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L'Organizzazione del centro di formazione

Gestisci gli utenti, le anagrafiche, le risorse e l’operatività quotidiana della scuola con un click.

Il Software per l’organizzazione della scuola

Con ScuolaSemplice potrai organizzare e gestire con semplicità tutte le attività della scuola e fornire gli accessi agli utenti per reperire informazioni e operare in funzione del proprio ruolo e permessi.

Anagrafiche complete

Importa e gestisci tutte le anagrafiche, dai docenti, studenti, genitori, aziende clienti e potenziali clienti.

Sedi ed aule

Mappa rapidamente le risorse del centro di formazione, inserendo le sedi (anche esterne) e le aule (anche virtuali).

Disponibilità delle risorse

Inserisci i periodi di festività e di chiusura della scuola e le disponibilità dei docenti per avere massimo controllo nella programmazione dei corsi.

Pianificazione dei corsi

Lascia che sia il sistema a pianificare i corsi e le lezioni in funzione dei vincoli indicati. Effettua le operazioni quotidiane nel calendario in totale controllo.

software calendario scuola
Spostamento lezione

IL CALENDARIO GENERALE

Il calendario generale del centro di formazione è lo strumento operativo quotidiano della segreteria.
Consente di avere una visione d’insieme ed il dettaglio della singola lezione o evento, nonché di effettuare delle azioni rapide per pianificare i corsi e modificare le lezioni esistenti.

Consultazione
E’ possibile filtrare il calendario per sedi ed aule, fisiche e virtuali, per corso, per docente e per allievo. Il calendario consente una visualizzazione giornaliera, settimanale e mensile.
Dispone quindi della flessibilità necessaria sia per avere una visione d’insieme delle lezioni sia per ricercare e gestire specifiche attività e per verificare i dettagli della singola lezione.

Operatività
Sarà possibile intervenire su ogni lezione o evento per effettuare delle modifiche rapide, come ad esempio l’annullamento o lo spostamento della lezione (drag&drop), la modifica della durata, del docente, dell’aula. E ancora la gestione delle presenze o assenze e dei meeting online collegati.

Notifiche e stampa
Per ogni azione effettuata sul calendario, la segreteria può decidere se inviare contestualmente una notifica informativa agli utenti interessati, tramite notifica push su App, email ed SMS (e tramite i modelli di messaggistica personalizzabili). In pochi secondi, ad esempio, sarà possibile spostare una lezione ed avvisare docenti e studenti interessati dello spostamento.

Il calendario può inoltre essere stampato sul file pdf, filtrando per periodo, per docente, corso e allievo. La stampa può avere formato settimanale o mensile e può essere utilizzata per essere inviata ad un utente o come riepilogo cartaceo da utilizzare in bacheca.

Scopri nel dettaglio le caratteristiche del sistema che potranno migliorare l'organizzazione del centro di formazione

Gestione utenti del sistema

Potrai creare illimitati utenti amministratori che potranno essere associati a ruoli in base all’organizzazione della scuola ed alle competenze di ciascuno. Anche i ruoli potranno essere definiti in modo totalmente personalizzato, con permessi in lettura, modifica e cancellazione di ogni parte del sistema. Potrai così creare ruoli come Segreteria, Didattica, Amministrazione, Direzione, Tirocinio…e fare in modo che tutto il personale operi nel sistema nel rispetto del proprio ruolo.

Gestione anagrafiche

ScuolaSemplice è il database unico di tutte le anagrafiche collegate al centro di formazione.
Potrai caricare docenti, allievi e genitori degli allievi, aziende con elenco dei dipendenti, e ancora tutor, coordinatori e altro personale non docente.
Potrai inoltre caricare potenziali clienti (leads) nella sezione CRM, oppure questi potranno essere aggiunti anche automaticamente tramite un collegamento con i moduli di contatto presenti sul tuo sito web.

Schede anagrafiche personalizzabili

Ogni scheda anagrafica (ad esempio di un docente o di uno studente) potrà essere personalizzata in base alle informazioni di rilievo in possesso. Potranno essere eliminati campi di default non necessari e aggiunti campi personalizzati, scegliendo tra:

  • semplici campi di testo
  • campi a tendina (scelta singola)
  • campi a scelta multipla
  • flag
  • file upload (anche con data di scadenza del file)
  • campi HTML
Importazione, ricerca ed esportazione

Tutte le anagrafiche potranno essere importate in modo semplice ed immediato, tramite template excel messi a disposizione dal sistema oppure caricando un qualsiasi foglio excel: il sistema andrà a leggere i dati verificando se vi siano dati addizionali da importare creando dei campi aggiuntivi alle varie schede anagrafiche (campi custom).

Tutte le anagrafiche potranno inoltre essere ricercate in base ai campi presenti a sistema (ad esempio il corso, la materia, il livello ecc.) ed anche tramite i campi personalizzati presenti. Potranno quindi essere esportate in ogni momento, sempre in modo filtrato e personalizzato. Si potrà ad esempio scegliere il formato di esportazione (csv, xls, ecc.), i dati da includere e quali record esportare, in funzione dei filtri utilizzati (anche concatenati).

Sedi ed aule

Una parte importante delle anagrafiche è quella relativa agli spazi (fisici e virtuali) del centro di formazione, e della loro organizzazione.

In ScuolaSemplice potrai anagrafare la o le sedi, indicando le realtive aule interne, oppure sedi esterne senza controllo delle aule, come ad esempio spazi messi a disposizione da scuole pubbliche, centri convegni, sale conferenze ecc..
Altre sedi potranno essere i domicili degli studenti (e dei loro tutori responsabili) in caso di corsi e lezioni a domicilio, tipici dei centri studio.

Per ogni sede potrai indicare l’indirizzo che verrà contrassegnato anche sulla relativa mappa di Google, che poi sarà visualizzata anche nell’App degli utenti, particolarmente utile quando si debba attivare il navigatore per raggiungerle.

 

Aule virtuali

Assieme alle aule fisiche, potrai caricare in anagrafica le aule virtuali disponibili.
Ed esattamente come per la aule fisiche, le aule virtuali presenti saranno visualizzate a calendario e si comporteranno nello stesso modo.

La differenza sostanziale è che le aule virtuali derivano dall’integrazione di ScuolaSemplice con le piattaforme di streaming e video conferenza quali Zoom, Google e Microsoft Teams, per cui tutto ciò che è previsto in un aula virtuale sarà automaticamente trasformato in una lezione a distanza.

Se vuoi approfondire la gestione delle lezioni a distanza (FAD) con ScuolaSemplice, clicca qui.

Occupazione aule e attività extra

Oltre alle attività didattiche, il calendario può ospitare altri tipi di eventi come ad esempio attività extra dei docenti o riunioni. In questo caso sarà quindi possibile agire direttamente ad hoc per occupare in una certa fascia oraria l’aula, che risulterà quindi indisponibile per altre attività.

Disponibilità e controllo delle risorse

Le disponibilità delle risorse possono essere dei vincoli importanti per una corretta gestione e organizzazione della scuola.

Potrai così inserire i giorni e i periodi di chiusura della scuola, eventualmente differenziandoli in base alla sede (es.: giorno di chiusura diversi per patrono della città) così come le disponibilità e indisponibilità fisse o relative ad un’assenza del docente.

Tutte queste informazioni saranno così immagazzinate nel sistema e saranno considerate in fase di pianificazione delle lezioni o di operazioni estemporanee come annullamenti, spostamenti e sostituzioni.

Autonomia dei docenti

Docente per docente, corso per corso, potrai delegare opzionalmente alcune attività, come ad esempio la programmazione di nuove lezioni nel caso dei corsi flessibili, lo spostamento e l’annullamento delle lezioni.
In ogni caso, la segreteria riceverà notifica immediata di un azione effettuata da un docente.

Questa possibilità è molto comoda per quelle scuole con una certa organizzazione flessibile che, tipicamente per le lezioni frontali individuali, lasciano gestire queste attività quotidiane ai docenti, o solo ad alcuni di essi.

Pianificazione automatica e assistita dei corsi

In funzione del contesto specifico, si potrà scegliere in modalità di pianificazione dei corsi e delle lezioni molto diverse, da quelle totalmente manuali a quelle completamente automatizzate.

Ad esempio, potrai pianificare un corso per tutta la sua durata, indicando semplicemente la durata degli incontri, la frequenza e la durata totale. Il sistema pianificherà il corso in pochi decimi di secondo, tenendo ovviamente conto dei vincoli e delle disponibilità esistenti.
Non solo, in caso di conflitti potrà suggerirti una possibile alternativa (un altro docente, un’altra aula, ecc.) per completare la pianificazione.

Vi sono invece altri contesti, più articolati, che a volte non consentono una pianificazione fissa regolare per cui il sistema dà la possibilità di programmare le lezioni fino a una certa data, per una singola materia/modulo, oppure in modo completamente flessibile/manuale.

In ogni caso, vi sarà sempre un controllo sulle sovrapposizioni, sui conflitti e sugli attributi da rispettare del corso, come ad esempio il monte ore del corso o del modulo specifico, le ore contrattualizzate del docente e così via.

Infine, il sistema consente anche di importare una programmazione dei corsi tramite un modello excel rapidamente compilabile.

Gruppi di lavoro

In alcuni contesti di formazione aziendale oppure dove vi sia una lista di persone pre-iscritte ad una certa tipologia di corso, il sistema offre una sezione specifica di gestione per la creazione dei gruppi di lavoro o classi e la conseguente assegnazione degli studenti, che potranno essere trascinati nel proprio gruppo tramite drag&drop.

Notifiche e comunicazioni

Tutte le attività relative alla segreteria organizzativa saranno sempre comunicate e storicizzate. La segreteria avrà quindi sempre conoscenza di attività di variazione dei calendari o se i docenti (abilitati) hanno effettuato qualche attività che riguardi l’organizzazione della scuola, come la programmazione di nuove lezioni, spostamenti o annullamenti.

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