Sempre più scuole dell’infanzia, specie quelle con una componente di asilo nido e inquadrate come Enti del Terzo Settore (ETS) o comunque associazioni, si trovano a gestire esigenze complesse e articolate. Da un lato vi è la parte educativa, con nuovi obblighi normativi come il registro elettronico; dall’altro, quella associativa, che comporta la gestione dei soci, dei bilanci e delle attività istituzionali. In questo scenario, adottare un sistema gestionale unico può rappresentare una vera svolta organizzativa.
Due anime, un unico strumento gestionale
Le realtà educative che uniscono nido (0-3 anni) e infanzia (3-6 anni) si trovano spesso a operare sia come scuola paritaria, sia come associazione riconosciuta. Ciò comporta due livelli di responsabilità e rendicontazione. Un sistema capace di distinguere, ma allo stesso tempo integrare, queste funzioni consente una gestione più fluida e ordinata.
Un’anagrafica condivisa per famiglie e soci
Uno dei vantaggi principali di un sistema integrato è la possibilità di gestire un’unica anagrafica. I genitori, ad esempio, possono essere anche soci dell’ente, e quindi da una singola scheda si potranno attivare funzioni scolastiche (iscrizioni, rette, documenti) e associative (domande di ammissione, assemblee, comunicazioni).
Iscrizioni, rette e pagamenti automatizzati
L’intero ciclo amministrativo può essere digitalizzato: dalle iscrizioni online alla generazione dei contratti firmabili digitalmente, fino alla creazione automatica dei piani di pagamento personalizzati. Le famiglie possono saldare tramite app, carta, bonifico o addebito diretto ricorrente (tramite NEXI), con notifiche automatiche e riconciliazione bancaria.
Registro elettronico e comunicazione con le famiglie
Il registro elettronico, pensato per il mondo dell’infanzia, consente di segnare presenze, condividere attività quotidiane, immagini e messaggi con i genitori, che ricevono tutto tramite app personalizzata con il brand dell’ente. Questo favorisce trasparenza, coinvolgimento e un canale diretto con le famiglie.
App mobile personalizzata
Un’app che riporta il logo e il nome dell’ente consente alle famiglie di accedere a contratti, fatture, piani di pagamento, comunicazioni e pagelle digitali (ove previste). Presto disponibile anche la funzione per prenotare i colloqui educatore-famiglia, gestiti in base alla disponibilità configurata.
Sezione associativa: gestione soci e bilanci
Il sistema permette anche la completa gestione dell’aspetto associativo: ammissione soci, verbali, libro soci, assemblee, volontari. Le entrate e le spese possono essere collegate a categorie ministeriali, generando con pochi clic il bilancio riclassificato secondo il modello previsto per ETS.
Protocollo informatico a norma di legge
Per gli enti soggetti agli obblighi documentali, il sistema consente la protocollazione ufficiale dei documenti in ingresso e in uscita, con marca temporale e archiviazione certificata, nel rispetto delle norme sulla conservazione digitale.
Una soluzione unica per un futuro ordinato
Che si tratti di gestire rette, presenze, soci o documenti, un sistema unico permette all’asilo o scuola dell’infanzia di operare in modo più efficiente, riducendo il carico amministrativo e migliorando il rapporto con famiglie e istituzioni. Un investimento che va ben oltre l’obbligo normativo, abbracciando la cultura della digitalizzazione e della cura organizzativa.