Gestione Completa degli Eventi Accademici
ScuolaSemplice Orienta: La Soluzione per gli eventi del Tuo Istituto
Dalla registrazione alle statistiche, scopri come ottimizzare l’organizzazione degli eventi accademici e di orientamento con strumenti avanzati e personalizzabili.
Registrazione Semplificata
Facilita l’iscrizione con moduli online integrati e personalizzabili.
Monitoraggio Accessi
Controlla in tempo reale le presenze con il sistema di check-in/check-out.
Attestati Automatizzati
Genera e invia certificati di partecipazione personalizzati.
Report & Statistiche
Leggi i dati degli eventi e le preferenze degli utenti.
Un sistema cloud per gestire tutto il ciclo degli eventi accademici
Processo di Registrazione
Il sistema offre diverse modalità di registrazione, garantendo flessibilità e adattabilità a qualsiasi tipologia di evento.
Gli organizzatori possono creare form online personalizzabili, integrabili direttamente nel sito web dell’evento o condivisibili tramite link dedicati. Questi moduli possono includere campi configurabili per raccogliere informazioni specifiche sui partecipanti, come nome, email, numero di telefono o preferenze particolari.
Per eventi con un numero elevato di iscritti, il sistema permette il caricamento massivo dei dati tramite file CSV o altri formati, riducendo il tempo necessario per la registrazione manuale. Tutte le iscrizioni vengono automaticamente sincronizzate e organizzate all’interno della piattaforma, garantendo una gestione semplice e senza errori. Inoltre, per coloro che non si sono registrati in anticipo, è disponibile l’iscrizione last minute, che consente di registrarsi direttamente all’ingresso tramite scansione di un QR code o postazioni dedicate.
Questa funzione è particolarmente utile per eventi con accesso libero o con una gestione flessibile degli ingressi. Grazie a queste soluzioni, il processo di registrazione diventa veloce, intuitivo e perfettamente adattabile alle esigenze di ogni evento.
Configurazione dell'Evento
La configurazione dell’evento è altamente flessibile e permette di adattarsi a qualsiasi esigenza organizzativa.
Attraverso un’interfaccia intuitiva, gli organizzatori possono inserire titoli, descrizioni, immagini, orari, sedi e dettagli specifici per ogni evento o sessione. Il sistema genera automaticamente un QR code univoco, che può essere utilizzato sia per l’intero evento che per singole sessioni, seminari o workshop all’interno dello stesso. Questa funzionalità consente un monitoraggio estremamente dettagliato, permettendo di tracciare non solo la partecipazione generale, ma anche la presenza a specifiche attività.
Grazie a questo livello di precisione, l’istituto o l’organizzazione può raccogliere dati accurati sulle preferenze e sui comportamenti dei partecipanti, analizzando quali sessioni abbiano registrato maggiore affluenza e individuando eventuali trend. Queste statistiche si rivelano fondamentali per migliorare l’organizzazione di eventi futuri, ottimizzando l’offerta formativa e affinando la gestione delle risorse.
Il sistema garantisce, quindi, non solo un controllo efficiente degli accessi, ma anche una visione strategica basata su dati reali e dettagliati, facilitando il processo decisionale per eventi successivi.
ScuolaSemplice ORIENTA può essere attivo e operativo in pochi giorni.
PIN e Comunicazioni Automatiche
Il sistema permette la generazione e l’invio massivo dei PIN univoci per ogni partecipante, garantendo un accesso rapido e sicuro all’evento.
Una volta completata la registrazione, ogni utente riceverà automaticamente un’email personalizzata, basata su un modello configurabile, contenente il PIN di accesso e tutte le informazioni utili. L’email verrà inviata direttamente dall’indirizzo mittente dell’istituto, precedentemente configurato nel sistema, mantenendo così un’identità istituzionale chiara e professionale.
Per garantire un’alta partecipazione e ridurre le assenze, il sistema offre anche la possibilità di inviare reminder personalizzati, programmabili a intervalli specifici nei giorni che precedono l’evento.
Questi promemoria possono includere dettagli aggiuntivi, come orari, sedi e istruzioni per il check-in, assicurando che i partecipanti abbiano tutte le informazioni necessarie al momento giusto.
Grazie a questa gestione automatizzata ed efficace delle comunicazioni, gli organizzatori possono ridurre il rischio di disguidi e migliorare l’esperienza complessiva degli utenti.
Gestione degli Accessi
Check-in e Check-out Efficiente
Il sistema di Check-in e Check-out è progettato per essere veloce, intuitivo e affidabile, senza la necessità di scaricare un’app dedicata. I partecipanti possono effettuare l’accesso semplicemente scansionando il QR code dell’evento con la fotocamera del proprio smartphone e inserendo un PIN personale ricevuto via email al momento della registrazione. Questo garantisce un’identificazione sicura e un flusso di ingressi rapido, riducendo code e attese. Inoltre, il sistema è dotato di una gestione avanzata delle eccezioni, permettendo agli operatori di verificare manualmente l’accesso in caso di problemi, come dimenticanza del PIN, errori di registrazione o malfunzionamenti del dispositivo. La piattaforma consente di monitorare in tempo reale le presenze e di registrare automaticamente gli orari di ingresso e uscita, garantendo un controllo preciso e senza intoppi. Grazie a questa soluzione, il processo di check-in e check-out diventa efficiente, sicuro e adattabile a qualsiasi evento.
CHECK-IN e CHECK-OUT
Quando l’utente arriva all’evento, può effettuare il check-in semplicemente inquadrando il QR code con la fotocamera del proprio smartphone, senza bisogno di installare un’app dedicata. Una volta scansionato il codice, il dispositivo riconosce automaticamente il link associato e apre una pagina web dedicata, che guida l’utente attraverso il processo di accesso.
A questo punto, viene richiesto di inserire il proprio PIN personale, ricevuto via email al momento della registrazione. La pagina di inserimento del PIN e di conferma può essere completamente personalizzata per ogni istituto e per ogni evento, consentendo agli organizzatori di adattarne il design, i testi e gli elementi grafici per mantenere un’identità visiva coerente.
Dopo la conferma, il sistema verifica le credenziali e mostra un feedback immediato sull’esito del check-in. Se l’accesso è riuscito, l’utente visualizza un messaggio di conferma con i dettagli dell’evento, l’orario di ingresso registrato e, se previsto, eventuali informazioni aggiuntive come l’aula o la sala assegnata.
Per aumentare il livello di sicurezza, è possibile integrare ulteriori metodi di verifica, oltre al PIN. Ad esempio, il sistema può richiedere all’utente di selezionare le proprie iniziali (nome e cognome) tra alcune opzioni generate automaticamente, riducendo il rischio di accessi non autorizzati.
In caso di problemi, come un PIN errato o un QR code non valido, l’utente riceve un messaggio di errore chiaro e dettagliato, con suggerimenti per risolvere la situazione, come verificare l’email ricevuta o rivolgersi a un operatore per assistenza. Inoltre, il sistema supporta un flusso di gestione delle eccezioni, permettendo agli organizzatori di verificare manualmente gli accessi e garantire un ingresso fluido anche in caso di imprevisti.
Grazie a questa procedura intuitiva e immediata, il processo di check-in è semplice, veloce e sicuro, assicurando agli utenti un’esperienza fluida e agli organizzatori un monitoraggio in tempo reale degli accessi.
Attestati di partecipazione
Il sistema consente una gestione automatizzata degli attestati di partecipazione, garantendo un processo semplice ed efficiente per gli organizzatori. Gli attestati sono completamente personalizzabili, sia nel layout grafico che nelle informazioni da visualizzare, grazie all’uso di segnaposti dinamici. Questi permettono di inserire automaticamente dettagli come il nome del partecipante, il titolo dell’evento, la data, la durata effettiva della presenza e altre informazioni rilevanti, adattandosi alle esigenze specifiche di ogni istituto o organizzazione.
Una volta generati, gli attestati possono essere inviati automaticamente a tutti gli utenti idonei tramite email, senza necessità di intervento manuale. Inoltre, per garantire che gli attestati vengano rilasciati solo a chi ha effettivamente partecipato, è possibile impostare soglie minime di presenza basate sugli orari di check-in e check-out registrati nel sistema. Questo significa che un attestato verrà rilasciato solo se l’utente ha frequentato almeno una percentuale minima dell’evento, assicurando un monitoraggio accurato e una certificazione attendibile.
Grazie a questa automazione, il sistema non solo semplifica la gestione amministrativa, ma garantisce anche un processo trasparente e affidabile, assicurando che gli attestati vengano emessi solo agli utenti che hanno realmente preso parte all’evento, con criteri verificabili e tracciabili.
Monitoraggio e Statistiche
Il sistema offre un monitoraggio degli accessi in tempo reale, accessibile tramite un pannello web interattivo che permette agli organizzatori di visualizzare dettagli precisi sugli ingressi e sulle uscite. Ogni accesso viene registrato con ora esatta di check-in e check-out, consentendo di calcolare automaticamente i tempi di permanenza globali e, se l’evento è suddiviso in più sessioni, anche la durata della presenza per ciascuna attività. Questo livello di dettaglio consente di avere una panoramica chiara e immediata della partecipazione e del flusso di persone durante l’evento, permettendo di intervenire prontamente in caso di necessità, come il sovraffollamento di alcune aree o la gestione di eventuali assenze.
Oltre alla visualizzazione in tempo reale, il sistema consente di scaricare report dettagliati, con dati strutturati e facilmente leggibili. Gli organizzatori possono analizzare informazioni fondamentali come il numero totale di partecipanti, i picchi di affluenza, la durata media della permanenza e le sessioni più gettonate. Grazie a questi dati, è possibile individuare trend e modelli di comportamento utili per ottimizzare la programmazione di eventi futuri, migliorando l’organizzazione logistica e adattando l’offerta formativa alle reali preferenze dei partecipanti. Con questi strumenti avanzati di analisi e reportistica, il sistema non solo semplifica la gestione degli accessi, ma fornisce anche un potente strumento decisionale basato su dati concreti.
