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Il Gestionale per le Scuole di Lingue

Scopri tutte le funzionalità e gli accorgimenti dedicati alle scuole di lingue.

Il Software pensato per le scuole di lingue

Dalla gestione dei LEADS all’emissione della fattura elettronica, passando per l’organizzazione di classi, lezioni frontali e gruppi di lavoro, iscrizioni e pre-iscrizioni, presenze, gestione didattica e reportistica avanzata. Scopri il sistema che potrà far fare il salto di qualità alla tua scuola di lingue.

Il Timetable

Un calendario evoluto come strumento imprescindibile delle attività quotidiane.

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Tipologie dei corsi

Configura al meglio la varie tipologie di corso che la scuola offre.

Operatività quotidiana

Uno strumento semplice e immediato per la segreteria, docenti e studenti.

Report e didattica

Per aumentare la percezione della qualità dei servizi erogati.

Gestisci qualsiasi tipo di corso

Con ScuolaSemplice ogni tipologia di corso potrà essere gestita nel migliore dei modi!

Corsi per privati

Di gruppo o individuali, regolari o flessibili. A pacchetti di lezioni/ore o a costo fisso, venduti singolarmente e in offerte multiple. Gestisci i corsi in aula e in aula virtuale al meglio.

Corsi aziendali

Personalizza le offerte e registra gli ordini di acquisto. Prepara i gruppi di lavoro e lascia che il sistema gestisca la fatturazione dei corsi e del materiale didattico alle aziende clienti.

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Corsi presso scuole pubbliche

Organizza al meglio le attività dei tuoi docenti presso i vari plessi scolastici nel territorio.

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L’App per i tuoi utenti

Tradotta in 4 lingue oltre all’italiano, consente ai tuoi utenti di migliorare la propria esperienza quotidiana e alla scuola di automatizzare flussi operativi e comunicativi.

L’App per i docenti

Ogni docente potrà verificare i propri corsi con le tutte le relative informazioni, come sede, aula e orario. Potranno gestire le presenze e le assenze, ritardi o uscite anticipate. Inoltre, avranno la gestione della parte didattica, selezionando il materiale didattico affrontato durante la lezione, scrivere commenti privati per la segreteria, o pubblici quindi visibili a studenti e tutori, molto comodi anche per assegnare compiti e attività per le lezioni successive.
Se abilitati, avranno anche la gestione del timetable, quindi potranno creare nuove lezioni, spostarle o annullarle.
E caricare i documenti visibili agli studenti, utili ad esempio per erogare dispense o altro materiale didattico.

Come per tutti gli utenti, ogni docente potrà ricevere nell’App le notifiche automatiche o le comunicazioni manuali della scuola, ad esempio per sostituzione di un insegnante, lezione da recuperare o l’invito ad un evento.

L’App per studenti e tutori

Anche studenti e tutori (ad esempio i genitori in caso di minori) potranno scaricare l’App e collegarsi alla scuola di lingue. Avranno accesso così alle informazioni dei propri corsi, lezioni e presenze. Riceveranno le notifiche dalla scuola o dai docenti, ad esempio per lezioni spostate o promemoria di pagamenti in scadenza. Potranno anche pagare online comodamente dall’App, con PayPal o carta di credito.

Scopri nel dettaglio le caratteristiche del sistema che potranno migliorare l'organizzazione della tua scuola di lingue

Il timetable generale

Il timetable generale è il pilastro su cui si basa l’operatività quotidiana della segreteria.
Disponibile in vista giornaliera, settimanale e mensile, consente a colpo d’occhio di verificare le lezioni e gli eventi a calendario.

La segreteria potrà inoltre effettuare azioni rapide, ad esempio trascinare una lezione per spostarla, inviando contestualmente il relativo avviso ai docenti e agli studenti o tutori interessati.

Il timetable può inoltre essere visualizzato per aule, per singolo corso e docente e in base al tipo di visualizzazione mostrerà anche altri dettagli importanti, come ad esempio i giorni di chiusura della scuola o le indisponibilità generali o le assenze pianificate dei docenti.
Anche ogni singola lezione a calendario mostrerà delle icone in base ad alcune caratteristiche fisse o dinamiche che si possono manifestare, come ad esempio se si tratta dell’ultima lezione del pacchetto, se è una lezione spostata o di prova, se si tratta di un gruppo o una lezione fronte, se la lezione verrà erogata presso le aule della scuola o presso la sede dell’azienda cliente, e così via!

Il timetable potrà inoltre essere stampato in pdf, con la possibilità di filtrare l’esportazione per periodo di tempo, per docente, studente o per corso.

Invio automatico del timetable ai docenti

Potrai pianificare l’invio automatico del timetable settimanale a ciascun docente.
Dalla configurazione potrai scegliere il giorno e la fascia oraria di invio.
Il sistema invierà una mail con allegato il timetable della settimana successiva, con tutte le lezioni previste, i dettagli e un’intestazione con dati di riepilogo.

Pacchetti di ore flessibili

Che siano corsi di gruppo lezioni frontali one2one, potrai assegnare agli studenti dei pacchetti a ore o lezioni, che andranno a scalare ogni volta che verrà inserita la presenza o un’assenza ingiustificata.

Lo studente o il suo tutore avrà quindi sempre a disposizione nell’App le ore rimanenti, quindi il proprio credito residuo.
Successivamente, la segreteria potrà rinnovare il pacchetto, o un pacchetto differente, in pochi semplici passaggi.

Autonomia dei docenti

Docente per docente, corso per corso, potrai delegare opzionalmente alcune attività, come ad esempio la programmazione di nuove lezioni nel caso dei corsi flessibili, lo spostamento e l’annullamento delle lezioni.
In ogni caso, la segreteria riceverà notifica immediata di un azione effettuata da un docente.

Questa possibilità è molto comoda per quelle scuole che, tipicamente per le lezioni frontali, lasciano gestire queste attività quotidiane ai docenti, o solo ad alcuni docenti.

Notifiche e comunicazioni

 

Le notifiche automatiche possono essere attivate a piacimento della scuola, impostando anche tempi e modalità.
Oltre all’invio automatizzato del timetable ai docenti, è ad esempio possibile impostare una serie di reminder automatici agli studenti e ai tutori per ricordare il pagamento in scadenza o scaduto. In tal caso si potrà scegliere quante notifiche inviare, con quale frequenza, il testo del messaggio e così via.

In altre circostanze, invece, effettuando un’operazione ad esempio nel calendario, si può decidere se inviare notifica contestuale all’operazione, per informare le persone interessate dalla modifica o cambiamento. Classico il caso di una lezione che viene spostata o semplicemente programmata ex novo, nel caso dei corsi flessibili.

Quando invece la scuola vuole inviare una comunicazione ad un certo pubblico di utenti, ad esempio a tutte le persone di un corso o a tutti i docenti, potrà farlo dalla sezione di invio messaggi del sistema, filtrando il pubblico e scrivendo il testo da inviare o utilizzando un modello esistente, e selezionando il canale della comunicazione, notifica push su App, e-mail e SMS.

 

 

Iscrizioni e pre-iscrizioni

Tramite un comodo pannello, la segreteria potrà iscrivere o pre-iscrivere gli studenti ai corsi.
La procedura di iscrizione è molto flessibile e consentirà quindi di gestire al meglio ogni singola procedura, in base alla singola persona.
Si potranno gestire i costi di iscrizione, di frequenza e di eventuali beni o servizi complementari ai corso (ad esempio libri). Si potranno gestire acconti, sconti, rateizzazioni e avviare così il flusso amministrativo.

  • Iscrizione
    In questo caso, lo studente viene effettivamente inserito in un corso di gruppo esistente, oppure viene creato il suo corso individuale che potrà essere poi programmato, in automatico in caso di corso regolare, o volta per volta nel caso del flessibile.
  • Pre-iscrizione
    in questo caso, invece, non avviene subito l’iscrizione reale al gruppo o al corso individuale, bensì lo studente viene associato alla tipologia di corso (ad esempio: corso english kids oppure pacchetto 10 ore B2). Successivamente, da un pannello dedicato, la segreteria potrà avviare i corsi in base al numero di pre-iscrizioni ricevuto nel precedente periodo, così come in base al livello di ingresso degli studenti o alle preferenze in termini di giorni e orario degli studenti.
Offerte economiche

Il sistema dispone di una gestione molto evoluta delle offerte commerciali, che potranno essere generate sia verso privati che aziende.
Tramite apposita sezione di configurazione, si possono creare più modelli di offerta (privati, piccole aziende, grandi aziende, PA, ecc.) e personalizzarle inserendo a piacimento nuove sezioni e paragrafi, oltre ovviamente ai servizi offerti, costi, tempi e modalità di pagamento.

Ogni offerta generata dal modello, potrà poi essere inviata con un click al destinatario, successivamente revisionata ed infine convertita in un ordine di acquisto, il quale andrà poi a generare i gruppi di lavoro e a far scaturire il flusso di fatturazione, in base a quanto indicato nell’offerta.

Flusso fatturazione aziendale

Nel caso dei cosi business aziendali, tipicamente il flusso della fatturazione può è diverso dai corsi privati.
In ScuolaSemplice si può accedere a più tipologie di fatturazione:

  1. fatturazione forfettaria, in base a come è stata accettata l’offerta economica sempre generata dal sistema
  2. a corsi, a ore o a persone
  3. in modo progressivo, in base all’avanzamento del corso (ad esempio, 30% a inizio corso, 40% a metà corso, saldo a fine corso)
  4. a ore consuntive, in questo caso il sistema andrà a verificare le ore erogate per l’azienda cliente da inserire in fattura

In ogni caso, il sistema genererà in automatico la bozza di fattura per l’azienda cliente, lasciando la possibilità all’amministrazione di modificare i costi, sconti, le diciture delle righe di fattura prima di procedere all’invio.

Livelli di apprendimento

Per ogni lingua insegnata, il sistema consente di inserire i relativi livelli ufficiali di apprendimento.
Non solo, tali livelli ufficiali possono essere collegati a livelli interni, i quali possono inoltre essere collegati a libri e capitoli.
In questo modo, quando il docente indicherà che nella lezione è stato svolto un certo capitolo o trattato un certo argomento, questo sarà collegato ad uno specifico livello interno e di conseguenza ai livelli ufficiali.

Sia i corsi che gli studenti potranno quindi avere un livello di partenza o di ingresso e un livello di destinazione o raggiunto.
Tutte queste informazioni, insieme a quelle di presenza e anagrafiche, potranno essere stampate in attestati finali o progress report.

Reportistica

Il sistema consente di gestire dei report personalizzati in base ad ogni necessità, sia di tipo didattico che amministrativo.
Tipicamente, sarà possibile caricare a sistema i modelli (doc, odt, xls) di documenti come ad esempio l’attestato di fine corso, che potrà successivamente essere generato in automatico dal sistema, con tutti i relativi dati anagrafici, le caratteristiche del corso frequentato, il livello raggiunto.

Un altro report d’interesse è il progress report a livello di gruppo di lavoro, molto interessante da inviare all’azienda cliente che ha commissionato i corsi alla scuola.

Più in generale, il sistema può generare qualsiasi tipo di report, anche a livello amministrativo, come ad esempio un estratto conto del singolo corso, delle lettere d’incarico per i docenti, fogli di calcolo riservati alla direzione della scuola.

Beni e servizi

Tipicamente, la scuola di lingue può gestire anche altri beni e servizi complementari alla didattica e ai corsi.
Ad esempio, l’iscrizione ad un corso potrebbe essere corredata dalla vendita di uno o più libri di testo, oppure il costo di iscrizione ad un esame.

Non solo, la scuola potrebbe anche offrire servizi scollegati dalla didattica, ad un qualsiasi cliente, come ad esempio traduzioni, interpretariato, soggiorni studio e così via.

Anche in questo caso, sarà possibile caricare a sistema il listino di tutti i beni e servizi offerti che potranno quindi essere associati a studenti o clienti.

Trasferte dei docenti

Tipicamente previste per i corsi presso le sedi delle aziende clienti, in caso queste non vengano forfettizzate o assorbite nel costo del corso potranno essere calcolate dal sistema e indicate in automatico come voce separata nella fattura del cliente.

Allo stesso modo potranno essere accreditate ai docenti, insieme ai compensi maturati per le lezioni tenute.

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