Le scuole di specializzazione in psicoterapia riconosciute dal MIUR si articolano in un percorso quadriennale post-laurea, rivolto a medici e psicologi.
La natura intensiva e regolamentata di questa formazione rende necessaria una gestione attenta non solo dell’offerta didattica, ma anche di tutte le componenti organizzative, amministrative e documentali correlate.
Un percorso formativo complesso e regolamentato
Il piano di studi è articolato su quattro anni, con un numero definito di ore annuali suddivise tra lezioni teoriche, seminari, tirocini, supervisioni e attività di analisi personale. Ogni anno prevede:
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Lezioni su materie teoriche e cliniche;
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Attività seminariali e di approfondimento;
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Supervisioni individuali e di gruppo, curricolari ed extracurricolari;
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Tirocinio presso strutture accreditate;
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Esami scritti e orali, con votazioni intermedie e finali;
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Elaborazione e discussione della tesi di diploma.
Le linee guida ministeriali impongono vincoli precisi sul numero massimo di ore di assenza consentite (70 ore annue) e sulla tracciabilità delle attività formative.
La scuola deve poter monitorare ogni studente nel suo percorso, garantendo la conformità dei dati e la documentazione completa da fornire al Ministero.
Il libretto personale dello studente: struttura e contenuti
Strumento fondamentale per la gestione del percorso individuale è il libretto personale dello studente, che raccoglie:
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Dati anagrafici completi (inclusi titolo di laurea e iscrizione all’albo);
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Presenze e assenze dettagliate per ogni disciplina;
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Dettagli sul tirocinio: ente ospitante, tutor, monte ore e certificazione allegata;
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Attività di analisi personale e supervisioni con le relative ore e docenti di riferimento;
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Votazioni, esami annuali e valutazioni di modulo;
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Dati della tesi: titolo, relatore, commissione e votazione finale.
Oggi, questo documento può essere gestito e aggiornato interamente in forma digitale, con possibilità di accesso anche da parte dello studente e del docente.
La gestione multi-sede e il coordinamento dei docenti
Molte scuole di specializzazione operano su più sedi didattiche, pur mantenendo una segreteria centralizzata.
Questo comporta la necessità di pianificare i calendari su più città , gestire la disponibilità dei docenti — spesso professionisti esterni — e coordinare corsi paralleli con moduli e orari differenti.
ScuolaSemplice consente di configurare piani di studio quadriennali anche su più sedi, definendo per ogni annualità :
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Le discipline previste e i docenti incaricati;
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Il monte ore associato a ciascuna materia;
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Le soglie minime di frequenza per l’idoneità agli esami.
Il calendario integrato permette di visualizzare e gestire tutte le sedi in un’unica interfaccia, controllare conflitti e sovrapposizioni e ricevere notifiche automatiche in caso di modifiche o spostamenti.
Digitalizzazione delle iscrizioni e raccolta documentale
Le fasi di ammissione e iscrizione sono spesso ancora gestite manualmente, tramite moduli cartacei o scambio di email con documenti allegati.
Una piattaforma moderna consente invece di digitalizzare completamente questa fase, attraverso moduli online personalizzabili e firmabili digitalmente.
I form di iscrizione raccolgono automaticamente i dati anagrafici, i titoli accademici, le certificazioni richieste e gli allegati (curriculum, foto, documenti d’identità , certificati di laurea), consentendo:
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Firma elettronica certificata (OTP);
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Generazione automatica del contratto d’iscrizione;
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Archiviazione e consultazione digitale dei documenti;
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Collegamento diretto con i piani di pagamento e la fatturazione elettronica.
L’intero flusso, dall’invio della domanda alla creazione del contratto, avviene così in un ambiente unico, conforme alle norme GDPR.
Gestione amministrativa e flussi finanziari automatizzati
Oltre alla componente didattica, le scuole devono gestire in modo rigoroso la parte economico-amministrativa: rate, acconti, ricevute e fatturazione elettronica.
ScuolaSemplice consente di automatizzare l’intero ciclo economico:
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Definizione dei piani di pagamento personalizzati (mensili, bimestrali o annuali);
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Promemoria automatici per le scadenze;
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Emissione e trasmissione delle fatture XML e PDF;
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Riconciliazione automatica dei bonifici tramite open banking;
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Possibilità di attivare pagamenti online e ricorrenti.
In questo modo, anche con centinaia di studenti e migliaia di transazioni annue, il controllo amministrativo rimane centralizzato e trasparente.
Rilevazione delle presenze: dal foglio firme al QR code
Uno degli aspetti più delicati nella gestione delle scuole di psicoterapia riguarda la tracciabilità delle presenze.
Il registro cartaceo con firme di entrata e uscita può essere sostituito da un sistema digitale che offre diverse modalità operative:
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QR code dinamico generato dall’app dello studente o dal docente, con check-in e check-out automatici;
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Geolocalizzazione dell’aula, per confermare la presenza solo se lo studente si trova nella sede autorizzata;
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Integrazione con le lezioni online, dove le presenze vengono rilevate automaticamente.
Il sistema calcola in tempo reale la percentuale di frequenza di ciascuno studente, segnalando eventuali mancanze rispetto ai limiti ministeriali.
Supervisioni, casi clinici e tesi finali
Ogni studente può registrare in piattaforma le attività di supervisione e i casi clinici discussi, con data, modalità (individuale, gruppo, curricolare o extracurricolare) e docente supervisore.
Allo stesso modo, le tesi e gli elaborati finali possono essere caricati direttamente dagli studenti, archiviati e gestiti digitalmente dalla segreteria, con tracciabilità completa.
Tirocini e convenzioni
Per le attività di tirocinio presso enti esterni, la piattaforma consente di:
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Gestire le convenzioni e i tutor aziendali;
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Monitorare le ore svolte e la rendicontazione finale;
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Abilitare, se necessario, la conferma delle presenze da parte del tutor esterno.
Queste informazioni confluiscono automaticamente nel libretto digitale dello studente.
Integrazione con la didattica online e strumenti esterni
Molte lezioni e supervisioni si svolgono oggi anche in modalità sincrona a distanza.
ScuolaSemplice si integra con i principali sistemi di videoconferenza (Zoom, Meet, Teams), consentendo di:
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Generare automaticamente i meeting e inserire i link nei calendari;
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Registrare le presenze online;
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Archiviare i materiali didattici in modo strutturato;
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Inviare notifiche automatiche per modifiche, spostamenti o sostituzioni dei docenti.
L’intera gestione didattica – dall’aula fisica all’aula virtuale – avviene quindi in modo unificato.
App istituzionale e segreteria virtuale
L’app mobile personalizzabile rappresenta un’estensione della segreteria.
Consente a studenti e docenti di accedere in autonomia a calendari, lezioni, documenti, pagamenti, certificati e notifiche push.
L’app può includere anche aree dedicate a:
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Comunicazioni ufficiali della scuola;
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Feedback e sondaggi di gradimento;
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Materiali di supporto o news accademiche;
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Shop online per servizi o corsi aggiuntivi.
Diventa così un vero punto di riferimento digitale per la comunità accademica.
Supporto, avviamento e formazione
Oltre alla piattaforma, è fondamentale il supporto operativo nella fase di avviamento.
Il sistema prevede formazione personalizzata, sessioni online o in presenza, e un referente di progetto che accompagna la scuola nella configurazione iniziale.
Successivamente è disponibile assistenza multicanale (portale ticket, chat, telefono) e una documentazione tecnica completa con guide e video tutorial.
Una risposta concreta alle esigenze delle scuole di psicoterapia
Le scuole di specializzazione operano in un contesto complesso, normato e ad alto livello di responsabilità documentale.
Una piattaforma gestionale come ScuolaSemplice consente di integrare e semplificare ogni aspetto: dalle iscrizioni ai calendari, dalle presenze alle tesi, dai pagamenti alle supervisioni.
La digitalizzazione dei processi non rappresenta solo un’evoluzione tecnologica, ma una garanzia di conformità , trasparenza ed efficienza nella gestione di percorsi formativi di lungo periodo.