L’esperienza del distanziamento sociale ha se non altro evidenziato maggiormente come sia necessario dotarsi di strumenti informatici che consentano agli utenti di muoversi liberamente nel web per acquistare beni ed accedere ai servizi. Molte scuole e centri di formazione hanno sfruttato a proprio vantaggio questa situazione senza precedenti, almeno nell’era informatica, per estendere ed innovare i propri servizi, acquistando nuovi mercati, impensabili fino a un anno fa.
E questo è stato possibile in primis grazie allo spirito di iniziativa delle persone che guidano gli istituti, ma anche grazie ad un sistema come ScuolaSemplice che ha cercato in ogni momento di essere quel supporto tecnologico che i nostri clienti cercavano; uno strumento solido che si adegua e si innova molto rapidamente, anche in funzione del contesto generale.
Oltre all’interconnessione con le più grandi piattaforme di meeting online e video conferenza per l’erogazione delle lezioni a distanza (la oramai famosa FAD sincrona), un grande impulso è stato dato anche al tema delle iscrizioni online. Molte scuole, infatti, si sono date l’obiettivo di spostare, in tutto o in parte, le iscrizioni tramite web, con tutti i conseguenti benefici in termini di carico di lavoro ridotto per le segreterie e di comodità per gli utenti che possono visionare i corsi della scuola e iscriversi direttamente dal proprio smartphone o computer.
L’ulteriore interconnessione di ScuolaSemplice con i più noti gateway di pagamento online consente inoltre agli utenti di pagare direttamente via web ed alle segreterie di non spendere tempo per rintracciare i pagamenti e chiudere le posizioni aperte.
Se anche tu ti stai chiedendo come fare in modo che i tuoi utenti possano iscriversi ai corsi da web o smartphone, in questo articolo troverai molte informazioni utili.
Sono infatti diverse le possibilità tecniche, ed ognuna porta con sé dei vantaggi: la scelta potrà quindi essere determinata anche dalla situazione attuale del centro di formazione, nonché dal risultato che si vuole ottenere.
Anzi, se vuoi, prima di continuare a leggere, puoi contattarci al numero verde 800.222.462 per parlare con il nostro staff che ti illustrerà le possibilità e indicherà la soluzione migliore per te e il tuo centro di formazione.
Negli anni sono state molte le scuole e gli istituti, già utilizzatori di ScuolaSemplice, che ci hanno chiesto come poter vendere i corsi online e come gestire quindi le iscrizioni che provengono da internet.
Ovviamente, per poter vendere un corso online (così come un qualsiasi altro bene o servizio) sarebbe sufficiente creare un sito web e-commerce, ma questa non è probabilmente la soluzione che stai cercando.
Se stai leggendo questo articolo, sai benissimo che la vendita pura del corso è solo il primo anello della catena; catena che poi deve continuare (in automatico, s’intende) in tutte le sue fasi successive, che solo un gestionale come ScuolaSemplice può gestire.
Ci si vuole riferire, in sostanza, alla successiva gestione delle anagrafiche, di un contratto di iscrizione, all’ordine di acquisto che può prevedere rate e pagamenti successivi, la generazione e stampa di fatture e ricevute, fino all’inserimento dello studente nel corso con la conseguente rendicontazione di presenza e didattica, valutazioni, stampa di attestati e così via. Risulta quindi evidente che non basta vendere un corso online: è necessario che vi sia un sistema gestionale che poi pensi a controllare tutte le fasi successive.
E questo è proprio ciò che fa ScuolaSemplice, in tre modi diversi, tutti validi ma da ben comprendere al fine di ottenere il risultato migliore possibile.
1) Le form di vendita di ScuolaSemplice
Il primo modo che analizziamo sono i form o moduli di iscrizione online che il sistema offre come una tra le tante evolute funzionalità in dotazione.
Tramite questa funzionalità, è possibile costruire dei form per l’iscrizione online in modo totalmente personalizzato.
Si potrà definire il layout del modulo, ad esempio i colori dello sfondo, delle sezioni, delle intestazioni, dei pulsanti. Inoltre, si può definire la paginazione e il numero di sezioni presenti per ogni pagina.
Ovviamente si potrà indicare quali campi dovranno essere presenti nel form, utilizzando sia quelli disponibili di default nel sistema, ma anche eventuali campi aggiuntivi (campi personalizzati o campi custom) precedentemente creati.
Ad esempio, potrei voler aggiungere un campo a tendina (obbligatorio o meno) affinché l’utente che si sta iscrivendo possa o debba indicare una delle opzioni disponibili. O ancora, potrei aggiungere un campo di testo, un flag, o un campo per caricare un documento (ad esempio un documento di identità oppure una distinta di pagamento). Potrei inoltre creare più modelli di form, che espongono campi di compilazione diversi, e che utilizzo in base alla tipologia di corso (ad esempio i corsi amatoriali hanno il proprio form di riferimento, i corso professionali un form diverso, i corsi rivolti ad un pubblico in particolare un altro ancora e così via).
In ogni caso, dal momento che almeno un modulo di iscrizione online è presente a sistema, questo può quindi essere collegato ad uno o più corsi, e contestualmente si potrà indicare fino a quando il corso è aperto alle iscrizioni (sempre che non raggiunga anzitempo il numero massimo di partecipanti previsto).
Al termine dell’operazione, il sistema mi restituirà il link al modulo di iscrizione online per quello specifico corso. Link che potrà essere usato in diversi modi, ad esempio inviandolo via email, condividendolo sui social, oppure collegandolo ad un pulsante di iscrizione presente nel sito web del centro di formazione. Una ulteriore possibilità, per rendere la navigazione dell’utente ancora più semplice e coinvolgente, è quella di incorporare direttamente il modulo di iscrizione in una pagina del sito web. In questo caso, il visitatore nemmeno si accorgerà di compilare un modulo esterno ma voi avrete la sostanziale differenza che i dati dell’utente saranno automaticamente anagrafati nel gestionale, così come verrà creato l’ordine di iscrizione con i pagamenti fatti o da fare, nonché l’utente verrà associato al corso acquistato, in attesa che il corso venga poi erogato.
Le modalità di pagamento con le form di iscrizione online
Con i moduli di iscrizione online di ScuolaSemplice si potrà scegliere quali tipi di pagamento associare.
Il primo caso è quello di consentire l’iscrizione solo a fronte di un pagamento online contestuale, tramite i canali disponibili, quindi PayPal o carta di credito (tramite il gateway di pagamento Stripe). In questo contesto, l’utente iscritto al corso avrà quindi anche già saldato l’intero importo, per cui il suo ordine di iscrizione verrà creato direttamente in stato saldato e potranno eventualmente essere generati i relativi documenti fiscali.
Non è però sempre così facile 🙂 A volte i corsi hanno degli importi più importanti, per cui non è possibile costringere l’utente ad un pagamento online per l’intero importo.
Ed è in questo caso che vengono in soccorso i piani di rateizzazione personalizzati da applicare ai corsi e di conseguenza ai moduli di iscrizione. Per ogni piano di rateizzazione è possibile indicare un eventuale acconto da versare, il numero di rate, l’importo e la data di scadenza di ogni singola rata. Ad esempio, se un corso avesse un costo di listino di 1.000 euro, potrei definire che se è pagato in due rate il costo diventa 1.050 euro, se pagato in tre rate il costo salirebbe a 1.100 euro, e così via.
Di conseguenza, nel contesto in cui un utente si iscrivesse scegliendo uno tra i piani di rateizzazione disponibili, verrebbe creato il relativo ordine di iscrizione con tutte le rate con tutti gli importi e le scadenza previste. Scadenze su cui potrebbero essere attivate delle notifiche di promemoria automatiche (via push su App, email ed SMS) e che potranno essere pagate sempre online, tramite l’account web e App dell’utente, creato al momento dell’iscrizione online.
Gestione del contratto di iscrizione
In alcuni casi, è anche necessario che l’utente, iscrivendosi online, possa sottoscrivere il contratto, che include regolamento, recesso, condizioni varie, privacy ecc.
Se nella maggior parte dei casi è possibile gestire questo passaggio con un flag obbligatorio, in altri casi è opportuno o obbligatorio stampare un contratto che il cliente possa scaricare, firmare e ricaricare.
E questo è proprio ciò che si può fare con ScuolaSemplice. Basterà caricare il modello di contratto e collegarlo al form di vendita, dopo di che sarà il sistema a compilarlo con le stesse informazioni che l’utente ha inserito nel form. Procedendo, il sistema consentirà all’utente di scaricare il contratto già precompilato, pronto per essere firmato e ricaricato.
Il contratto sarà in tal modo disponibile per la segreteria come allegato all’ordine di iscrizione.
2) Interconnessione con il sito web WordPress (tramite Woocommerce)
Una ulteriore possibilità è quella di collegare il gestionale ScuolaSemplice con un sito web basato su WordPress, tramite un plugin sempre sviluppato da BluCloud. Sul sito WordPress deve essere inoltre presente il plugin Woocommerce, per la gestione dei prodotti e degli acquisti (checkout).
L’interconnessione prevede, infatti, una sincronizzazione automatica dell’offerta formativa presente sul gestionale sul sito web affinché questa possa essere visionata e acquistata dagli utenti.
In particolare l’offerta formativa potrà essere composta da:
- Corsi di gruppo: corsi che tipicamente sono quindi già organizzati, in partenza e quindi aperti alle iscrizioni. Più in particolare, l’acquisto di un corso può essere a costo intero quando il corso ha un singolo costo di iscrizione, oppure a frazioni, quando il corso prevede ad esempio dei pacchetti di lezioni o ore acquistabili.
- Corsi individuali di una determinata materia, sempre a costo intero o pacchetti di lezioni/ore
- Pre-iscrizioni: quando il corso non può ancora essere organizzato, ad esempio perché si attende il numero minimo, ma si vuole comunque raccogliere le adesioni per organizzare la classe in un momento successivo.
- Beni e servizi vari, complementari o meno alla didattica
- Quote di iscrizione, con validità annuale
Per ognuna di queste fattispecie, la procedura di pubblicazione penserà a popolare in automatico i prodotti del Woocommerce, portandosi dietro le caratteristiche principali dei corsi, le categorie, e qualsiasi altro attributo personalizzato sia presente e si voglia rendere pubblico nel sito web.
In particolare, potrà essere pubblicato:
- il titolo del corso
- la descrizione del corso
- la o le materie previste
- il o i docenti eventualmente assegnati
- un’immagine del corso
- il costo del corso (intero oppure le frazioni previste)
- la data di inizio corso
- la sede del corso
- l’orario del corso (se è un corso con programmazione regolare già disponibile)
- il numero di posti disponibili
- E ancora, qualsiasi campo aggiuntivo si voglia utilizzare, come ad esempio altri campi di testo, tendine, campi html e così via.
In tal modo, tutte le informazioni presenti su ScuolaSemplice potranno essere pubblicate sul sito web pubblico e organizzate nel modo che si preferisce, sia a livello di elencazione corsi, sia nella scheda di dettaglio corso.
L’utente potrà quindi navigare e ricercare i corsi di gradimento tramite i classici filtri che potranno essere impostati su qualsiasi attributo del corso, come ad esempio la fascia di costo, l’area tematica, il periodo o la fascia oraria del corso.
Dopo di che potrà aggiungere il corso nel carrello per l’iscrizione online, e procedere al pagamento come per un qualsiasi altro bene o servizio di un qualunque altro shop online.
Metodi di pagamento
Anche in questo caso si potrà richiedere il pagamento online tramite i canali tipicamente utilizzati su piattaforma WordPress/Woocommerce (PayPal e Stripe) oppure permettere anche l’acquisto, quindi l’iscrizione ai corsi con pagamento differito, ad esempio un bonifico o il pagamento in segreteria.
Sincronizzazione degli utenti e delle iscrizioni
In ogni caso, completato il checkout, l’anagrafica utente verrà trasferita anche nel sistema ScuolaSemplice con tutti i dati richiesti in fase di registrazione/checkout su WordPress.
Non solo, verrà in automatico creato l’ordine di iscrizione che sarà impostato in stato saldato qualora vi sia stata una transazione online al momento del checkout, oppure un ordine aperto in caso di pagamento differito.
In ogni caso, l’utente verrà associato al corso acquistato, pronto quindi per essere gestito in tutti gli aspetti di erogazione, didattici e amministrativi propri del sistema ScuolaSemplice.
3) Interconnessione via API
Vi sono casi in cui non si vuole gestire le iscrizioni online con i moduli integrati nel sistema, né si ha a disposizione un sito web basato su WordPress. E’ possibile infatti che vi siano portali web creati con altre piattaforme (ad esempio, Joomla!, Magento, Prestashop, ecc.) oppure portali web custom, fatti ad hoc per il centro di formazione, in quanto offrono anche altri servizi come ad esempio aree riservate per gli utenti, erogazione di documenti, questionari e quant’altro.
In questi casi, resta comunque possibile collegare il “front-end” pubblico con il sistema ScuolaSemplice utilizzando le API messe a disposizione, utilizzabili da qualsiasi piattaforma web esterna.
API che, similmente a quanto indicato per il plugin di Woordpress, consentiranno la medesima interconnessione bidirezionale: da una parte la pubblicazione automatizzata dell’offerta formativa con tutte le informazioni previste, dall’altra la sincronizzazione degli utenti, delle iscrizioni e dei pagamenti.
Se vuoi conoscere qualche dettaglio tecnico in più sulle nostre API, chiedici informazioni, saremo lieti di risponderti!.
Bene, siamo giunti al termine di questo articolo nel quale abbiamo rapidamente descritto come poter pubblicare la propria offerta formativa nel web e vendere corsi online.
Riassumiamo infine le tre possibilità, con i maggiori punti di forza di ciascuna.
1) Le form di vendita di ScuolaSemplice sono di utilizzo immediato e non richiedono una piattaforma esterna di appoggio. Possono essere create in totale autonomia dalla segreteria della scuola e utilizzate subito per consentire le iscrizioni online. Di contro, la gestione risulta manuale, corso per corso, e non si arriva quindi a creare uno shop online del centro di formazione gestito automaticamente.
2) L’interconnessione con WordPress consente a chiunque abbia già un sito web su WordPress (o voglia crearlo) di costruire il proprio catalogo online dei corsi in modo strutturato e organico, consentendo agli utenti di navigare letteralmente nell’offerta formativa del centro di formazione. Di contro, vi è un lavoro più cospicuo per installare e configurare il plugin, oltre che per personalizzare il frontend pubblico, tipicamente almeno la pagina di elenco e filtro dei corsi, la scheda corso e la procedura di checkout.
3) L’interconnessione via API consente di raggiungere risultati altrettanto se non ulteriormente evoluti lato frontend pubblico. Consente di collegare al sistema ScuolaSemplice una qualsiasi piattaforma web esistente, aldilà della tecnologia utilizzata, e di personalizzare ulteriormente il flusso bidirezionale dei dati tra i sistemi. Ovviamente in questo caso serve specifico know-how di programmazione web per poter richiamare ed utilizzare al meglio le API messe a disposizione da ScuolaSemplice.
Se anche tu stai cercando di capire come poter gestire le iscrizioni online alla tua scuola , migliorando l’esperienza dei tuoi utenti, scaricando il lavoro delle segreterie, e intercettando nuovi clienti, contattaci per richiedere qualsiasi ulteriore informazione. Potremo concordare un meeting online per approfondire la tua situazione e le tue specificità per darti la migliore soluzione, forti della grande esperienza acquisita in questi anni con tante scuole, accademie e centri di formazione che si sono affidati a noi per gestire a 360 gradi la propria attività.
Un saluto!
