Orienta è la versione di ScuolaSemplice dedicata alle università e a qualsiasi altro istituto di formazione che, durante l’anno, deve gestire eventi come Open day, giornate di orientamento, seminari o qualsiasi altra circostanza con afflusso anche considerevole di persone. In queste occasioni, infatti, vi possono essere alcuni aspetti logistici e organizzativi non banali, che richiedono il supporto di uno strumento software adeguato, dedicato alla segreteria dell’università e aperto agli utenti che parteciperanno agli eventi. Ad una prima fase di registrazione e iscrizione degli utenti agli eventi, segue la delicata fase di gestione degli accessi fisici e del tracciamento delle persone negli spazi che ospitano l’evento, tipicamente grandi spazi come fiere, padiglioni, sale congressi e aule magne. In ultimo, dopo l’evento, sono solitamente necessarie attività di generazione ed invio degli attestati di partecipazione degli utenti, tipicamente subordinate ad alcuni vincoli di presenza minima.
ScuolaSemplice Orienta permette di gestire tutto il ciclo dell’evento universitario, dalla registrazione degli studenti, al tracciamento, controllo e monitoraggio degli accessi, fino all’invio degli attestati di partecipazione.
Vediamo come.
Registrazione degli studenti all’evento
Modulo di registrazione e iscrizione personalizzabile all’evento universitario
ScuolaSemplice integra diverse possibilità per gestire le registrazioni degli studenti o di altre tipologie di partecipanti, come accompagnatori o docenti. Se la registrazione all’evento deve essere fatta dal singolo studente, è possibile creare un modulo di registrazione online per poi condividere il link o il codice QR. I moduli di registrazione e iscrizione online agli eventi dell’università sono completamente personalizzabili nei campi da compilare così come nelle sezioni e nella grafica/colori. Inoltre, possono essere agevolmente incorporati in una pagina web dedicata del sito web dell’università, in modo totalmente trasparente per l’utente e mantenendo l’indirizzo web istituzionale dell’istituto. I form di iscrizione online possono contenere campi di testo, tendine, scelte multiple e checkbox, campi per caricare documenti. Compilando il form, l’anagrafica sarà automaticamente elencata a sistema e collegata all’evento. Qualora invece l’università disponga di elenchi di nominativi passati dalle scuole o altri enti, questi potranno essere agevolmente importati da file a sistema. La segreteria dell’università può ovviamente anche inserire manualmente un nominativo tramite la maschera web.
Elenco degli studenti registrati tramite modulo online oppure importati tramite file
Configurazione dell’evento universitario
Dall’apposita sezione dedicata, l’università può creare gli eventi con le relative caratteristiche e generare il QRcode che sarà poi scansionato dagli studenti per il check-in e check-out.
Generazione QR code dell’evento universitario
L’evento potrà essere caratterizzato da un titolo, una data e un orario di svolgimento, una durata e una sede. Creando l’evento, il sistema genererà automaticamente un codice QR che l’università potrà scaricare per poi essere stampato oppure visualizzato negli appositi device nella sede dell’evento (TV, tablet, ecc). Infine, l’evento potrà essere inserito a calendario così che l’università abbia un quadro chiaro dell’occupazione degli spazi e degli orari.
Generazione ed invio dei PIN agli studenti registrati all’evento
In ogni momento, l’università può avviare con un click la procedura massiva di generazione ed invio del PIN personale dello studente, legato all’evento a cui si è registrato. Gli studenti riceveranno una mail automatica, preconfigurata e con testo personalizzabile con il proprio PIN di accesso all’evento.
Mail automatica con il PIN dello studente per l’evento
Check-in e check-out degli studenti
I codici QR potranno essere disposti al gateway di accesso all’evento, anche in parallelo per consentire la lettura contemporanea da parte degli studenti.
Gli studenti potranno semplicemente inquadrare il QR tramite la fotocamera del proprio smartphone, senza quindi la necessità di utilizzare un’App in particolare. Dopo aver scansionato il codice QR, lo studente sarà automaticamente rediretto ad una pagina del sistema dove verrà richiesto di inserire il PIN fornito in precedenza.
Sistema di lettura codice QR per accesso a evento universitario
App per smartphone per la lettura del codice QR dell’evento
Inserito il PIN, il sistema mostra allo studente la conferma del check-in (o del check-out) o eventualmente un messaggio di errore in caso in di PIN non riconosciuto. Nel caso in cui lo studente non riesca ad effettuare il check-in o check-out, la medesima procedura può essere effettuata da un tramite qualsiasi altro device di lettura, posto che lo studente dovrà comunque comunicare il proprio PIN per validare la procedura. Nel caso in cui l’utente sia sprovvisto anche del proprio PIN, lo staff dell’università potrà operare da pannello admin per recuperare tutte le informazioni necessarie. Tutte le informazioni relative a check-in e check-out degli studenti saranno subito disponibili e visualizzabili a sistema, nell’apposita sezione di monitoraggio degli accessi.
Tracciamento e monitoraggio degli accessi
Controllo della presenza e generazione automatica degli attestati
In funzione del tasso di presenza all’evento, il sistema è in grado di generare ed inviare automaticamente l’attestato di partecipazione agli studenti. Il documento di attestato è completamente personalizzabile, nelle informazioni che contiene ma anche nella grafica. L’università può configurare il sistema affinché l’attestato venga generato in base ad alcuni criteri e vincoli, come ad esempio la presenza sia del check-in e check-out all’evento, così come un tempo di permanenza minima (es.: il 75% della durata dell’evento). Il sistema invierà automaticamente una mail a ciascun studente con l’attestato allegato.
Generazione ed invio attestato di partecipazione all’evento universitario
In questo breve articolo abbiamo visto come ScuolaSemplice è il sistema per gestire il tracciamento degli accessi degli studenti agli eventi dell’università o di qualsiasi altro istituto di formazione. Oltre alle funzionalità brevemente descritte, ci sono tante altre modalità di utilizzo del sistema, per cui ti invitiamo a contattarci per ogni ulteriore informazione e per attivare una demo di prova del sistema.
Grazie!
