Perché serve (davvero) un gestionale unico
Molti enti oggi lavorano “a doppio binario”: corsi finanziati (IeFP, FSE+, GOL) e corsi autofinanziati. Flussi diversi, stesse persone e stesse aule: senza un sistema unico si moltiplicano file Excel, doppi inserimenti e rischi d’errore. Una piattaforma integrata riduce attriti operativi, tiene insieme didattica, amministrazione e rendicontazione, e vi lascia tempo per ciò che conta: progettare percorsi efficaci.
Un possibile contesto:
GOL è la riforma PNRR che punta a riqualificare servizi e competenze; coinvolge milioni di beneficiari entro il 2025.
I corsi finanziati da FSE+ sono regolati da programmi 2021‑2027 a livello UE e nazionale.
L’IeFP, l’offerta regionale di istruzione e formazione professionale, con indirizzi e qualifiche strutturati-
1) Corsi autofinanziati vs corsi finanziati: due flussi, un’unica regia
Autofinanziato: contratti, preventivi, pagamenti (anche rate), fatture e reminder automatici.
Finanziato (FSE+/GOL/IeFP): nessun corrispettivo per l’allievo; focus su idoneità del percorso, documenti, registri e, soprattuto, rendicontazione.
Cosa deve fare la piattaforma
-
Gestire due logiche di corso con impostazioni dedicate (con/senza contratto economico) e passaggi rapidi d’iscrizione.
-
Permettere import massivi (CSV/Excel) per anagrafiche e iscrizioni quando i volumi crescono.
-
Tenere allineati stato corso, documenti, scadenze e output richiesti dai bandi.
2) Calendario, aule e risorse: il planning senza incastri impossibili
Serve una vista chiara per settimana e per aula, con controllo conflitti su docenti/tutor e spostamenti drag‑and‑drop. Quando il numero di aule cresce, un report “tipo Excel” settimanale o mensile diventa la vista migliore per programmare nuovi avvii.
Cosa deve fare la piattaforma
-
Vista per aula e gestione conflitti su docenti/tutor/aule.
-
Report custom in Excel (o dashboard) che replichino i modelli interni, sempre aggiornati.
-
Blocchi logici (es. non superare capienza o doppie prenotazioni).
3) Rendicontazione: ore, costi, evidenze (senza impazzire)
Qui si gioca la sostenibilità del finanziato. In molti programmi si richiedono timesheet/presenze, calcolo del costo orario e archiviazione dei giustificativi (con varianti regionali e per misura). Le linee guida indicano spesso criteri standard (es. tariffa oraria calcolata su 1.720 ore/anno per full‑time in talune opzioni semplificate) e pacchetti documentali tipici (timesheet, buste paga, quietanze, ecc.).
Per alcuni avvisi è espressamente richiesto il registro presenze e il riepilogo mensile delle ore firmato.
Cosa deve fare la piattaforma
-
Tracciare docenza e non‑docenza (tutor, segreteria, coordinamento, amministrazione): ore, ruoli, costi orari per ruolo o persona, con vincoli giornalieri/settimanali.
-
Inserimenti rapidi e ricorrenti (es. “tutti i giorni per 4 ore per 3 mesi”).
-
Report cross‑progetto e export pronti per la rendicontazione (per corso, persona, periodo).
-
Checklist documentale per bando/misura (cosa serve, chi firma, dove archiviare).
4) Anagrafiche “a prova di errore”
Niente più campi inutili o voci nascoste: creare form profilati per studenti/docenti/tutor, con sezioni e obbligatorietà su misura. Utile il controllo congruenza del Codice Fiscale per ridurre errori in inserimento (specie se aprite form online).
Cosa deve fare la piattaforma
-
Builder di form drag‑and‑drop con campi custom e regole di validazione (CF, email, date).
-
Profili diversi per chi inserisce (ruoli, reparti), così ognuno vede solo ciò che gli serve.
5) Pagamenti e amministrazione per l’autofinanziato
Quando il catalogo cresce, inseguire scadenze e rate è un lavoro a sé. La parola d’ordine è automatizzare piani rate, promemoria, riconciliazione e (se utile) addebiti ricorrenti. La fatturazione deve essere coerente con iscrizioni/contratti e gestire eventuali scontistiche o voucher.
Cosa deve fare la piattaforma
-
Piani di pagamento, reminder e cruscotto incassi.
-
Fatture collegate al contratto del corso e allo stato delle rate.
-
Export contabile e riconciliazione semplificata.
6) Dashboard e ruoli: ognuno vede (e fa) solo ciò che gli serve
Segreteria, didattica, amministrazione e direzione hanno obiettivi diversi. Una home personalizzabile con pulsanti rapidi e mini‑report per ruolo azzera i giri a vuoto; i permessi riducono il rumore (menù snelli, meno errori).
Cosa deve fare la piattaforma
-
Shortcut configurabili in home (azioni frequenti a un clic).
-
Widget (iscrizioni mese, ore erogate, incassi, avanzamento rendicontazione).
-
Ruoli/permessi granulari per reparto.
7) Migrazione e avviamento: lo “switch” senza stop
Per cambiare gestionale senza fermare i corsi, servono import strutturati (anagrafiche, iscritti, calendari/aule, impegni non‑docenza) e un Project Manager (PM) dedicato che coordini formazione, setup e possibili integrazioni e personalizzazioni in base ai flussi e alle procedure specifiche di ogni ente formativo.
Cosa deve fare la piattaforma/fornitore
-
Analisi e mappatura degli Excel/estrazioni di utilizzo corrente; import dei corsi già avviati per sincronizzare lo switch.
-
Formazione operativa a gruppi (amministrazione, didattica, rendicontazione).
-
Finestra di assisted go‑live con correzioni rapide “on the fly”.
8) Privacy & compliance: calma, è (anche) una questione di processo
Oltre alla tecnologia, servono processi: gestione dei ruoli, minimizzazione dei dati e registro dei trattamenti (art. 30 GDPR), nel rispetto dei principi dell’art. 5 (liceità, trasparenza, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza).
Cosa deve fare la piattaforma
-
Profilazione accessi, audit log, data retention configurabile, esportazione dati su richiesta.
-
Spazi documentali per evidenze di rendicontazione e firme dove richieste dal bando.
9) Esempi di scenari tipici (e come risolverli)
-
Nuovo corso IeFP: creare il corso senza contratto economico, caricare allievi da elenco, generare registri presenze, aprire tracciamento ore per tutor e coordinamento, predisporre export rendicontazione.
-
Percorso GOL: presidiare idoneità destinatari e output, tracciare ore e risultati, produrre reportistica in linea con la misura; mantenere coerenza documentale per controlli.
-
Catalogo autofinanziato: usare piani rate e reminder, con cruscotti su insoluti e fatture, mentre la didattica pianifica aule senza conflitti.
10) Mini‑checklist per scegliere il gestionale giusto
-
✔️ Doppia logica corso (con/senza corrispettivo)
-
✔️ Calendario per aula, conflitti e report Excel aule
-
✔️ Rendicontazione: ore docenza/non‑docenza, costi orari, export e checklist documentali (timesheet, registri)
-
✔️ Form anagrafici custom + validazioni (es. CF)
-
✔️ Pagamenti (rate, reminder, fatture collegate)
-
✔️ Dashboard per ruolo + permessi granulari
-
✔️ Migrazione dagli Excel in uso e go‑live assistito
-
✔️ GDPR: registro trattamenti, principi art. 5, audit log
Conclusione
La gestione mista finanziato/autofinanziato non è (più) un problema tecnico: è un progetto di processo. Con una piattaforma integrata che unisce pianificazione, pagamenti e rendicontazione, e con qualche report “a misura di Excel”, si può passare dalla rincorsa quotidiana al controllo proattivo di corsi, persone e budget.
Il risultato? Meno errori, tempi più corti, numeri affidabili quando servono (sul serio).