Oggi molte scuole, accademie e istituti formativi utilizzano ancora mezzi manuali e cartacei per la gestione didattica ed amministrativa e per l’operatività quotidiana. L’esperienza accumulata in anni di lavoro consente loro infatti di gestire in modo efficiente la scuola anche se, complice magari l’aumentare delle iscrizioni e le nuove aspettative degli utenti, il dispendio di tempo, energia e risorse richiesto è sempre maggiore.
Sono molte infatti le sfide che ogni giorno una scuola affronta: la pianificazione del calendario dei corsi, la registrazione delle presenze e delle assenze, lo spostamento delle lezioni o le sostituzioni, le comunicazioni verso docenti e iscritti, la riscossione dei pagamenti, sono solo alcune delle attività che possono essere molto impegnative, oltre che a rischio di errore. Per non parlare dei periodi “caldi” come ad esempio l’inizio del nuovo anno accademico, dove si deve far fronte ad una mole di iscrizioni ai corsi, magari gestite in modo personalizzato per ciascun allievo.
Proprio per questo è diventato importante l’utilizzo di un software per la gestione della scuola che vada ad aumentare l’efficienza, riducendo il tempo speso e gli sforzi.
E i benefici non saranno solo di carattere organizzativo ed operativo: un sistema informatico dedicato alla scuola può diventare anche una vetrina verso l’esterno ed un mezzo importante per la comunicazione e condivisione delle attività e delle iniziative dell’istituto.
Ecco quindi di seguito l’elenco dei dieci motivi per cui ogni scuola dovrebbe dotarsi di un sistema di gestione informatizzato:
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Accessibilità e sicurezza: Un software gestionale cloud per scuole consente a tutti gli utenti di collegarsi in ogni momento, da ogni luogo e da qualsiasi dispositivo collegato ad internet. L’amministrazione e la segreteria avranno così la possibilità di consultare e operare anche da casa o comunque quando non sono presso l’istituto. I docenti possono in ogni momento verificare l’orario delle proprie lezioni, anche da smartphone, e registrare in tempo reale le presenze anche se si trovano in sedi distaccate. Iscritti e tutori responsabili (ad esempio genitori degli allievi) avranno sempre sotto mano l’agenda e lo storico delle lezioni, lo stato dei pagamenti e potranno ricevere comunicazioni istantanee dalla segreteria della scuola, ad esempio riguardo le prossime lezioni oppure eventi e iniziative.
Ma il fatto che il software venga erogato “in cloud”, quindi attraverso internet, porta con sé anche dei vantaggi a livello di sicurezza e affidabilità. Al contrario dei programmi che si installano sul PC o anche su hardware dedicato ubicato presso la scuola, un sistema cloud è ospitato in strutture attrezzate (Data Center) in cui tutte le risorse necessarie per garantire la continuità di servizio (ad esempio banda internet, energia elettrica, risorse umane) sono garantite e sovrabbondanti. Ma soprattutto, un sistema cloud evoluto è programmato per effettuare dei backup temporizzati per cui è impossibile perdere i dati, ed anche in caso di guasto si potrà ripristinare il servizio in tempi molto rapidi.
Un servizio cloud, infine, è costantemente manutenuto, assistito e aggiornato e tutte queste operazioni possono essere fatte in qualsiasi momento, in modo del tutto trasparente per gli utenti che utilizzano il servizio.
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Archiviazione dei dati: Con il passare degli anni, la mole di dati a disposizione delle strutture scolastiche diventa sempre più grande ed è sempre difficoltoso mantenere un archivio ben strutturato, affinchè i dati possano essere riutilizzati in modo semplice. Senza considerare poi che questi dati dovranno essere copiati in più posti per evitare che vengano perduti solo perché si guasta un computer o un hard disk. Con un sistema di gestione cloud della scuola i dati inseriti con il passare del tempo saranno sempre a disposizione dell’amministrazione, archiviati in modo totalmente sicuro. Non solo, i dati vengono mantenuti in modo strutturato per cui sarà possibile in ogni momento utilizzarli, ad esempio per verificare lo storico degli iscritti, per effettuare statistiche comparative tra gli anni didattici, per gestire e verificare le relazioni tra gli utenti o per inviare comunicazioni e promozioni.
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Efficienza organizzativa: E’ noto che la gestione dei corsi e delle classi di una scuola, specie ad inizio anno, è un’attività complessa, che deve tenere conto di diversi fattori: le disponibilità delle aule e dei docenti, le richieste degli iscritti, vecchi e nuovi. Incastrare tutto, a volte, può essere difficile e può richiedere tanto tempo ed energia; ed è qui che un sistema per la gestione della scuola può dare un grande supporto sia in fase di creazione e pianificazione dei corsi, sia nelle iscrizioni. Un gestionale web per la scuola consente infatti di pianificare i corsi in modo assistito, ad esempio controllando che aule e docenti non vadano a sovrapporsi e con l’aiuto di un’interfaccia chiara e semplice.
Anche durante l’anno accademico, nel regolare svolgimento delle lezioni, il software per la scuola consente una migliore organizzazione, ad esempio per spostare le lezioni, tenere traccia delle presenze, mantenere aggiornati gli iscritti e i tutori tramite notifiche automatizzate e comunicazioni massive.
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Efficienza amministrativa: Ma un sistema di gestione di una scuola deve obbligatoriamente essere dotato anche di tutti gli aspetti amministrativi, finanziari e contabili: solo in questo caso si potrà parlare di un vero e proprio sistema ERP per la scuola. Tramite il software sarà quindi possibile associare i prezzi ai singoli corsi e gestire le quote di iscrizione o associative. Si potranno definire delle offerte cumulative e un listino prezzi di altri beni e servizi, magari complementari alla didattica.
Un software di amministrazione della scuola ha inoltre a disposizione lo scadenzario dei pagamenti (ad esempio le rette degli studenti), e andrà a calcolare in modo automatico i compensi dei docenti in base alla loro retribuzione ed alle lezioni effettivamente tenute. Infine, si potranno generare e stampare (o inviare per email) ricevute e fatture, tenere il registro delle entrate ed uscite ed esportare i dati fiscali periodicamente.
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Condivisione e trasparenza: Come abbiamo visto anche in un punto precedente, il software cloud per le scuole dovrà avere un accesso multi-livello (ad esempio, segreteria didattica, amministrazione ecc…) e darà la possibilità ai propri docenti e iscritti di collegarsi in ogni momento alla scuola. In questo contesto, tutti i dati inseriti (ad esempio le presenze o i pagamenti) saranno a disposizione in tempo reale da tutti gli utenti, che potranno consultarli come e quando vogliono. Un modo di operare che porta con sè due grandi benefici: in primo luogo la trasparenza, per cui ognuno avrà sempre a disposizione le informazioni che lo riguardano, diminuendo (o evitando proprio) quelle contestazioni e reclami spesso presenti nelle scuole, magari riguardo le presenze su lezioni svolte settimane prima.
In secondo luogo, ma non meno importante, la possibilità della scuola di condividere con tutti i propri utenti qualsiasi tipo di evento o iniziativa, dimostrando di essere una scuola al passo con i tempi, e così facendo…
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Aumentare il coinvolgimento: esatto! La condivisione delle informazioni e delle esperienze è il miglior modo per coinvolgere le persone e fidelizzarle. Una scuola chiusa su se stessa che non parla alle persone è una scuola che forse non avrà molto successo. Per questo il software di gestione deve necessariamente avere tutte quelle accortezze per migliorare l’esperienza dei propri utenti, aumentandone quindi il coinvolgimento e di conseguenza quello stimolo a parlare bene della scuola che frequenta.
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Statistica e reportistica: I titolari o direttori di scuole e istituti di formazione sanno bene quanto sia importante comprendere i dati e le informazioni che vengono acquisiti e archiviati nel tempo. Potremmo tranquillamente dire che in questo contesto sono del tutto simili ai manager delle aziende “normali”. La lettura integrata dei dati può essere un modo molto intelligente per comprendere l’andamento della scuola e le azioni da intraprendere. Per questo il software di gestione dovrà avere una sezione dedicata alle statistiche, che potranno essere anche estratte dal sistema, ad esempio su file Excel. Chi non vorrebbe sapere, ad esempio, le differenze economiche e didattiche rispetto all’anno accademico precedente, la redditività (quindi considerando tutti i costi e i ricavi) di specifici corsi o anche tra dipartimenti e aree tematiche? Molte sono le domande che il “manager” della scuola vuole sapere e a cui il software deve saper rispondere.
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Promozione e marketing: Il sistema per la scuola dovrà anche fare in modo che si possano mettere in campo tutte quelle azioni e iniziative volte a promuovere i corsi della scuola, diffonderne il nome ed aumentare così le iscrizioni e le vendite.
Abbiamo già visto che il software dovrà avere una gestione integrata delle offerte cumulative, validi strumenti per attrarre nuovi iscritti. Non solo, una sezione sarà dedicata alla generazione delle promozioni, come ad esempio agevolazioni economiche limitate nel tempo, per fratelli o amici che si iscrivono insieme, o per allievi iscritti da molti anni.
Ma ovviamente serve poi un mezzo per veicolare queste promozioni, sia agli iscritti attuali, sia a chi è stato iscritto in passato ma anche (e soprattutto) a chi non è mai stato iscritto alla scuola.
Ed ecco che un evoluto software per la scuola dovrà essere dotato di un’App per smartphone che, oltre a tutte i vantaggi operativi che porta, potrà essere utilizzata per veicolare le promozioni, invitare gli utenti agli eventi nonché a condividere a loro volta la loro esperienza nella scuola o una comunicazione ricevuta. L’App per smartphones, potrà inoltre essere scaricata da chiunque voglia avere maggiori informazioni sulla scuola, sui corsi erogati, i docenti presenti, sedi ed aule e tutti i contenuti che la scuola vorrà pubblicare in quella che si può ritenere l’App delle scuola a tutti gli effetti.
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Personalizzazione e configurabilità: Il gestionale cloud della scuola dovrà anche dimostrarsi molto flessibile nel coprire le esigenze di ogni singola realtà. Ogni scuola infatti, anche dello stesso settore, ha un proprio modo di organizzarsi, di gestire i corsi e di gestire l’amministrazione. Il software di gestione deve quindi avere la possibilità di essere ottimizzato in base allo specifico contesto e dovrà quindi essere dotato di un pannello di configurazione e di impostazioni molto ricco, tramite il quale attivare, disattivare e personalizzare le funzionalità presenti nel sistema.
E quando questo non bastasse, il sistema dovrà avere uno staff alle spalle in grado di recepire l’esigenza della scuola e di integrare rapidamente il sistema affinchè risponda al 100% alle richieste del cliente.
Inoltre, una funzionalità molto comoda in questi casi è la gestione dei “campi custom”, per cui la scuola stessa avrà la possibilità di agganciare informazioni personalizzate ad esempio alle anagrafiche degli utenti o ai corsi. La possibilità infine di estrapolare dal sistema report personalizzati (ad esempio pdf o Excel) consentirà alla scuola di avere notevoli margini di manovra nei casi in cui dovesse ad esempio stampare attestati personalizzati per gli iscritti o lettere d’incarico per i docenti, piuttosto che estrarre le informazioni dal sistema secondo certi format che potranno essere usati per uso interno o per soddisfare specifici adempimenti (ad esempio stampa libro soci delle associazioni).
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Supporto e consulenza: Infine, come ultimo punto ma non meno importante degli altri, il software per la scuola dovrà avere un’assistenza (via chat, mail o telefono) che vada a dare supporto agli utenti del sistema. Supporto che, nella fase iniziale di avvio, si trasforma in certa misura in una vera e propria consulenza per arrivare ad un setup ottimale del sistema in base alla scuola ed alla relativa organizzazione e flussi di lavoro presenti.
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