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Come saprai, dal 1° gennaio 2019 entrerà in vigore la fatturazione elettronica anche verso privati e clienti finali. La legge di bilancio del 2018 ha infatti introdotto l’obbligo, a parte qualche eccezione, di emettere la fattura elettronica anche verso partite IVA private, sia verso i consumatori finali.
Anche se, almeno per i primi tempi, la classica fattura cartacea verrà presumibilmente comunque emessa per comodità verso il cliente, dal 1° gennaio prossimo si dovrà emettere fattura elettronica, quindi in formato XML (o formatoPA), già in uso da tempo per la fatturazione verso la pubblica amministrazione.

Se anche la tua scuola dovrà fare i conti con la fattura elettronica, potresti cogliere l’occasione di dotarti di un software dedicato alla gestione delle scuole e dei corsi, che consenta anche di gestire la fatturazione elettronica.

Le tante scuole che già utilizzano ScuolaSemplice per la gestione della scuola, già sanno come sia semplice e rapido emettere una fattura classica.
Il software, infatti, è dotato di un modulo fiscale tramite il quale è possibile emettere le fatture derivanti dai pagamenti delle iscrizioni ai corsi o di altri beni e servizi erogati dalla scuola.
Con un click è quindi possibile generare una fattura pdf personalizzata con loghi e riferimenti della scuola che riporta in modo automatico il destinatario della fattura, le righe di fattura con descrizione e relativo importo, il totale e una serie di informazioni aggiuntive, come ad esempio i metodi di pagamento, i riferimenti in caso di regime iva non ordinario o qualsiasi altra nota personalizzata.
Tutte le entrate della scuola, come ad esempio le quote di iscrizione, i pagamenti delle rate dei corsi, beni complementari ai corsi, possono essere fatturati con estrema comodità; inoltre, la fattura appena generata può essere stampata oppure inviata per mail al destinatario semplicemente con un ulteriore click del mouse. La flessibilità del software, inoltre, permetterà anche di accorpare più pagamenti ed effettuare fattura unica, oppure di emettere una fattura completamente manuale, selezionando quindi il cliente e scrivendo la descrizione e l’importo.

Come funziona la fattura elettronica?

Come abbiamo detto, la fatturazione elettronica è una fattura digitale che sfrutta un formato di dati standard (XML) che ha gli stessi contenuti di una normale fattura cartacea.
In sostanza, i passi sono:

  1. compilazione e generazione del file XML con i dati della fattura elettronica
  2. firma elettronica qualificata della fattura
  3. invio della fattura al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico gestito e controllato direttamente dall’Agenzia delle entrate
  4. conservazione della fattura elettronica

Qual’è la soluzione migliore per la scuole per quanto riguarda le fatture elettroniche?

Con ScuolaSemplice potrai gestire le fatture elettroniche della scuola in modo semplice e veloce.
In primo luogo, ti diamo la possibilità di scaricare la fattura elettronica direttamente in formato XML. Questo significa che sarà ScuolaSemplice che penserà alla compilazione della fattura elettronica, e che ti metterà a disposizione il file XML oltre che una copia nel classico formato pdf che potrà comunque essere stampata o inviata per email al cliente.
Potrai quindi scaricare le fatture elettroniche in formato XML con un semplice click, come per le fatture classiche; non solo, potrai anche scaricare tutte le fatture elettroniche di un certo periodo, ad esempio dell’ultimo mese.
In questo modo, avrai tutta la libertà di utilizzare i file XML nel modo che ti è più comodo:

potrai caricare l’XML delle fatture elettroniche nei vari servizi online dedicati all’invio e l’archiviazione sostitutiva delle fatture
potrai caricare l’XML direttamente nei servizi dedicati nel sito delle Agenzie delle entrate
potrai consegnare i file XML al tuo commercialista, che penserà all’invio e archiviazione delle fatture elettroniche

Se hai quindi già un fornitore di fatture elettroniche o se è un’attività che deleghi al tuo commercialista, questa è la soluzione che può fare al caso tuo.

In secondo luogo, ScuolaSemplice sarà collegato direttamente con un gestore di fatture elettroniche; in questo contesto, sarà direttamente il software ScuolaSemplice che, oltre alla compilazione della fattura, penserà anche a comunicarla al gestore il quale completerà il processo di firma, invio e archiviazione.
Nel caso quindi in cui vorrai affidarti completamente a ScuolaSemplice, potrai generare la fattura elettronica con pochi click, senza dover scaricare e ricaricare alcun file.

Riepilogando, dal prossimo 1° gennaio le scuole dovranno emettere fatture elettroniche verso i propri studenti. Con ScuolaSemplice potrai generare in modo istantaneo le fatture elettroniche della scuola ed avrai inoltre un software gestionale completo per la gestione dei corsi, la pianificazione delle lezioni e la gestione dei pagamenti.

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