La digitalizzazione non riguarda solo la didattica, ma sempre più anche l’amministrazione scolastica. Ne abbiamo parlato con Lorella, centre manager della British School Capriate e Dalmine, che ha scelto ormai da anni di adottare la piattaforma ScuolaSemplice anche per gestire firme elettroniche, pagamenti online e fatturazione elettronica. Dal suo racconto emerge come questi strumenti abbiano trasformato il lavoro quotidiano della segreteria e migliorato l’esperienza delle famiglie e dei docenti.
D: Lorella, partiamo dalla firma elettronica: come vi state trovando e quali benefici avete notato?
R: «La firma elettronica è stata una vera svolta. Prima eravamo sommersi da documenti cartacei, con tutti i problemi di archivio: tenerli dieci anni, recuperarli in caso di necessità , trovare spazio fisico. Ora tutto arriva in automatico, archiviato nello spazio digitale e associato direttamente allo studente. Non solo risparmiamo tempo, ma abbiamo la certezza che ogni documento sia corretto e reperibile.
Anche le famiglie apprezzano molto: ricevono moduli già compilati e non devono scrivere nulla a mano, solo firmare. Ci dicono spesso che è un servizio comodo e veloce, percepito come un segno di professionalità ».
D: La firma elettronica è usata solo per gli studenti o anche per i docenti?
R: «Per ora soprattutto per gli studenti, ma vogliamo estenderla anche alle lettere d’incarico degli insegnanti. La piattaforma permette di firmare e controfirmare tutto in digitale, senza passaggi cartacei. È un passo che intendiamo compiere a breve».
D: Passiamo ai pagamenti: quali differenze avete riscontrato con Nexi rispetto al sistema precedente?
R: «Prima i pagamenti rateizzati erano complessi: inserire fatture, riportare importi, avviare manualmente le rateizzazioni e registrare ogni incasso. Con Nexi tutto avviene con un clic: creiamo il piano di pagamento, la famiglia riceve la richiesta online e conferma. È tutto automatizzato.
Se ci sono imprevisti, come carte scadute o autorizzazioni bancarie, basta reinviare il link. Inoltre, grazie all’integrazione con la contabilità , i movimenti vengono importati automaticamente: non dobbiamo più registrare manualmente ogni incasso. Questo ha alleggerito tantissimo il lavoro della segreteria, che oggi preferisce Nexi persino al POS fisico».
D: È possibile modificare le rate in corso d’opera?
R: «La piattaforma lo permette, ma preferiamo non farlo per evitare problemi di riconciliazione con la contabilità . In linea generale manteniamo i piani stabili, ma sapere di avere la flessibilità di intervenire è comunque un vantaggio».
D: Come gestite la riconciliazione degli incassi?
R: «Con Nexi è molto più semplice. Quando arrivano bonifici cumulativi di importi elevati, possiamo estrarre dal gestionale il dettaglio delle operazioni e verificare i pagamenti uno a uno. Il totale coincide sempre con l’importo ricevuto. Per ulteriore controllo ho anche creato una tabella Excel, ma il gestionale copre gran parte delle necessità . È un sistema chiaro e trasparente».
D: E per la fatturazione elettronica?
R: «Anche qui abbiamo fatto un grande passo avanti. Prima usavamo Zucchetti, ma dovevamo replicare manualmente le voci già presenti negli ordini. Ora emettiamo e inviamo le fatture direttamente da ScuolaSemplice tramite SDI, poi le importiamo in Zucchetti solo per la parte contabile. È un flusso lineare, sicuro e senza intoppi».
D: In sintesi, come valuti il percorso di digitalizzazione intrapreso dalla British School di Bergamo?
R: «Positivamente, senza dubbio. Non è solo un risparmio di tempo – anche se è un beneficio enorme – ma soprattutto un miglioramento nella qualità e correttezza dei dati. Oggi lavoriamo con più precisione, senza errori di trascrizione o duplicazioni, e possiamo offrire a famiglie e insegnanti un servizio moderno, veloce ed efficiente. È un cambiamento che ha migliorato non solo l’organizzazione interna, ma anche l’immagine della scuola».
Conclusione e ringraziamenti
L’esperienza della British School di Bergamo mostra chiaramente che la digitalizzazione, se supportata da strumenti integrati e semplici da usare, porta vantaggi concreti e immediati: meno carta, meno lavoro manuale, più precisione e un servizio migliore per famiglie e studenti.
Un ringraziamento speciale va a Lorella, direttrice della British School di Bergamo, per la disponibilità a condividere la sua esperienza e per la costante fiducia riposta nell’innovazione. La sua apertura al cambiamento e la determinazione nel digitalizzare i processi rappresentano un esempio concreto di come una scuola possa crescere e rafforzarsi nel tempo, offrendo un servizio di qualità sempre più elevata.