Con la nuova normativa, anche le scuole non statali devono adottare sistemi ufficiali per gestire e conservare digitalmente i documenti. Una guida per orientarsi.
Introduzione
Negli ultimi anni, il processo di digitalizzazione ha investito anche il mondo scolastico, spingendo tutte le istituzioni, comprese le scuole paritarie, verso un’organizzazione documentale più strutturata e trasparente. Se prima alcuni adempimenti digitali riguardavano esclusivamente le scuole statali, oggi anche le paritarie devono dotarsi di strumenti come il protocollo informatico e sistemi di conservazione digitale a norma.
L’adozione di queste soluzioni non è più rimandabile: da un lato per rispondere a precise richieste normative, dall’altro per migliorare l’efficienza amministrativa e la gestione documentale.
Cos’è il protocollo informatico
Il protocollo informatico è un sistema che registra in modo ufficiale l’ingresso e l’uscita dei documenti all’interno di un’organizzazione. Ogni documento protocollato riceve un numero univoco, una data certa e una classificazione, garantendo così tracciabilità e trasparenza.
A differenza del vecchio registro cartaceo, oggi la protocollazione avviene in forma digitale e deve rispettare quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee guida AgID.
A cosa serve il protocollo
-
A tracciare tutti i documenti in entrata e in uscita (mail, PEC, lettere, istanze).
-
A garantire trasparenza e responsabilità nelle comunicazioni ufficiali.
-
A tutelare la scuola in caso di controlli o contenziosi.
-
A snellire e semplificare i flussi documentali interni.
Cosa significa “conservazione a norma”
Non basta salvare i documenti digitali in una cartella sul computer: per essere validi legalmente nel tempo, devono essere conservati a norma.
Questo significa:
-
Garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
-
Usare sistemi certificati da conservatori accreditati.
-
Rispondere alle regole previste dal DPCM 3 dicembre 2013 e dalle linee guida AgID.
La conservazione a norma è l’unico modo per garantire valore legale ai documenti digitali nel lungo periodo.
Cosa cambia per le scuole paritarie
Con il DM 7 agosto 2023 e i più recenti aggiornamenti normativi, le scuole paritarie sono oggi pienamente coinvolte negli obblighi di gestione digitale dei documenti. Non si tratta più solo di “buona prassi”, ma di veri e propri adempimenti formali.
Tra gli obblighi:
-
Attivare un protocollo informatico ufficiale.
-
Conservare digitalmente e a norma documenti come istanze, delibere, contratti, verbali, comunicazioni formali.
-
Garantire accessibilità e reperibilità ai documenti secondo le tempistiche previste dalla legge.
Cosa deve fare una scuola oggi
-
Dotarsi di un sistema di protocollo informatico integrato nella propria gestione amministrativa.
-
Gestire digitalmente la corrispondenza in entrata e uscita (email, PEC, moduli online).
-
Avviare la conservazione a norma, affidandosi a un conservatore accreditato o tramite piattaforme che offrono tale servizio.
-
Formare il personale interno alla gestione documentale secondo i principi della digitalizzazione.
Rischi e opportunità
Rischi in caso di inadempienza:
-
Non conformità normativa.
-
Impossibilità di esibire documenti in sede di controlli.
-
Perdita del valore legale dei documenti.
Opportunità:
-
Digitalizzazione reale dei processi interni.
-
Riduzione dell’uso della carta e delle attività manuali.
-
Maggiore trasparenza verso famiglie e autorità.
-
Più tempo per le attività educative e didattiche.
Conclusione
Il protocollo informatico e la conservazione a norma non sono semplici tecnicismi: sono strumenti fondamentali per una scuola moderna, efficiente e conforme. Per le scuole paritarie, adeguarsi non significa solo rispondere alla normativa, ma cogliere l’occasione per fare un vero salto di qualità nella gestione amministrativa.