Per informazioni commerciali: Numero verde ScuolaSemplice

Oltre alle funzionalità per gestire e organizzare i corsi e il calendario delle lezioni, ScuolaSemplice è dotato anche di un pannello per la parte amministrativa e contabile della scuola.

L’ulteriore valore aggiunto del sistema, che fa di ScuolaSemplice un software gestionale completo, è appunto la possibilità di gestire la scuola a 360 gradi, dalla pianificazione dei corsi, all’iscrizione degli allievi fino alla verifica dei pagamenti ed all’emissione di ricevute o documenti fiscali.

Spesso scuole e istituti di formazione utilizzano ancora i classici metodi per emettere le fatture: alcuni scrivono le fatture o ricevute a mano, altri si sono dotati di sistemi online ma in ogni caso questo comporta un grande dispendio di tempo in quanto non c’è alcun collegamento con la parte didattica dei corsi.
Si è costretti quindi ad utilizzare
fogli Excel per verificare lo stato dei pagamenti, i periodi e gli importi da fatturare e tutto è reso ancor più complicato dalla gestione delle presenze e dalle assenze degli allievi.

A lungo andare, specie quando gli iscritti iniziano ad essere un numero sostanzioso, diventa sconveniente una gestione manuale di questo tipo e si rende quindi necessario l’utilizzo di un software gestionale che integri sia la parte didattica dei corsi sia quella amministrativa e fiscale.

Vediamo quindi perché ScuolaSemplice può essere il programma giusto per gestire i pagamenti e l’amministrazione della scuola.

Ricevute non fiscali

Dal momento che un allievo viene iscritto ad un corso è possibile gestire i modi, i tempi e i metodi di pagamento. Il corso potrebbe avere ad esempio un costo una tantum di iscrizione, oppure delle rette mensili o ancora un pacchetto di ore o di lezioni prestabilito.
Sarà inoltre possibile indicare se il pagamento viene effettuato tutto o in parte, stabilire il
numero e le scadenze delle rate. Confermata la nuova iscrizione, sarà quindi possibile stampare la relativa ricevuta: nella ricevuta verranno indicati i dati dell’iscritto e il corso o i corsi ai quali si è iscritto; sono inoltre stampate le informazioni relative al pagamento, gli importi unitari dei singoli corsi, le eventuali rate con le relative scadenze e l’indicazione di quali importi siano già stati pagati e quali no. La ricevuta, inoltre, può essere personalizzata con i dati della scuola: è possibile aggiungere l’intestazione e il logo dell’istituto ed eventuali note a corredo. La ricevuta può essere stampata con gli appositi spazi per le firme affinchè possa essere stampata in duplice copia e firmata dalla segreteria della scuola e dal nuovo iscritto.

Pannello di gestione degli ordini

Tutti gli ordini derivanti dalle iscrizioni ai corsi, come anche dalla vendita di eventuali beni e servizi, sono elencati in un’apposita sezione di gestione degli ordini. Da questa pagina sarà possibile in ogni momento rivedere il dettaglio di ciascun ordine e sarà possibile modificarlo, ad esempio modificando le date delle rate.

Pannello rette studenti

In questa sezione sono elencate tutte le rette in scadenza degli studenti. Tramite gli appositi filtri è possibile cercare un iscritto in particolare e selezionare il periodo di riferimento, ad esempio i pagamenti in scadenza del mese corrente o quelli del mese successivo.
Per ogni iscritto si può vedere lo stato complessivo dei pagamenti nei confronti della scuola: i pagamenti già effettuati in passato e quelli che ancora devono essere saldati, con i relativi dettagli riguardo i corsi e le scadenze.
Sempre da questo pannello è possibile registrare i nuovi pagamenti in scadenza da ricevere: una volta inserita la data del pagamento, il metodo di pagamento ed eventuali note, il pagamento verrà registrato e impostato come saldato.
Oltre agli importi esatti delle rate in scadenza, si può inoltre verificare il debito complessivo dell’iscritto, in caso di più debiti arretrati: sarà quindi possibile registrare un pagamento con un importo qualsiasi andando a saldare i debiti dell’iscritto, dal più vecchio al più recente: il sistema considererà quindi anche eventuali pagamenti parziali di una singola retta.

Pannello di gestione fiscale della scuola

Tutti i pagamenti in ingresso che vengono registrati nella parte didattica e finanziaria e gli esborsi della scuola vengono poi automaticamente inseriti nella parte fiscale, da cui si può emettere il relativo documento fiscale. A supporto di ciò è innanzitutto presente una sezione dedicata all’elenco dei clienti e dei fornitori, come ulteriori soggetti oltre agli utenti iscritti ai corsi. Da qui sarà quindi possibile inserire l’anagrafica di un cliente o di un fornitore che sarà poi il soggetto del nostro documento fiscale.

Mastro uscite

I pagamenti che la scuola effettua verso i fornitori possono essere registrati tramite questo apposito pannello. Sarà quindi possibile ad esempio registrare una fattura passiva del fornitore, indicando il numero della fattura, l’importo, il metodo di pagamento ed altri dettagli.

Pannello entrate e uscite

In questo pannello sono elencati tutti i pagamenti derivanti dalla didattica e le spese della scuola, ad esempio i pagamenti verso fornitori registrati nella pagina Mastro uscite oppure i rimborsi verso gli iscritti. Dal momento quindi che verrà registrato un pagamento in ingresso dalla parte finanziaria / didattica del sistema, ad esempio una nuova iscrizione, una retta mensile, una rata, queste andranno automaticamente nel pannello delle entrate e uscite.
Allo stesso modo, se un credito di uno studente verrà indicato come rimborsato, anche questa voce andrà nel pannello come uscita, così come un qualsiasi pagamento verso un fornitore della scuola.

Da qui è possibile generare tramite l’apposito pulsante la fattura oppure la nota di credito.

Anche questi documenti, come la ricevuta non fiscale, possono essere personalizzati con logo e riferimenti dell’istituto.

Fatture e note di credito

Oltre ai documenti fiscali direttamente collegati con la didattica, il sistema consente anche di emettere fatture e note di credito manuali. Nell’ottica della massima flessibilità, sarà inoltre possibile emettere questo tipo di fatture anche con una diversa ragione sociale e partita iva, precedentemente configurata nell’apposita pagina delle impostazioni fiscali.

In questo articolo abbiamo visto come ScuolaSemplice sia il programma ideale per gestire l’amministrazione della scuola.

L’integrazione tra la parte didattica, finanziaria e quella fiscale fa sì infatti che tutto sia gestito in modo tracciato e organizzato, semplice e intuitivo. E’ il sistema stesso infatti che vi darà conto dello stato finanziario dell’istituto e delle azioni da svolgere, evitando così possibili errori e tutte quelle ore spese in noiose attività amministrative.

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