Per informazioni commerciali: Numero verde ScuolaSemplice

L'Amministrazione del centro di formazione

Il flusso amministrativo e i documenti fiscali a portata di click.

I flussi amministrativi in base alle tipologie di corso

Dai corsi per privati, ai corsi misti ed aziendali, potrai gestire i flussi amministrativi in base ad ogni singolo contesto.

Corsi per privati

Iscrivi le persone ai corsi, alle offerte cumulative, aggiungi quote di iscrizione, beni e servizi aggiuntivi. Assegna piani di rateizzazione, reminder automatici, i pagamenti e i relativi documenti fiscali.

Corsi aziendali

Gestisci le offerte commerciali, gli ordini di acquisto e la fatturazione aziendale in modo forfettario, in base all’avanzamento dei corsi o su base consuntiva conteggiando le ore nel periodo.

Corsi misti

Gestisci in modo automatico l’amministrazione dei corsi misti, dove i partecipanti appartengono a più aziende ed il ciclo di fatturazione deve seguire tempi e modalità diversi per ciascuna azienda cliente.

Transazioni online e riconciliazione dei pagamenti

Tutti gli strumenti per agevolare i pagamenti dei clienti e la registrazione delle entrate.

Pagamenti online

ScuolaSemplice ti consente di abilitare i pagamenti tramite PayPal e Carte di credito (via Stripe). Studenti e genitori potranno così acquistare pacchetti direttamente online e pagare le rette dal proprio accesso web o dall’App.

Le transazioni online saranno automaticamente registrate dal sistema, così come potrà essere generata, sempre in automatico, fattura e ricevuta.

Riconciliazione dei pagamenti

Anche se non tutti i pagamenti potranno arrivare dagli strumenti online, con ScuolaSemplice potrai gestire sempre in modo automatico la registrazione dei pagamenti anche tramite bonifico.
Il sistema (se abilitato)  è infatti in grado di leggere la movimentazione della banca e di riconciliare i pagamenti degli utenti dei corsi.

Un’ulteriore evoluzione consente di abbinare ai clienti uno specifico IBAN virtuale affinché i pagamenti effettuati vengano sistematicamente tracciati e registrati a sistema.

Acquisto pagamenti online

Il pannello di controllo dell’amministrazione della scuola

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Entrate e uscite

Dalla gestione dei pagamenti degli studenti alla registrazione delle uscite, al calcolo automatico dei compensi dei docenti. 

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Documenti fiscali

Generazio, stampa ed invio di ricevute e fatture, in formato di cortesia ed elettronico.

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Promemoria automatici

Lascia che sia il sistema a ricordare le scadenze di pagamento agli utenti, con messaggi e intervalli di invio del tutto personalizzabili.

Report preventivi e consuntivi

Verifica da subito le spese associate a corsi e progetti, scarica report amministrativi e sulla redditività dei corsi.

Generazione e stampa dei documenti amministrativi

Carica i modelli dei documenti amministrativi e commerciali e lascia che il sistema li generi in automatico.

Preventivi, contratti e lettere d'incarico

Verbali, libro soci e altri documenti burocratici

Fatture, ricevute e altri documenti fiscali

Fatturazione elettronica integrata

Fatturazione elettronica integrata

Tramite l’interconnessione con TS Digital di Team System, con ScuolaSemplice puoi inviare le fatture in formato elettronico direttamente al sistema di intercambio (SdI) dell’Agenzia delle entrate.
Anche le fatture passive saranno automaticamente aggiunte a sistema nella sezione mastro uscite. Con ScuolaSemplice si potrà quindi gestire tutto il ciclo della fatturazione attiva e passiva con un unico strumento, in modo totalmente integrato con la gestione della anagrafiche e dell’organizzazione dei corsi. Ulteriori informazioni sulla fatturazione elettronica →

Scopri nel dettaglio le caratteristiche del sistema che potranno migliorare l'amministrazione della tua scuola

Iscrizioni e pre-iscrizioni

Tramite un comodo pannello, la segreteria potrà iscrivere o pre-iscrivere gli studenti ai corsi.
La procedura di iscrizione è molto flessibile e consentirà quindi di gestire al meglio ogni singola procedura, in base alla singola persona.
Si potranno gestire i costi di iscrizione, di frequenza e di eventuali beni o servizi complementari ai corso (ad esempio materiale didattico). Si potranno gestire acconti, sconti, rateizzazioni e avviare così il flusso amministrativo.

  • Iscrizione
    In questo caso, lo studente viene effettivamente inserito in un corso di gruppo esistente, oppure viene creato il suo corso individuale che potrà essere poi programmato, in automatico in caso di corso regolare, o volta per volta nel caso del flessibile.
  • Pre-iscrizione
    in questo caso, invece, non avviene subito l’iscrizione reale al gruppo o al corso individuale, bensì lo studente viene associato alla tipologia di corso (ad esempio: corso english kids, master X, corso OSS, oppure pacchetto 10 ore). Successivamente, da un pannello dedicato, la segreteria potrà avviare i corsi in base al numero di pre-iscrizioni ricevuto nel precedente periodo, così come in base al livello degli studenti o alle preferenze in termini di giorni e orario degli studenti.
    Nel caso della pre-iscrizione, sarà inoltre possibile gestire oltre all’acconto il deposito, entrata che non viene subito contabilizzata ma che potrà essere gestita successivamente (alla effettiva partenza del corso), registrandola oppure stornandola sotto forma di nota di credito o bonus interno al sistema, anche trasferibile ad altri utenti.
Offerte economiche

Il sistema dispone di una gestione molto evoluta delle offerte commerciali, che potranno essere generate sia verso privati che aziende.
Tramite apposita sezione di configurazione, si possono creare più modelli di offerta (privati, piccole aziende, grandi aziende, PA, ecc.) e personalizzarle inserendo a piacimento nuove sezioni e paragrafi, oltre ovviamente ai servizi offerti, costi, tempi e modalità di pagamento.

Ogni offerta generata dal modello, potrà poi essere inviata con un click al destinatario, successivamente revisionata ed infine convertita in un ordine di acquisto, il quale andrà poi a generare i gruppi di lavoro e a far scaturire il flusso di fatturazione, in base a quanto indicato nell’offerta.

Rateizzazioni

Con ScuolaSemplice potrai configurare a sistema differenti piani di rateizzazione. Per ognuno potrà essere indicato il numero di rate previste, la frequenza delle scadenze, gli importi e le date di scadenza di ogni singola rata, il ricarico quindi l’importo totale in base al numero delle rate.

I piani di rateizzazione potranno così essere applicati alle iscrizioni a corsi o all’acquisto di beni e servizi.
Potranno inoltre essere utilizzate anche per le iscrizioni online, associando uno o più piani di rateizzazione alle form di vendita.

Controllo dei pagamenti

In ogni momento, la segreteria amministrativa potrà verificare lo stato dei pagamenti dei clienti, filtrando per persona, per un periodo di tempo specifico, oppure per corso.

I dati elencati potranno inoltre essere esportati in excel per ulteriori elaborazioni.

Fotografia amministrativa dei clienti

E’ inoltre possibile selezionare una singola persona per verificare “a colpo d’occhio” lo stato e le eventuali pendenze amministrative di un utente.

E’ possibile, infatti, che un utente abbia più ordini di iscrizione a sé collegate, collegate ai figli ed effettuate in momenti diversi, per cui non è sempre così semplice o immediato ricavare una sintesi chiara.

Registrazione dei pagamenti

Nel caso in cui l’amministrazione debba registrare i pagamenti (se quindi non sono effettuati online e se non c’è riconciliazione automatica) potrà utilizzare l’apposita sezione, indicando data e metodo di pagamento.

E’ inoltre possibile registrare pagamenti di un qualsiasi importo, anche se non coincide con l’importo della rata in scadenza.
Può infatti capitare di dover registrare acconti di rate o importi relativi a più rate.

Pagamenti online

ScuolaSemplice è interconnesso con PayPal e Stripe per la gestione dei pagamenti online.

In entrambi i casi l’utente può pagare la rata in scadenza direttamente dal suo account (web e/o app) mentre il sistema registrerà in automamtico i pagamenti senza ulteriori passaggi.

Notifiche di pagamento agli utenti

Le notifiche automatiche di promemoria possono essere attivate a piacimento della scuola, impostando anche tempi e modalità.
Per ogni notifica si potrà personalizzare il testo del messaggio, i canali di invio (notifica push, mail ed sms), e la frequenza di invio.

Ad esempio, si potrà impostare una notifica via notifica push tre giorni prima della scadenza, una seconda notifica via e-mail il giorno della scadenza e un’ulteriore notifica push + e-mail il giorno dopo la scadenza.

Flusso fatturazione aziendale
Nel caso dei cosi business aziendali, tipicamente il flusso della fatturazione può è diverso dai corsi privati.
In ScuolaSemplice si può accedere a più tipologie di fatturazione:

  1. fatturazione forfettaria, in base a come è stata accettata l’offerta economica sempre generata dal sistema
  2. a corsi, a ore o a persone
  3. in modo progressivo, in base all’avanzamento del corso (ad esempio, 30% a inizio corso, 40% a metà corso, saldo a fine corso)
  4. a ore consuntive, in questo caso il sistema andrà a verificare le ore erogate per l’azienda cliente da inserire in fattura

In ogni caso, il sistema genererà in automatico la bozza di fattura per l’azienda cliente, lasciando la possibilità all’amministrazione di modificare i costi, sconti, le diciture delle righe di fattura prima di procedere all’invio.

Calcolo dei compensi dei docenti

In base alle classi di retribuzione applicate ed alle attività svolte, il sistema calcolerà il compenso dei docenti nel periodo di riferimento.
Gli importi calcolati potranno così essere revisionati dalla segreteria amministrativa, modificati con voci extra e approvati.

Una volta approvati, i pagamenti potranno essere liquidati ai docenti e aggiunti alle uscite della scuola, categorizzati nelle spese delle retribuzioni docenti.

Se abilitati, anche i docenti potranno verificare dal proprio account web o dall’App gli importi maturati e i pagamenti effettuati dalla scuola nel tempo.

Reportistica e statistica

Una dashboard di riepilogo darà delle indicazioni generali di tipo amministrativo e fiscale. Alcuni esempi di indicatori sono:

  • il numero di iscrizioni effettuate nel periodo
  • il valore degli ordini di iscrizione generati nel periodo
  • la previsione delle entrate nel periodo futuro, in base alle scadenze di pagamento
  • il fatturato mensile, comparando i mesi di anni diversi
  • il fatturato annuo complessivo
  • lo stato degli incassi per le fatture emesse
  • il grafico delle entrate e uscite nel periodo indicato
  • la previsione delle entrate in base alle fatture emesse
  • grafico delle fatture passive su base mensile o annuale

Oltre a questi indicatori, è inoltre possibile caricare dei report personalizzati che mostrino i dati sulla base di viste indicate dalla scuola stessa.
Report che mostrano, ad esempio, gli importi in base al tipo di corso, in base alla materia o ai docenti, l’estratto conto dei corsi per la verifica della redditività di ogni singolo corso.

Beni e servizi

Tipicamente, scuole e centri di formazione possono gestire anche altri beni e servizi complementari o meno alla didattica ed ai corsi.
Ad esempio, l’iscrizione ad un corso potrebbe essere corredata dalla vendita di uno o più libri di testo, oppure dal costo di iscrizione ad un esame.

Anche in questo caso, sarà possibile caricare a sistema il listino di tutti i beni e servizi offerti che potranno quindi essere associati a studenti o clienti.

Trasferte dei docenti

Tipicamente previste per i corsi presso le sedi delle aziende clienti, in caso queste non vengano forfettizzate o assorbite nel costo del corso potranno essere calcolate dal sistema e indicate in automatico come voce separata nella fattura del cliente.
Allo stesso modo potranno essere accreditate ai docenti, insieme ai compensi maturati per le lezioni tenute.

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