Firma elettronica certificata

Fai firmare i contratti con valore legale tramite una procedura semplice ed immediata. Ottimizza la gestione delle iscrizioni alle attività didattiche e gli incarichi ai docenti.

Firma elettronica certificata

Con la firma elettronica OTP puoi digitalizzare l’intero processo di firma dei contratti per studenti, tutori legali, referenti aziendali e docenti.

Fornisci ai tuoi utenti uno strumento online, comodo ed immediato per firmare i documenti ed evitando stampe, scansioni ed email.

Cosa è la firma elettronica?

La firma elettronica certificata è una procedura di firma con valore legale che viene eseguita online dal firmatario tramite PC, tablet o smartphone. La firma elettronica è regolata da eIDAS, il regolamento europeo per l’identificazione elettronica, ed è integrata in ScuolaSemplice tramite l’interconnessione con YouSign, importante player europeo certificato di firma elettronica.

Come funziona la firma elettronica?

La procedura di firma elettronica consiste nell’invio al firmatario del documento da firmare tramite e-mail. L’utente, cliccando l’apposito pulsante all’interno della mail, aprirà il documento ed avvierà la procedura di firma. Verrà quindi inviato l’SMS con il codice OTP (one time password) che l’utente dovrà inserire per completare la procedura. Il codice OTP è infatti necessario per l’identificazione del firmatario e per dare forza alla firma.

I benefici della firma elettronica

Procedura facile, comoda ed immediata per il firmatario

Recupero immediato e automatico del documento firmato

Nessuna stampa, scansione o giri di email

Ottimizzazione dei tempi per la segreteria della scuola

 

Prova la firma elettronica certificata OTP

Gli ambiti di utilizzo della firma elettronica certificata in scuole, accademie e centri di formazione.

N

Firma dei contratti di iscrizione degli studenti alle classi ed ai corsi

N

Firma delle lettere di incarico dei docenti

N

Firma di domande di ammissione, regolamenti e liberatorie

N

Firma offerte commerciali e ordini di acquisto

N

Firma per accettazione voti e documenti di tirocinio

La firma elettronica nell’iscrizione ad un corso

In questo contesto, la segreteria della scuola effettua l’iscrizione dello studente ad una classe o ad un corso tramite il pannello di iscrizione del gestionale e selezionando il modello di contratto che prevede la firma elettronica.

L’operatore prosegue richiamando l’anagrafica dello studente e la associa al corso; viene quindi caricato il relativo costo ed i piani di pagamento associati. L’operatore può indicare se vi sono pagamenti contestuali all’iscrizione e quindi registrarli.

Infine, confermando l’iscrizione, l’operatore avvia la procedura di firma del contratto e può scegliere se la firma elettronica verrà apposta in presenza, nel caso in cui lo studente o il tutore legale sia presente davanti all’operatore, oppure se è una firma remota, nel caso in cui il cliente non sia presente a scuola durante l’iscrizione.

In entrambi i casi, lo studente o il tutore riceverà la mail con il contratto auto-compilato con eventuali allegati (regolamento, privacy, liberatorie, ecc) e procederà con la firma. Riceverà il codice OTP, necessario per il riconoscimento del firmatario, quindi firmerà agevolmente tutti i punti firma presenti nel contratto ed allegati.

Il sistema si occuperà infine di inviare copia firmata dei documenti al cliente e recupererà automaticamente il contratto firmato, allegandolo nell’apposita sezione di gestione delle iscrizioni di ScuolaSemplice.

La firma elettronica nella procedura di iscrizione online autonome di studenti e tutori legali

La firma elettronica può essere utilizzata anche nel caso di iscrizione online autonoma da parte di studenti e tutori legali, senza quindi l’intervento della segreteria della scuola.

In questo contesto, lo studente compila il modulo di iscrizione online precedentemente configurato dal centro di formazione. Il form di iscrizione online può infatti essere personalizzato nelle sezioni, nei campi e nella relativa obbligatorietà, nelle modalità di pagamento nonché nel modello di contratto da utilizzare.

Lo studente procede quindi nella compilazione del modulo di iscrizione online e viene informato tramite un messaggio a video che, finalizzando la procedura, riceverà subito il contratto auto-compilato da firmare tramite la firma OTP.

Lo studente inizia così la procedura di firma elettronica scorrendo i documenti ed inserendo il codice OTP. Il sistema, come nel caso dell’iscrizione tramite operatore di segreteria, recupera copia del contratto firmato e lo allega all’iscrizione dello studente.

 

La firma elettronica per i conferimenti di incarico ai docenti

La firma elettronica certificata può essere utilizzata anche nei contratti con i docenti, sempre in base ad uno o più modelli di contratto che possono essere personalizzati dall’istituto.

Vi sono più modalità di invio delle lettere di incarico al docente; una prima opzione consente al centro di formazione di accedere alla scheda corso e da lì inviare la lettera di incarico al docente (o ai docenti) che sarà quindi in riferimento al corso di interesse.

Una seconda modalità consente invece di filtrare da data a data tutti i corsi previsti per il docente e quindi scegliere se inviare massivamente una lettera di incarico separata per ogni corso, oppure una lettera di incarico unica con all’interno i riferimenti di tutti i corsi previsti.

Infine, la possibilità di inviare una lettera di incarico generica, senza riferimenti specifici ai corsi, dove tipicamente il docente accetta delle condizioni generali, come ad esempio la tariffa oraria ed un periodo di riferimento come ad esempio l’anno accademico.

Vuoi provare il sistema?

Attiva la demo gratuita di un mese e prenota una sessione di spiegazione e confronto con il nostro staff.
Assistenza commerciale online di ScuolaSemplice.it