Potrai pianificare l’invio automatico del timetable settimanale a ciascun docente.
Dalla configurazione potrai scegliere il giorno e la fascia oraria di invio.
Il sistema invierà una mail con allegato il timetable della settimana successiva, con tutte le lezioni previste, i dettagli e un’intestazione con dati di riepilogo.

Che siano corsi di gruppo lezioni frontali one2one, potrai assegnare agli studenti dei pacchetti a ore o lezioni, che andranno a scalare ogni volta che verrà inserita la presenza o un’assenza ingiustificata.

Lo studente o il suo tutore avrà quindi sempre a disposizione nell’App le ore rimanenti, quindi il proprio credito residuo.
Successivamente, la segreteria potrà rinnovare il pacchetto, o un pacchetto differente, in pochi semplici passaggi.

Docente per docente, corso per corso, potrai delegare opzionalmente alcune attività, come ad esempio la programmazione di nuove lezioni nel caso dei corsi flessibili, lo spostamento e l’annullamento delle lezioni.
In ogni caso, la segreteria riceverà notifica immediata di un azione effettuata da un docente.

Questa possibilità è molto comoda per quelle scuole che, tipicamente per le lezioni frontali, lasciano gestire queste attività quotidiane ai docenti, o solo ad alcuni docenti.

Le notifiche automatiche possono essere attivate a piacimento della scuola, impostando anche tempi e modalità.
Oltre all’invio automatizzato del timetable ai docenti, è ad esempio possibile impostare una serie di reminder automatici agli studenti e ai tutori per ricordare il pagamento in scadenza o scaduto. In tal caso si potrà scegliere quante notifiche inviare, con quale frequenza, il testo del messaggio e così via.

In altre circostanze, invece, effettuando un’operazione ad esempio nel calendario, si può decidere se inviare notifica contestuale all’operazione, per informare le persone interessate dalla modifica o cambiamento. Classico il caso di una lezione che viene spostata o semplicemente programmata ex novo, nel caso dei corsi flessibili.

Quando invece la scuola vuole inviare una comunicazione ad un certo pubblico di utenti, ad esempio a tutte le persone di un corso o a tutti i docenti, potrà farlo dalla sezione di invio messaggi del sistema, filtrando il pubblico e scrivendo il testo da inviare o utilizzando un modello esistente, e selezionando il canale della comunicazione, notifica push su App, e-mail e SMS.

Tramite un comodo pannello, la segreteria potrà iscrivere o pre-iscrivere gli studenti ai corsi.
La procedura di iscrizione è molto flessibile e consentirà quindi di gestire al meglio ogni singola procedura, in base alla singola persona.
Si potranno gestire i costi di iscrizione, di frequenza e di eventuali beni o servizi complementari ai corso (ad esempio libri). Si potranno gestire acconti, sconti, rateizzazioni e avviare così il flusso amministrativo.

• Iscrizione
  In questo caso, lo studente viene effettivamente inserito in un corso di gruppo esistente, oppure viene creato il suo corso individuale che potrà essere poi programmato, in automatico in caso di corso regolare, o volta per volta nel caso del flessibile.
• Pre-iscrizione
  in questo caso, invece, non avviene subito l’iscrizione reale al gruppo o al corso individuale, bensì lo studente viene associato alla tipologia di corso (ad esempio: corso english kids oppure pacchetto 10 ore B2). Successivamente, da un pannello dedicato, la segreteria potrà avviare i corsi in base al numero di pre-iscrizioni ricevuto nel precedente periodo, così come in base al livello di ingresso degli studenti o alle preferenze in termini di giorni e orario degli studenti.

Il sistema dispone di una gestione molto evoluta delle offerte commerciali, che potranno essere generate sia verso privati che aziende.
Tramite apposita sezione di configurazione, si possono creare più modelli di offerta (privati, piccole aziende, grandi aziende, PA, ecc.) e personalizzarle inserendo a piacimento nuove sezioni e paragrafi, oltre ovviamente ai servizi offerti, costi, tempi e modalità di pagamento.

Ogni offerta generata dal modello, potrà poi essere inviata con un click al destinatario, successivamente revisionata ed infine convertita in un ordine di acquisto, il quale andrà poi a generare i gruppi di lavoro e a far scaturire il flusso di fatturazione, in base a quanto indicato nell’offerta.

Nel caso dei cosi business aziendali, tipicamente il flusso della fatturazione può è diverso dai corsi privati.
In ScuolaSemplice si può accedere a più tipologie di fatturazione:

1. fatturazione forfettaria, in base a come è stata accettata l’offerta economica sempre generata dal sistema
2. a corsi, a ore o a persone
3. in modo progressivo, in base all’avanzamento del corso (ad esempio, 30% a inizio corso, 40% a metà corso, saldo a fine corso)
4. a ore consuntive, in questo caso il sistema andrà a verificare le ore erogate per l’azienda cliente da inserire in fattura

In ogni caso, il sistema genererà in automatico la bozza di fattura per l’azienda cliente, lasciando la possibilità all’amministrazione di modificare i costi, sconti, le diciture delle righe di fattura prima di procedere all’invio.

Per ogni lingua insegnata, il sistema consente di inserire i relativi livelli ufficiali di apprendimento.
Non solo, tali livelli ufficiali possono essere collegati a livelli interni, i quali possono inoltre essere collegati a libri e capitoli.
In questo modo, quando il docente indicherà che nella lezione è stato svolto un certo capitolo o trattato un certo argomento, questo sarà collegato ad uno specifico livello interno e di conseguenza ai livelli ufficiali.

Sia i corsi che gli studenti potranno quindi avere un livello di partenza o di ingresso e un livello di destinazione o raggiunto.
Tutte queste informazioni, insieme a quelle di presenza e anagrafiche, potranno essere stampate in attestati finali o progress report.

Il sistema consente di gestire dei report personalizzati in base ad ogni necessità, sia di tipo didattico che amministrativo.
Tipicamente, sarà possibile caricare a sistema i modelli (doc, odt, xls) di documenti come ad esempio l’attestato di fine corso, che potrà successivamente essere generato in automatico dal sistema, con tutti i relativi dati anagrafici, le caratteristiche del corso frequentato, il livello raggiunto.

Un altro report d’interesse è il progress report a livello di gruppo di lavoro, molto interessante da inviare all’azienda cliente che ha commissionato i corsi alla scuola.

Più in generale, il sistema può generare qualsiasi tipo di report, anche a livello amministrativo, come ad esempio un estratto conto del singolo corso, delle lettere d’incarico per i docenti, fogli di calcolo riservati alla direzione della scuola.

Tipicamente, la scuola di lingue può gestire anche altri beni e servizi complementari alla didattica e ai corsi.
Ad esempio, l’iscrizione ad un corso potrebbe essere corredata dalla vendita di uno o più libri di testo, oppure il costo di iscrizione ad un esame.

Non solo, la scuola potrebbe anche offrire servizi scollegati dalla didattica, ad un qualsiasi cliente, come ad esempio traduzioni, interpretariato, soggiorni studio e così via.

Anche in questo caso, sarà possibile caricare a sistema il listino di tutti i beni e servizi offerti che potranno quindi essere associati a studenti o clienti.

Tipicamente previste per i corsi presso le sedi delle aziende clienti, in caso queste non vengano forfettizzate o assorbite nel costo del corso potranno essere calcolate dal sistema e indicate in automatico come voce separata nella fattura del cliente.

Allo stesso modo potranno essere accreditate ai docenti, insieme ai compensi maturati per le lezioni tenute.