla quotidianità.
Qualche giorno fa una scuola dell’infanzia ci ha contattati per conoscere meglio Infanzia Suite, la soluzione ScuolaSemplice dedicata alla gestione dei servizi educativi 0-6.
La scuola arrivava da un’esperienza con un altro sistema che non aveva soddisfatto pienamente le aspettative e, prima di fare una nuova scelta, voleva essere certa di aver compreso bene cosa avrebbe potuto fare concretamente.
Così ci ha fatto 9 domande molto precise.
Non sono le nove domande da fare prima di scegliere un gestionale. Avrebbero potuto essere 20, 50 o 200: ogni scuola ha la propria organizzazione, le proprie procedure e le proprie esigenze.
Sono semplicemente 9 domande vere, nate dall’esperienza quotidiana di una scuola dell’infanzia.
E proprio per questo ci sono sembrate interessanti da condividere.
Non una presentazione di Infanzia Suite costruita da noi, quindi, ma una piccola intervista costruita dalle domande di chi una scuola la vive e la gestisce ogni giorno.
1. Il docente può registrare ogni giorno cosa e quanto ha mangiato il bambino?
✓ Sì. E può farlo senza trasformare il momento del pranzo in un lavoro di data entry.
L’educatore può registrare il pasto del singolo bambino indicando cosa ha mangiato e in quale quantità, anche attraverso livelli predefiniti.
La compilazione può essere dettagliata, alimento per alimento, oppure più sintetica. Quando si devono aggiornare molti bambini contemporaneamente, sono inoltre disponibili modalità rapide che evitano di ripetere continuamente le stesse operazioni.
L’informazione entra così nel diario giornaliero del bambino e diventa disponibile alla famiglia.
Una piccola funzione, forse. Ma risponde a una delle domande più frequenti all’uscita da scuola: “Oggi ha mangiato?”
2. È possibile registrare il pisolino?
✓ Sì, anche bambino per bambino.
Dall’App il personale educativo può avviare il momento del riposo per tutto il gruppo oppure soltanto per alcuni bambini.
Durante il pisolino gli educatori possono vedere chi sta ancora dormendo e, quando un bambino si sveglia, interrompere individualmente la registrazione del suo riposo.
A quel punto l’informazione viene riportata nel diario e resa disponibile alla famiglia.
In questo modo lo stesso strumento serve sia agli educatori, per gestire ciò che sta accadendo in quel momento, sia ai genitori, che successivamente possono ritrovare l’informazione nel resoconto della giornata.
3. Possiamo organizzare i bambini in sezioni e gruppi differenti?
✓ Sì, adattando la configurazione all’organizzazione reale della scuola.
Piccoli, Mezzani, Grandi. Oppure Girasoli, Tulipani e Coccinelle. O ancora gruppi differenti che condividono alcuni momenti della giornata e ne svolgono altri separatamente.
Non tutte le scuole dell’infanzia lavorano allo stesso modo e proprio per questo la configurazione iniziale è importante.
Classi, gruppi e fasce orarie possono essere modellati sulla struttura effettiva della scuola, tenendo conto di come bambini ed educatori sono realmente organizzati.
Il principio è semplice: non dovrebbe essere la scuola a doversi adattare al software, ma il software a rappresentare il più possibile il modo in cui la scuola lavora.
4. Allergie e intolleranze vengono gestite?
✓ Sì. E queste informazioni possono entrare anche nella gestione della mensa.
È possibile registrare allergie, intolleranze ed esigenze specifiche del bambino attraverso informazioni strutturate e campi personalizzabili.
Nella gestione della mensa possono inoltre essere previste varianti dei menu legate alle differenti esigenze alimentari: ad esempio celiachia, allergie o altre necessità previste dalla struttura.
L’obiettivo è che un’informazione importante sia disponibile proprio nel momento in cui serve, anziché rimanere nascosta in una nota all’interno dell’anagrafica.
5. Quante foto possiamo pubblicare? E i genitori possono salvarle?
✓ Non c’è un limite giornaliero al numero di pubblicazioni.
Ogni post può contenere fino a quattro immagini, ma durante la giornata possono essere pubblicati più post. Le famiglie possono inoltre scaricare foto e video e conservarli sui propri dispositivi.
C’è poi un altro aspetto, meno visibile ma particolarmente importante quando si parla di minori: la conservazione dei contenuti può essere limitata nel tempo.
La scuola può quindi adottare una politica coerente con il principio di minimizzazione dei dati, evitando di mantenere indefinitamente online fotografie e contenuti che non è più necessario conservare.
Le famiglie hanno il tempo di vedere e, se lo desiderano, salvare i propri ricordi; la scuola può mantenere sotto controllo il ciclo di vita dei contenuti pubblicati.
6. Come vengono gestiti pre-scuola e post-scuola?
✓ Attraverso fasce orarie configurabili sulla base dei servizi effettivamente offerti dalla struttura.
Una famiglia può avere bisogno dell’ingresso anticipato, un’altra dell’uscita posticipata, un’altra ancora di entrambi.
Le diverse combinazioni possono essere associate all’iscrizione del bambino, permettendo alla segreteria di sapere quale servizio è stato scelto e di gestirne anche gli aspetti amministrativi ed economici.
È uno di quei casi nei quali una buona configurazione iniziale fa la differenza: Infanzia Suite deve rappresentare i servizi organizzati dalla scuola, non costringere la scuola a reinventarli per adattarsi al gestionale.
7. Le deleghe per il ritiro del bambino possono essere gestite digitalmente?
✓ Sì.
Infanzia Suite prevede la gestione delle deleghe per il ritiro, permettendo di registrare la persona autorizzata, i relativi dati identificativi e la validità dell’autorizzazione.
È così possibile gestire situazioni differenti: dalla delega continuativa, ad esempio per un nonno autorizzato al ritiro durante l’anno, fino a un’autorizzazione occasionale valida per un periodo o una giornata specifica.
La scuola dispone dell’informazione all’interno del sistema e può quindi verificarla nel momento in cui il bambino viene ritirato.
È un processo apparentemente semplice, ma particolarmente delicato: non basta sapere chi può ritirare il bambino. È importante sapere anche in base a quale autorizzazione e fino a quando.
8. Iscrizioni e rinnovi possono essere gestiti online?
✓ Sì.
Le procedure di iscrizione possono essere gestite digitalmente attraverso form online, utilizzabili naturalmente anche da smartphone. Per le famiglie già presenti nel sistema possono essere gestiti anche i rinnovi e i relativi pagamenti.
Il vantaggio non è soltanto eliminare carta e moduli.
Le informazioni raccolte entrano direttamente nel sistema, riducendo trascrizioni manuali e passaggi ridondanti per la segreteria e accompagnando il bambino nel suo percorso all’interno della struttura.
Meno dati da ricopiare, meno passaggi manuali e un processo più semplice anche per la famiglia.
9. Possiamo organizzare anche colloqui e appuntamenti con le famiglie?
✓ Sì.
Infanzia Suite permette di gestire il flusso dei colloqui con le famiglie, mettendo a disposizione disponibilità e slot che possono essere visualizzati e prenotati.
Il processo comprende la gestione dell’appuntamento, eventuali comunicazioni precedenti al colloquio e la possibilità per il personale di conservare note riservate relative all’incontro.
L’obiettivo non è semplicemente avere un altro calendario digitale, ma ridurre telefonate, messaggi e incastri manuali necessari per trovare un momento disponibile tra scuola e famiglia.
Ogni scuola ha le sue domande. Ed è giusto così.
Queste erano nove.
Un’altra scuola potrebbe chiederci della mensa, delle presenze, della fatturazione, dei pagamenti, delle comunicazioni con le famiglie, dei documenti, delle firme digitali, delle attività educative o di qualsiasi altro aspetto della propria organizzazione.
Ed è proprio questo il punto.
Quando una scuola valuta un nuovo gestionale, secondo noi dovrebbe poter partire dalle proprie procedure, dalle proprie necessità e dalle proprie domande, anche quelle apparentemente più piccole o specifiche.
Perché alla fine un software per l’infanzia entra in tantissimi momenti della giornata: dall’arrivo del bambino al mattino al pranzo, dal riposo alle comunicazioni con la famiglia, fino al momento in cui viene affidato alla persona autorizzata al ritiro.
Ed è nella gestione di questa quotidianità che un gestionale deve dimostrare di essere davvero utile.
Infanzia Suite nasce proprio con questo obiettivo: mettere in relazione il lavoro di direzione, segreteria ed educatori con l’esperienza quotidiana delle famiglie, all’interno di un unico ambiente digitale dedicato ai servizi educativi 0-6.
Queste erano le domande di una scuola.
Quali sarebbero le vostre?