In un unico sistema, la gestione completa del centro di formazione

ScuolaSemplice è il database unico di tutte le anagrafiche collegate al centro di formazione.
Potrai caricare docenti, allievi e genitori degli allievi, aziende con elenco dei dipendenti, e ancora tutor, coordinatori e altro personale non docente.
Potrai inoltre caricare potenziali clienti (leads) nella sezione CRM, oppure questi potranno essere aggiunti anche automaticamente tramite un collegamento con i moduli di contatto presenti sul tuo sito web.

Ogni scheda anagrafica (ad esempio di un docente o di uno studente) potrà essere personalizzata in base alle informazioni di rilievo in possesso. Potranno essere eliminati campi di default non necessari e aggiunti campi personalizzati, scegliendo tra:

• semplici campi di testo
• campi a tendina (scelta singola)
• campi a scelta multipla
• flag
• file upload (anche con data di scadenza del file)
• campi HTML

Tutte le anagrafiche potranno essere importate in modo semplice ed immediato, tramite template excel messi a disposizione dal sistema oppure caricando un qualsiasi foglio excel: il sistema andrà a leggere i dati verificando se vi siano dati addizionali da importare creando dei campi aggiuntivi alle varie schede anagrafiche (campi custom).

Tutte le anagrafiche potranno inoltre essere ricercate in base ai campi presenti a sistema (ad esempio il corso, la materia, il livello ecc.) ed anche tramite i campi personalizzati presenti. Potranno quindi essere esportate in ogni momento, sempre in modo filtrato e personalizzato. Si potrà ad esempio scegliere il formato di esportazione (csv, xls, ecc.), i dati da includere e quali record esportare, in funzione dei filtri utilizzati (anche concatenati).

Una parte importante delle anagrafiche è quella relativa agli spazi (fisici e virtuali) del centro di formazione, e della loro organizzazione.

In ScuolaSemplice potrai anagrafare la o le sedi, indicando le realtive aule interne, oppure sedi esterne senza controllo delle aule, come ad esempio spazi messi a disposizione da scuole pubbliche, centri convegni, sale conferenze ecc..
Altre sedi potranno essere i domicili degli studenti (e dei loro tutori responsabili) in caso di corsi e lezioni a domicilio, tipici dei centri studio.

Per ogni sede potrai indicare l’indirizzo che verrà contrassegnato anche sulla relativa mappa di Google, che poi sarà visualizzata anche nell’App degli utenti, particolarmente utile quando si debba attivare il navigatore per raggiungerle.

Assieme alle aule fisiche, potrai caricare in anagrafica le aule virtuali disponibili.
Ed esattamente come per la aule fisiche, le aule virtuali presenti saranno visualizzate a calendario e si comporteranno nello stesso modo.

La differenza sostanziale è che le aule virtuali derivano dall’integrazione di ScuolaSemplice con le piattaforme di streaming e video conferenza quali Zoom, Google e Microsoft Teams, per cui tutto ciò che è previsto in un aula virtuale sarà automaticamente trasformato in una lezione a distanza.

Se vuoi approfondire la gestione delle lezioni a distanza (FAD) con ScuolaSemplice, clicca qui.

Oltre alle attività didattiche, il calendario può ospitare altri tipi di eventi come ad esempio attività extra dei docenti o riunioni. In questo caso sarà quindi possibile agire direttamente ad hoc per occupare in una certa fascia oraria l’aula, che risulterà quindi indisponibile per altre attività.

Le disponibilità delle risorse possono essere dei vincoli importanti per una corretta gestione e organizzazione della scuola.

Potrai così inserire i giorni e i periodi di chiusura della scuola, eventualmente differenziandoli in base alla sede (es.: giorno di chiusura diversi per patrono della città) così come le disponibilità e indisponibilità fisse o relative ad un’assenza del docente.

Tutte queste informazioni saranno così immagazzinate nel sistema e saranno considerate in fase di pianificazione delle lezioni o di operazioni estemporanee come annullamenti, spostamenti e sostituzioni.

Docente per docente, corso per corso, potrai delegare opzionalmente alcune attività, come ad esempio la programmazione di nuove lezioni nel caso dei corsi flessibili, lo spostamento e l’annullamento delle lezioni.
In ogni caso, la segreteria riceverà notifica immediata di un azione effettuata da un docente.

Questa possibilità è molto comoda per quelle scuole con una certa organizzazione flessibile che, tipicamente per le lezioni frontali individuali, lasciano gestire queste attività quotidiane ai docenti, o solo ad alcuni di essi.

In funzione del contesto specifico, si potrà scegliere in modalità di pianificazione dei corsi e delle lezioni molto diverse, da quelle totalmente manuali a quelle completamente automatizzate.

Ad esempio, potrai pianificare un corso per tutta la sua durata, indicando semplicemente la durata degli incontri, la frequenza e la durata totale. Il sistema pianificherà il corso in pochi decimi di secondo, tenendo ovviamente conto dei vincoli e delle disponibilità esistenti.
Non solo, in caso di conflitti potrà suggerirti una possibile alternativa (un altro docente, un’altra aula, ecc.) per completare la pianificazione.

Vi sono invece altri contesti, più articolati, che a volte non consentono una pianificazione fissa regolare per cui il sistema dà la possibilità di programmare le lezioni fino a una certa data, per una singola materia/modulo, oppure in modo completamente flessibile/manuale.

In ogni caso, vi sarà sempre un controllo sulle sovrapposizioni, sui conflitti e sugli attributi da rispettare del corso, come ad esempio il monte ore del corso o del modulo specifico, le ore contrattualizzate del docente e così via.

Infine, il sistema consente anche di importare una programmazione dei corsi tramite un modello excel rapidamente compilabile.

In alcuni contesti di formazione aziendale oppure dove vi sia una lista di persone pre-iscritte ad una certa tipologia di corso, il sistema offre una sezione specifica di gestione per la creazione dei gruppi di lavoro o classi e la conseguente assegnazione degli studenti, che potranno essere trascinati nel proprio gruppo tramite drag&drop.

Tutte le attività relative alla segreteria organizzativa saranno sempre comunicate e storicizzate. La segreteria avrà quindi sempre conoscenza di attività di variazione dei calendari o se i docenti (abilitati) hanno effettuato qualche attività che riguardi l’organizzazione della scuola, come la programmazione di nuove lezioni, spostamenti o annullamenti.

Ogni corso ha delle caratteristiche che possono essere indicate tramite modelli di corso, i quali saranno successivamente utilizzati per avviare nuove edizioni di corso e corsi individuali.

Alcune caratteristiche che possono definire i modelli di corso sono:

• se sono pluriennali (bienni, trienni, quadrienni, ecc.)
• se hanno un monte ore predefinito (es.: 8 ore, 96 ore, 1100 ore, ecc.)
• se sono modulari (materia X 8 ore, materia Y 16 ore, materia Z 24 ore, ecc.)
• se sono individuali o collettivi
• se avranno una pianificazione regolare o flessibile
• se hanno parte del monte dedicato a tirocinio o altre attività
• numero minimo e massimo di partecipanti

ScuolaSemplice ha integrato un registro delle presenze di docenti e studenti alle lezioni.
Le presenze, le assenze, così come i ritardi e le uscite anticipate potranno essere rilevate in tre modi principali:

1. tramite i docenti (via web e/o tramite App)
2. tramite la segreteria
3. tramite la rilevazione ingressi/uscite con lettura del codice QR

In ogni caso, i dati di presenza saranno archiviati a sistema e restano a disposizione per ulteriori consultazioni e verifiche su tassi di presenza e assenze.

Su ScuolaSemplice è presente un archivio centralizzato di documenti che potranno essere taggati e collegati ai corsi.
Gli utenti del corso potranno quindi verificare e scaricare gli allegati al corso o alla singola lezione.

Potrai inoltre abilitare i singoli docenti, indicando anche quanto spazio disponibile avranno a disposizione (in MB), nel caricamento ed assegnazione autonoma del materiale didattico.

Dove previsto, il docente può segnalare a propria discrezione una valutazione (ad esempio numerica) ed indicare un giudizio discorsivo. Le valutazioni possono inoltre essere definite per più abilità (multi-abilità o multiskills) nei contesti inerenti (le scuole di lingue ad esempio).

Tutte le informazioni indicate dai docenti saranno quindi a disposizione del coordinamento didattico del centro di formazione, e potranno essere in caso utilizzate per compilare attestati o report didattici.

Le notifiche automatiche possono essere attivate a piacimento della scuola, impostando anche tempi e modalità.
Oltre all’invio automatizzato del timetable ai docenti, è ad esempio possibile impostare una serie di reminder automatici agli studenti e ai tutori per ricordare il pagamento in scadenza o scaduto. In tal caso si potrà scegliere quante notifiche inviare, con quale frequenza, il testo del messaggio e così via.

In altre circostanze, invece, effettuando un’operazione ad esempio nel calendario, si può decidere se inviare notifica contestuale all’operazione, per informare le persone interessate dalla modifica o cambiamento. Classico il caso di una lezione che viene spostata o semplicemente programmata ex novo, nel caso dei corsi flessibili.

Quando invece la scuola vuole inviare una comunicazione ad un certo pubblico di utenti, ad esempio a tutte le persone di un corso o a tutti i docenti, potrà farlo dalla sezione di invio messaggi del sistema, filtrando il pubblico e scrivendo il testo da inviare o utilizzando un modello esistente, e selezionando il canale della comunicazione, notifica push su App, e-mail e SMS.

Tramite interfaccia web oppure tramite App per smartphone, i docenti possono o devono rendicontare la lezione svolta.
La pagina di report della lezione potrà quindi contenere dei campi per il programma svolto (ad esempio l’argomento specifico così come il capitolo X del libro) ed aree di testo dove il docente può o deve scrivere dei commenti che possono restare privati verso la segreteria didattica oppure essere visibili agli studenti e ad eventuali genitori collegati.

Anche questa parte è decisamente personalizzabile tramite i campi custom, che consentono di inserire qualsiasi tipo di campo (flag, tendine, testo, ecc.) affinché il docente possa compilare una scheda della lezione contestuale.

Come per i corsi, ScuolaSemplice consente di programmare le varie sessioni di esame, che possono essere collegate ai corsi in essere oppure ricevere iscrizioni dirette.

Vi è quindi una gestione che riguarda l’elenco delle persone iscritte e l’inserimento degli esiti di ciascun studente che potrà in caso essere propedeutico e vincolante per il prosieguo del percorso formativo.

Tipicamente utili nel mondo dell’insegnamento delle lingue, il sistema consente di inserire i relativi livelli ufficiali di apprendimento.
Non solo, tali livelli ufficiali possono essere collegati a livelli interni, i quali possono inoltre essere collegati a libri e capitoli..
In questo modo, quando il docente indicherà che nella lezione è stato svolto un certo capitolo o trattato un certo argomento, questo sarà collegato ad uno specifico livello interno e di conseguenza ai livelli ufficiali.

Sia i corsi che gli studenti potranno quindi avere un livello di partenza o di ingresso e un livello di destinazione o raggiunto.
Tutte queste informazioni, insieme a quelle di presenza e anagrafiche, potranno essere stampate in attestati finali o progress report.

Con ScuolaSemplice potrai letteralmente costruire i quiz che saranno poi associati ai corsi ed erogati agli studenti.
Tramite un builder molto potete ed agile, potrai configurare i quiz con domande aperte o chiuse, risposte singole o multiple, blocchi condizionati in base alla risposta, erogazione random sia delle domande che delle risposte, impostazione grafica, paginazione e così via.

I quiz potranno poi essere erogati in modo temporizzato automatico (a metà corso, a fine corso, a fine modulo, ecc.) oppure potranno essere lanciati dal docente, tipicamente durante la lezione.

I quiz potranno quindi essere compilati dai partecipanti, eventualmente entro un tempo massimo se previsto.

Saranno quindi corretti in automatico dal sistema che assegnerà una percentuale di risposte esatte sul totale e genererà un report finale da scaricare con tutte le risposte di tutti gli studenti.

Come per altri ambiti, anche nella didattica vi è spesso l’esigenza di produrre dei report, a volte sulla base del singolo studente, altre volte a livello di classe.

Si potrà ad esempio generare una pagella quadrimestrale di uno studente, così come un attestato di fine corso che indichi tutti i dati della persona, del corso, eventuali valutazioni e giudizi finali.

Altre volte invece è necessario generare report per informare l’azienda cliente dell’avanzamento del corso affinché il reparto HR del cliente possa avere un quadro chiaro con degli indicatori che a volte vengono richiesti dal cliente stesso.

Per tutti questi casi, così come tanti altri, il sistema consente di generare un  qualsiasi documento con tutte le informazioni didattiche disponibili a sistema.
Potrai in definitiva caricare i tuoi modelli (file di testo, file excel) di pagella, attestati, o qualsiasi altro modulo dopo di che penserà ScuolaSemplice a compilarli.

Il sistema dispone di una gestione molto evoluta delle offerte commerciali, che potranno essere generate sia verso privati che aziende.
Tramite apposita sezione di configurazione, si possono creare più modelli di offerta (privati, piccole aziende, grandi aziende, PA, ecc.) e personalizzarle inserendo a piacimento nuove sezioni e paragrafi, oltre ovviamente ai servizi offerti, costi, tempi e modalità di pagamento.

Ogni offerta generata dal modello, potrà poi essere inviata con un click al destinatario, successivamente revisionata ed infine convertita in un ordine di acquisto, il quale andrà poi a generare i gruppi di lavoro e a far scaturire il flusso di fatturazione, in base a quanto indicato nell’offerta.

Con ScuolaSemplice potrai configurare a sistema differenti piani di rateizzazione. Per ognuno potrà essere indicato il numero di rate previste, la frequenza delle scadenze, gli importi e le date di scadenza di ogni singola rata, il ricarico quindi l’importo totale in base al numero delle rate.

I piani di rateizzazione potranno così essere applicati alle iscrizioni a corsi o all’acquisto di beni e servizi.
Potranno inoltre essere utilizzate anche per le iscrizioni online, associando uno o più piani di rateizzazione alle form di vendita.

In ogni momento, la segreteria amministrativa potrà verificare lo stato dei pagamenti dei clienti, filtrando per persona, per un periodo di tempo specifico, oppure per corso.

I dati elencati potranno inoltre essere esportati in excel per ulteriori elaborazioni.

E’ inoltre possibile selezionare una singola persona per verificare “a colpo d’occhio” lo stato e le eventuali pendenze amministrative di un utente.

E’ possibile, infatti, che un utente abbia più ordini di iscrizione a sé collegate, collegate ai figli ed effettuate in momenti diversi, per cui non è sempre così semplice o immediato ricavare una sintesi chiara.

Nel caso in cui l’amministrazione debba registrare i pagamenti (se quindi non sono effettuati online e se non c’è riconciliazione automatica) potrà utilizzare l’apposita sezione, indicando data e metodo di pagamento.

E’ inoltre possibile registrare pagamenti di un qualsiasi importo, anche se non coincide con l’importo della rata in scadenza.
Può infatti capitare di dover registrare acconti di rate o importi relativi a più rate.

ScuolaSemplice è interconnesso con PayPal e Stripe per la gestione dei pagamenti online.

In entrambi i casi l’utente può pagare la rata in scadenza direttamente dal suo account (web e/o app) mentre il sistema registrerà in automamtico i pagamenti senza ulteriori passaggi.

Le notifiche automatiche di promemoria possono essere attivate a piacimento della scuola, impostando anche tempi e modalità.
Per ogni notifica si potrà personalizzare il testo del messaggio, i canali di invio (notifica push, mail ed sms), e la frequenza di invio.

Ad esempio, si potrà impostare una notifica via notifica push tre giorni prima della scadenza, una seconda notifica via e-mail il giorno della scadenza e un’ulteriore notifica push + e-mail il giorno dopo la scadenza.

1. fatturazione forfettaria, in base a come è stata accettata l’offerta economica sempre generata dal sistema
2. a corsi, a ore o a persone
3. in modo progressivo, in base all’avanzamento del corso (ad esempio, 30% a inizio corso, 40% a metà corso, saldo a fine corso)
4. a ore consuntive, in questo caso il sistema andrà a verificare le ore erogate per l’azienda cliente da inserire in fattura

In ogni caso, il sistema genererà in automatico la bozza di fattura per l’azienda cliente, lasciando la possibilità all’amministrazione di modificare i costi, sconti, le diciture delle righe di fattura prima di procedere all’invio.

In base alle classi di retribuzione applicate ed alle attività svolte, il sistema calcolerà il compenso dei docenti nel periodo di riferimento.
Gli importi calcolati potranno così essere revisionati dalla segreteria amministrativa, modificati con voci extra e approvati.

Una volta approvati, i pagamenti potranno essere liquidati ai docenti e aggiunti alle uscite della scuola, categorizzati nelle spese delle retribuzioni docenti.

Se abilitati, anche i docenti potranno verificare dal proprio account web o dall’App gli importi maturati e i pagamenti effettuati dalla scuola nel tempo.

Una dashboard di riepilogo darà delle indicazioni generali di tipo amministrativo e fiscale. Alcuni esempi di indicatori sono:

• il numero di iscrizioni effettuate nel periodo
• il valore degli ordini di iscrizione generati nel periodo
• la previsione delle entrate nel periodo futuro, in base alle scadenze di pagamento
• il fatturato mensile, comparando i mesi di anni diversi
• il fatturato annuo complessivo
• lo stato degli incassi per le fatture emesse
• il grafico delle entrate e uscite nel periodo indicato
• la previsione delle entrate in base alle fatture emesse
• grafico delle fatture passive su base mensile o annuale

Oltre a questi indicatori, è inoltre possibile caricare dei report personalizzati che mostrino i dati sulla base di viste indicate dalla scuola stessa.
Report che mostrano, ad esempio, gli importi in base al tipo di corso, in base alla materia o ai docenti, l’estratto conto dei corsi per la verifica della redditività di ogni singolo corso.

Tipicamente, scuole e centri di formazione possono gestire anche altri beni e servizi complementari o meno alla didattica ed ai corsi.
Ad esempio, l’iscrizione ad un corso potrebbe essere corredata dalla vendita di uno o più libri di testo, oppure dal costo di iscrizione ad un esame.

Anche in questo caso, sarà possibile caricare a sistema il listino di tutti i beni e servizi offerti che potranno quindi essere associati a studenti o clienti.

Tipicamente previste per i corsi presso le sedi delle aziende clienti, in caso queste non vengano forfettizzate o assorbite nel costo del corso potranno essere calcolate dal sistema e indicate in automatico come voce separata nella fattura del cliente.
Allo stesso modo potranno essere accreditate ai docenti, insieme ai compensi maturati per le lezioni tenute.