Un sistema intuitivo ed accessibile per la completa automazione delle iscrizioni e del flusso amministrativo.
Dalla compilazione dei moduli di iscrizione online, pagamenti online e firma elettronica, fino all’invio della fattura o ricevuta.
Un sistema intuitivo ed accessibile per la completa automazione delle iscrizioni e del flusso amministrativo.
Dalla compilazione dei moduli di iscrizione online, pagamenti online e firma elettronica, fino all’invio della fattura o ricevuta.
Cosa è SchoolSign.
E a chi è dedicato.
Come Funziona, in generale
Anagrafiche: Il sistema gestisce le anagrafiche di allievi e genitori, che possono essere personalizzate con campi di vario tipo; testo, tendine, checkbox, date, documenti e così via.
Form di iscrizione: potrai disegnare i moduli di iscrizioni ai corsi ed alle classi o ad altre attività formative, per rendere autonomi gli studenti o le famiglie nelle iscrizioni.
Contratto di iscrizione: il sistema genererà automaticamente in contratto di iscrizione già compilato con tutti i dati previsti, pronto per essere firmato. Firma elettronica: l’allievo o il genitore potrà firmare elettronico, in modo comodo e con valore legale, evitando stampe e scansioni.
Pagamenti online: i moduli di iscrizione possono includere metodi di pagamento online, come carta di credito e PayPal.
Piani di pagamento: le rate con i relativi importi e scadenze, potranno essere generate in automatico nel momento stesso dell’iscrizione online.
Promemoria di pagamento: il sistema potrà inviare dei reminder di pagamento automatici, tramite push, SMS ed email, in modo totalmente personalizzato dalla scuola.
Riconciliazione automatica: per chiudere in automatico le posizioni debitorie, anche quando il pagamento viene effettuato tramite bonifico bancario.
Generazione documenti fiscali: il sistema creerà automaticamente le ricevute o le fatture e provvederà, sempre in automatico, all’invio della copia di cortesia all’utente ed alla trasmissione dell’XML al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate.
Report: estrapola in un click stampe e report riguardo le iscrizioni, i pagamenti, il fatturato oppure tracciati da importare in altri sistemi.
Richiedi informazioni
I Moduli di iscrizione online
Disegna i moduli di iscrizione online
Crea in pochi semplici passi i moduli di iscrizione alle classi o ad altre attività della scuola. Personalizza le sezioni, i campi da compilare e la grafica. Collega alle form i contratti di iscrizione, i gateway di pagamneto online e la firma elettronica otp.
Studente o genitore: per abilitare la possibilità di iscrizione degli alunni da parte di un genitore, la cui anagrafica sarà inserita a sistema insieme a quella del figlio/a.
Campi personalizzati: per creare qualsiasi tipo di campo aggiuntivo da esporre nel modulo di iscrizione, come campi di testo, tendine, checkbox, date, caricamento documenti. Ogni campo potrà essere posizionato dove vuoi e reso obbligatorio.
Campi concatenati e condizionali: per agevolare al massimo la compilazione dei moduli di iscrizione è possibile gestire dei comportamenti dinamici del form, concatenando i campi o visualizzandoli in funzione delle scelte fatte dall’utente.
Personalizzazione grafica: imposta le sezioni per dividere le tipologie dei campi, scegli i colori di sfondo e dei pulsanti, inserisci il logo della scuola. Contratti: ogni modulo di iscrizione può essere collegato ad un modello di contratto diverso; il contratto verrà quindi generato in automatico, già compilato con tutti i dati previsti, pronto per essere firmato e archiviato a sistema.
Pagamenti online: i moduli di iscrizioni possono prevedere il pagamento contestuale tramite carta di credito o PayPal. I metodi di pagamento online potranno essere facoltativi oppure resi obbligatori, ad esempio per il pagamento di piccoli importi.
Piani di pagamento: la segreteria ha la possibilità di collegare uno o più piani di pagamento al modulo di iscrizione online, i quali verranno visualizzati nella form. L’utente potrà quindi consultarli e, se previsto, scegliere il piano di pagamento preferito. Ad esempio, un costo di iscrizione annuale potrebbe avere un piano di pagamento in due, in tre o in quattro rate, ognuna con scadenze e importi predeterminati. Al completamente della procedura, la scuola riceverà un ordine di iscrizione con tutte le informazioni già preimpostate.
Firma elettronica OTP: il contratto di iscrizione automaticamente generato dal sistema, potrà essere firmato elettronicamente (tramite firma OTP con valore legale) per evitare di stampare, scansionare il documento ed archiviarlo rapidamente a sistema, come allegato dell’ordine di iscrizione ricevuto.
Contratti e firma elettronica
Firma elettronica OTP
per consentire agli utenti di firmare con valore legale in tutta comodità, evitando di stampare carta e digitalizzando la contrattualistica della scuola.
Valore legale: la firma elettronica rafforzata utilizza il codice otp (one time password) per il riconoscimento del firmatario e rappresenta la migliore soluzione in termini di sicurezza e semplicità di utilizzo per gli utenti.
Istantaneità di utilizzo: l’utente potrà ricevere il documento direttamente sul proprio smartphone e potrà firmare in pochi secondi disegnando la propria firma con il dito oppure scorrendo orizzontalmente il pulsante (swipe).
Digitalizzazione dei documenti: qualsiasi documento come un contratto di iscrizione, una lettera di incarico o un certificato può essere firmato elettronicamente, inviato e archiviato in modo informatizzato, senza la necessità di stampare o scansionare.
Generazione dei contratti
per generare in automatico i contratti di iscrizione ai corsi, alle classi o ad altre attività, completamente personalizzabili ed auto-compilati, pronti per essere firmati elettronicamente, quindi archiviati.
La contrattualistica dell’istituto potrà essere rapidamente informatizzata, utilizzando i modelli di contratto (così come altri documenti) correnti. Tramite un meccanismo basato sulle variabili di modello, il sistema potrà auto-compilare il documento con tutte le informazioni previste, come i dati anagrafici dello studente e del tutore legale, le informazioni relative al servizio acquistato, piani di pagamento e così via.
Ovviamente una variabile di modello è dedicata per la firma elettronica, che quindi potrà essere apposta dalla persona anche in più punti del documento.
Pagamenti online e piani di pagamento automatici
Pagamenti online
Consenti agli utenti di effettuare i pagamenti online, tramite carta di credito o PayPal.
Studenti e famiglie potranno effettuare il pagamento direttamente dal modulo di iscrizione (ad esempio per un acconto o una quota di iscrizione/associazione) oppure dal proprio account (sia da portale web che su App per smartphone) per pagamenti successivi all’iscrizione.
Piani di pagamento automatici
Ogni iscrizione online potrà essere associata ad un piano di pagamento predefinito, che individuerà il numero delle rate previste, gli importi e le date di scadenza.
Tutte queste informazioni saranno automaticamente inserite nell’ordine di iscrizione dell’utente e saranno visibili dall’utente stesso dal proprio account, anche nell’App.
Promemoria di pagamento automatici
Imposta delle notifiche per gli utenti per ricordare loro la scadenza di una rata. Potrai scegliere quante notifiche inviare, quando inviarle, il contenuto della comunicazione ed il canale di invio: push su App, e-mail ed SMS.
IBAN Virtuali e riconciliazione automatica dei pagamenti
Tramite la partnership con Banca Sella e Fabrick, con SchoolSign potrai riconciliare in automatico tutti i pagamenti ricevuti tramite bonifico bancario.
Assegnazione IBAN virtuale
Il sistema assegnerà un IBAN virtuale univoco ad ogni studente o famiglia. Tutti gli IBAN virtuali generati saranno collegati all’IBAN primario della scuola.
L’IBAN virtuale univoco sarà così assegnato per tutta la durata dell’utente presso la scuola e gli verrà indicato automaticamente nei contratti di iscrizione, nei promemoria di pagamento, nell’App ed in ogni circostanza utile.
Riconciliazione automatica pagamenti
Ogni volta che un utente effettuerà un pagamento tramite l’IBAN virtuale assegnato, il sistema riconoscerà la transazione ed andrà a chiudere automaticamente la posizione debitoria.
Sarà inoltre possibile personalizzare la notifica automatica di avvenuto pagamento all’utente, ad esempio per dare conferma di chiusura della rata e per ringraziare del pagamento ricevuto.
Fatture e Ricevute
Automatizza l’invio dei documenti fiscali
Il documento fiscale emesso potrà così essere inviato al destinatario come allegato di una mail configurabile ed in ogni caso sarà sempre disponibile nella sezione dei documenti amministrativi dell’App dello studente o del genitore.
Fattura elettronica
Nel caso in cui la scuola sia soggetta alla fatturazione elettronica, quindi alla trasmissione delle fatture al sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate, potrà essere attivato il relativo modulo della fatturazione elettronica integrato, che consente di inviare e di ricevere le fatture elettroniche dal sistema.
Estrazioni, report e statistiche
REPORT & STATISTICHE INTERNE
Tramite il sistema puoi consultare e leggere in ogni momenti i dati, sia tramite grafici sia scaricando i relativi excel. Potrai ad esempio verificare e comparare le iscrizioni, il fatturato generato, incassato e da incassare nel periodo tempo.
REPORT PER SISTEMI ESTERNI
Il sistema può generare dei tracciati personalizzati che potranno essere scaricati e ricaricati su sistemi esterni, ad esempio software gestionali di contabilità.
APP per alunni e famiglie
L’App per dispositivi mobili iOS e Android consente a studenti e famiglie di consultare in ogni momento le iscrizioni, lo stato dei pagamenti, di ricevere notifiche automatiche o comunicazioni estemporanee, di caricare o scaricare documenti.
Notifiche Push: per inviare notifiche automatizzate riguardo la scadenza delle rette o comunicazioni di servizio ad un pubblico filtrabile (ad esempio, per corso o per classe).
Pagamenti online: se abilitati, alunni e genitori potranno pagare le rette direttamente dall’App, tramite carta di credito o PayPal.
Documenti: per caricare documenti personali, come la carta di identità o un certificato medico, oppure per scaricare documenti inviati dalla scuola, come ricevute, fatture, circolari ecc.
Shop online: per l’acquisto e il pagamento di eventuali beni e servizi o altre attività messe a disposizione dalla scuola.
Contatta il nostro staff
Per ricevere tutte le informazioni tecniche e commerciali e prenotare un meeting di approfondimento.
Domande frequenti
E’ possibile provare il sistema?
Indicandoci i riferimenti della tuo istituto tramite il modulo sopra, potremo inviarti i riferimenti per vedere un sistema DEMO e provare un’iscrizione come se fossi uno studente. Inoltre, potrai schedulare un meeting con il nostro staff per approfondire ogni aspetto di interesse e fugare qualsiasi dubbio.
Quanto costa il sistema?
Il costo del sistema è variabile in base ad alcuni parametri, come ad esempio una fascia indicativa di utenti studenti, la tipologia di istituto e i moduli attivi. Ti invitiamo pertanto a contattarci affinché possiamo formulare un’offerta dedicata alla tua scuola.
Parlando più in generale, vi è un costo iniziale una tantum che copre la fase di avviamento (configurazione e formazione) erogata tramite meeting online, ed un canone di servizio (mensile o annuale) che comprende il servizio stesso, l’assistenza tecnica, il backup quotidiano dei dati, gli aggiornamenti evolutivi.
Si devono acquistare tutte le funzionalità?
Non è necessario acquistare tutti i moduli disponibili; ad esempio, si potrebbe decidere di non attivare il modulo della fatturazione elettronica integrata, nel caso in cui la scuola non sia soggetta oppure utilizzi già un sistema per la trasmissione delle fatture allo SdI. Così come si potrebbe scegliere di non attivare la firma elettronica otp, anche se è uno degli aspetti principali di tutto il sistema!
Qual’ è la modalità di erogazione del sistema?
Il sistema viene erogato nella modalità SaaS (Software as a Service), di conseguenza l’installazione del cliente è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso ad internet tramite le proprie credenziali personali.
Come avviene la configurazione e la messa in opera del sistema?
Una volta acquistato il servizio, ogni cliente avrà a disposizione dei meeting di training online con il nostro staff per arrivare in breve tempo ad un utilizzo pieno e confidente del sistema. Ogni training potrà essere prenotato in autonomia dal cliente tramite un apposito calendario. In ogni sessione potranno essere affrontati diversi argomenti, come la configurazione generale del sistema, la personalizzazione dei modelli di contratto, il supporto all’importazione dei dati, la formazione all’utilizzo in generale.
Come viene fornito il supporto?
L’assistenza tecnica è parte integrante del servizio e viene pertanto fornita per tutta la durata dello stesso. In funzione della priorità e della tipologia della richiesta di assistenza, vi sono diversi canali da utilizzare, come la wiki interna al sistema, la chat di supporto in tempo reale, il portale di ticket ed il supporto telefonico. Per ulteriori informazioni sul servizio di assistenza puoi consultare questa pagina.
E’ possibile provare il sistema?
Indicandoci i riferimenti della tuo istituto tramite il modulo sopra, potremo inviarti i riferimenti per vedere un sistema DEMO e provare un’iscrizione come se fossi uno studente. Inoltre, potrai schedulare un meeting con il nostro staff per approfondire ogni aspetto di interesse e fugare qualsiasi dubbio.
Quanto costa il sistema?
Il costo del sistema è variabile in base ad alcuni parametri, come ad esempio una fascia indicativa di utenti studenti, la tipologia di istituto e i moduli attivi. Ti invitiamo pertanto a contattarci affinché possiamo formulare un’offerta dedicata alla tua scuola.
Parlando più in generale, vi è un costo iniziale una tantum che copre la fase di avviamento (configurazione e formazione) erogata tramite meeting online, ed un canone di servizio (mensile o annuale) che comprende il servizio stesso, l’assistenza tecnica, il backup quotidiano dei dati, gli aggiornamenti evolutivi.
Si devono acquistare tutte le funzionalità?
Non è necessario acquistare tutti i moduli disponibili; ad esempio, si potrebbe decidere di non attivare il modulo della fatturazione elettronica integrata, nel caso in cui la scuola non sia soggetta oppure utilizzi già un sistema per la trasmissione delle fatture allo SdI. Così come si potrebbe scegliere di non attivare la firma elettronica otp, anche se è uno degli aspetti principali di tutto il sistema!
Qual’ è la modalità di erogazione del sistema?
Il sistema viene erogato nella modalità SaaS (Software as a Service), di conseguenza l’installazione del cliente è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso ad internet tramite le proprie credenziali personali.
Come avviene la configurazione e la messa in opera del sistema?
Una volta acquistato il servizio, ogni cliente avrà a disposizione dei meeting di training online con il nostro staff per arrivare in breve tempo ad un utilizzo pieno e confidente del sistema. Ogni training potrà essere prenotato in autonomia dal cliente tramite un apposito calendario. In ogni sessione potranno essere affrontati diversi argomenti, come la configurazione generale del sistema, la personalizzazione dei modelli di contratto, il supporto all’importazione dei dati, la formazione all’utilizzo in generale.
Come viene fornito il supporto?
L’assistenza tecnica è parte integrante del servizio e viene pertanto fornita per tutta la durata dello stesso. In funzione della priorità e della tipologia della richiesta di assistenza, vi sono diversi canali da utilizzare, come la wiki interna al sistema, la chat di supporto in tempo reale, il portale di ticket ed il supporto telefonico. Per ulteriori informazioni sul servizio di assistenza puoi consultare questa pagina.
