La verifica e la registrazione dei pagamenti delle rette degli studenti è un’attività amministrativa che può richiedere un dispendio di tempo e risorse importante. Nondimeno, il recupero delle informazioni relative ai pagamenti, tipicamente effettuata verificando l’estratto conto della banca, è un’operazione ripetitiva e stressante per il personale di segreteria e amministrazione ed è soggetta ad errori fisiologici.
Facciamo un paio di esempi.
Un’accademia o un centro di formazione professionale offre corsi o percorsi formativi di una certa durata, ad esempio alcune centinaia di ore all’anno o piani di studio anche pluriennali. Tipicamente queste tipologie di corso coprono gran parte o tutto l’anno didattico/accademico; inoltre, i costi di iscrizione e frequenza vengono solitamente dilazionati in rate con scadenze durante l’anno.
In modo similare, una scuola di musica e arti offre corsi che coprono tutto l’anno accademico, ad esempio da settembre a giugno, in funzione di una iscrizione per l’anno didattico e pagamenti a volte mensili, a volte bimestrali o trimestrali.
In entrambi i casi vi sarà quindi un numero totale pagamenti da registrare e conseguenti posizioni da chiudere uguale al numero degli studenti della scuola per il numero di rate previste. Tanti più sono gli allievi e il numero di rate, tanto più oneroso sarà l’operato della segreteria, che si dovrà tra l’altro ripetere di fatto ogni mese o ogni settimana.
Non solo, nel secondo nostro esempio, dove vi è una buona percentuale di allievi minorenni, si può verificare l’ulteriore variabile di un pagatore diverso dal corsista o addirittura più utenti che si avvicendano nel pagamento delle rette di un unico studente, complicando di fatto la verifica di chi ha pagato per chi, e cosa.
Come risolvere questo problema?
Un vecchio metodo consisteva nell’incrociare i dati tra le scadenze previste e l’estratto conto, quindi i movimenti della banca (riconciliazione bancaria).
Per quanto un programma potrebbe essere tranquillamente in grado di leggere rapidamente un estratto conto, ad esempio un file excel o csv, questa soluzione porta con sé un evidente limite.
Ossia che, per quanto possa essere ben congegnato il sistema di lettura, si sarà sempre vincolati al comportamento arbitrario dell’utente finale, il quale potrebbe inserire dati non corretti, come ad esempio l’importo del versamento oppure la causale, od ometterli.
E il tasso di incongruenza dei dati sarà sempre direttamente proporzionato al numero di allievi e di rate, ragion per cui non potrà essere un metodo scalabile.
Vediamo quindi le soluzioni di ScuolaSemplice per ovviare in modo sistematico e scalabile al problema della registrazione dei pagamenti.
IBAN virtuale
Cosa è l’iban virtuale?
L’iban virtuale è un codice iban univoco che potrà essere associato ad una singola persona, ad esempio uno studente (oppure il tutore legale dello studente) oppure alla singola scadenza di pagamento, quindi alla singola transazione.
Nel primo caso, ogni studente conoscerà e si riferirà sempre all’iban indicato (il suo iban), dove effettuerà i bonifici bancari. Nel secondo, l’iban sarà invece collegato alla singola scadenza, quindi alla stessa persona verrà indicato, di volta in volta, il nuovo iban su cui effettuare il pagamento; in sostanza si tratta in quest’ultimo caso di un iban usa e getta.
A questo punto ti starai chiedendo come sia possibile che questa gestione semplifichi e renda automatico il lavoro di registrazione dei pagamenti.
Semplice: perché tutte le operazioni coinvolte, come la generazione di nuovi iban, l’associazione dell’iban all’utente (oppure all’iscrizione, oppure ancora alla singola rata di pagamento), la comunicazione dell’iban all’utente (sia inizialmente sia ogni qual volta si presenti la rata per il pagamento), così come – ovviamente – la verifica dei pagamenti avvenuti tramite lo specifico iban con la conseguente registrazione contabile del pagamenti in ingresso, non dovrai farle tu, ma saranno eseguite da ScuolaSemplice in modo totalmente automatico.
Tutto questo è possibile grazie alla recente partnership tra BluCloud (quindi ScuolaSemplice) con Banca Sella e la piattaforma Fabrick, che consente di effettuare tutte le operazioni tramite API, in modo totalmente automatizzato.
SDD
Le API di interconnessione tra ScuolaSemplice e Sella/Fabrick consentono di utilizzare anche un ulteriore strumento di pagamento telematico, ossia il Sepa Direct Debit o SDD.
Cosa è un SDD?
Un SDD è l’addebito diretto e automatico in conto corrente. Di fatto, è la versione europea (SEPA Single Euro Payments Area o Area unica dei pagamenti in euro) che ha sostituito la versione nazionale, quindi il RID (Rapporto Interbancario diretto) detto anche domiciliazione bancaria.
Come nel caso del “Virtual Iban”, ScuolaSemplice sfrutta le API Sella/Fabrick per la gestione da sistema di questo ulteriore strumento finanziario.
In tal modo sarà possibile attivare direttamente dal gestionale l’addebito diretto sdd per l’utente cliente del centro di formazione; quindi, verranno eseguiti effettivamente gli addebiti nel conto corrente i quali saranno sincronizzati automaticamente a sistema, chiudendo così le posizioni aperte degli studenti.
Gli altri strumenti di pagamento disponibili.
Già da tempo con ScuolaSemplice è possibile attivare i pagamenti online per gli studenti. Il sistema è infatti integrato con PayPal e Stripe, per ricevere pagamenti direttamente da carta di credito.
In questa ipotesi, la scuola potrà rapidamente attivare il modulo e configurare i propri account PayPal e/o Stripe e renderli disponibili come ulteriori metodi di pagamento per gli utenti studenti o tutori legali.
I due gateway di pagamento sono inoltre integrati nell’App per smartphone dedicata agli studenti (e genitori/tutori legali), per cui quest’ultimi potranno pagare comodamente dal proprio smartphone, così come da account web se abilitato.
Anche in questo caso, trattandosi di una transazione online gestita dal sistema ScuolaSemplice, il pagamento viene registrato in automatico; il sistema provvederà quindi ad aggiornare la scadenza di pagamento in stato saldato, inviare le relative comunicazioni alla segreteria ed al cliente, generare il relativo documento fiscale, se previsto.
Il flusso amministrativo perfetto.
Mettendo insieme i pezzi del puzzle, con ScuolaSemplice sarà possibile raggiungere la completa automazione del flusso amministrativo del centro di formazione:
1 – Iscrizioni online tramite le form di vendita: per costruire i moduli di iscrizione online e consetire a studenti e genitori di effettuare in autonomia le iscrizioni. Sono supportati:
– iscrizioni a corsi individuali e di gruppo (classi)
– iscrizioni ad un singolo corso o a più corsi
– iscrizione di uno o più figli da parte del tutore responsabile
– pagamenti online
– applicazione automatica di piani di rateizzazioni predefiniti, che andranno a generare le rate con relative date di scadenze e importi
– politiche di sconto in base a diverse condizioni, come il numero di iscritti, il numero di corsi acquistati, l’appartenenza ad una certa area geografica ecc.
2 – Promemoria automatici di pagamento: per inviare messaggi di avviso agli utenti prima e/o dopo la data di scadenza del pagamento, con la possibilità di:
– stabilire quanti giorni prima o dopo la scadenza il sistema dovrà inviare gli avvisi
– stabilire i canali di invio, scegliendo tra notifica push su App, e-mail o SMS
– personalizzare il contenuto dell’avviso
– usare variabili di modello (ad esempio {amount}, {student_name}, ecc) per rendere la comunicazione dinamica e personalizzata per l’utente
3 – Riconciliazione automatica dei pagamenti: come abbiamo visto prima, ad esclusione del pagamento in contanti, con ScuolaSemplice si possono offrire diverse soluzioni ad alto valore tecnologico, per evitare dispendio di tempo per la segreteria e offrendo metodi di pagamento moderni che gli utenti si attendono. Li riepiloghiamo:
– Virtual IBAN
– SDD
– Gateway di pagamento online Stripe e Paypal
4 – Generazione, stampa e invio dei documenti fiscali. Nel caso si voglia generare una ricevuta fiscale o una fattura per ogni singolo pagamento ricevuto, il sistema potrà automaticamente generare il documento e provvedere all’invio al cliente.
ScuolaSemplice si evolve ogni giorno per migliorare e automatizzare i flussi operativi e gestionali di Scuole, Accademie e centri di formazione.
