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Posta la grande flessibilità grazie alla quale ScuolaSemplice è in grado di gestire qualsiasi tipo di scuola o istituto di formazione, alcune delle sue funzionalità lo rendono particolarmente adatto come software per la gestione delle scuole di lingue.

Tipicamente, infatti, i clienti delle scuole di lingue possono essere molto variegati ed eterogenei e con molteplici esigenze. La scuola spesso eroga corsi di lingue per bambini e ragazzi e corsi per la preparazione agli esami di certificazione; o ancora corsi per i dipendenti di aziende, studi professionali o nelle scuole pubbliche, oppure corsi con lezioni non programmabili per persone che non hanno orari di lavoro regolari, come professionisti e turnisti.
Inoltre, la scuola di lingue eroga spesso altri servizi oltre ai corsi, come traduzioni e interpretariato o l’organizzazione di soggiorni e viaggi studio.

Per questi motivi è quindi necessario che un software gestionale sia dotato di tutte quelle funzioni e della flessibilità utile a gestire la scuola di lingue in modo semplice ed efficiente.

Un calendario per gestire la pianificazione delle lezioni

Tramite il calendario di ScuolaSemplice puoi pianificare le lezioni in modo rapido e facile. Hai a disposizione più viste e filtri come la vista mensile, settimanale o giornaliera, e puoi filtrare per sede, aula, docente e studente. Puoi vedere rapidamente la disponibilità di docenti e aule, cambiare la data e l’orario delle lezioni semplicemente trascinandola nel punto desiderato, puoi aggiungere una nuova lezione con due click. Il sistema inoltre controlla che le risorse siano assegnate in modo corretto, evitando errori come la prenotazione doppia di un docente o di un’aula.

Carnet di lezioni

Tramite questa funzione la scuola può creare e vendere dei blocchi di lezioni individuali che il cliente può spendere in modo flessibile e non programmato. E’ infatti una situazione molto comune che alcuni clienti delle scuole di lingue non abbiamo un orario regolare e siano quindi obbligati a prenotare la lezione con poco preavviso, di settimana in settimana o da un giorno all’altro.
Con i carnet di lezioni di ScuolaSemplice, la segreteria della scuola può quindi verificare il calendario e assegnare una nuova lezione al cliente, scegliendo il docente, l’aula, la data e l’ora. Non appena la lezione sarà tenuta e il docente inserirà la presenza il carnet sarà scalato di una lezione, in modo automatico.

Tramite l’App per smartphone di ScuolaSemplice è possibile far gestire i carnet di lezioni ai clienti in totale autonomia. Tramite l’App si può infatti acquistare il carnet desiderato e pagarlo online tramite PayPal o carte di credito.
I clienti possono vedere le disponibilità dei docenti e prenotare in totale autonomia le lezioni. Vedono lo stato del proprio carnet con il numero di lezioni rimanenti e lo storico di tutte le lezioni svolte in passato.

Gestione dei corsi collettivi

Con ScuolaSemplice puoi organizzare tutti i corsi collettivi della scuola.
Il pannello dedicato ti indicherà per ciascun corso chi sono gli iscritti, l’agenda delle lezioni e gli orari con l’occupazione delle aule.
Dal pannello di riepilogo dei corsi collettivi potrai vedere tutti i dettagli, come la sede, il tipo di corso, il docente, la materia collegata, la data di inizio e di fine corso, la durata delle lezioni e il costo.
Inoltre, il corso sarà evidenziato in rosso se ad esempio non rispetta il numero di iscritti minimo, non ha orari pianificati o altri problemi.

Lezioni one-to-one

Come per i corsi collettivi, il software riepiloga tutti corsi individuali presenti a sistema, con tutti i dettagli disponibili.
Come abbiamo visto in precedenza, i corsi one-to-one possono essere forniti anche a pacchetti di lezioni, molto comodi e flessibili per chi non può programmare in anticipo l’orario delle lezioni.
Tramite la pagine di iscrizione del sistema, si potrà quindi inserire la nuova anagrafica e creare un nuovo corso individuale, scegliendo la materia, il docente e l’offerta economica tra quelle a disposizione.

Tutori responsabili (genitori / aziende)

Oltre che i partecipanti ai corsi, su ScuolaSemplice è possibile registrare anche le figure di tutore responsabile.
Nelle scuole di lingue il tutore responsabile può avere una doppia comoda valenza: nel primo caso può essere il genitore del bambino o ragazzo che frequenta la scuola; nel secondo caso, il tutore può essere l’azienda che offre ad esempio un corso di inglese ad alcuni dei propri dipendenti.
In entrambi i casi, il tutore responsabile avrà una visione d’insieme dei propri partecipanti (dipendenti o figli), per cui avrà la possibilità di verificare ad esempio l’agenda delle lezioni, lo storico delle presenze e le valutazioni.
Inoltre, il tutore è il referente della scuola per quanto concerne l’aspetto amministrativo; il tutore avrà quindi una vista d’insieme dei pagamenti, relativi ai propri partecipanti mentre la scuola potrà intestare i documenti amministrativi direttamente al tutore responsabile.

Fatturazione dei corsi e dei servizi

Come abbiamo già accennato, la scuola di lingue ha probabilmente dei clienti che possono essere delle partite IVA, ad esempio professionisti o aziende.
Per questo è importante che il software gestionale abbia la possibilità di generare le fatture relative ai corsi di lingue.
Con ScuolaSemplice, la parte didattica di programmazione dei corsi è strettamente collegata con quella amministrativa e contabile.
Ad esempio, quando si registra un pagamento per una mensilità di un corso, sarà possibile generare la fattura, per poi stamparla o inviarla via email al cliente.

Inoltre, la scuola di lingue può fornire anche servizi non collegati alla parte didattica, come ad esempio traduzioni e interpretariato.
Anche per queste evenienza, con ScuolaSemplice potrai generare una fattura collegata al servizio, selezionando il cliente dall’apposito elenco.

In questo articolo abbiamo visto come le scuole di lingue possono avere un’organizzazione che può essere abbastanza complicata, per cui si rende necessario un software gestionale per la gestione sia della parte relativa all’organizzazione dei corsi sia di quella amministrativa.

Con ScuolaSemplice potrai dotarti di un sistema di gestione semplice da utilizzare e completo di tutte le funzionalità e degli accorgimenti per la migliore organizzazione della scuola di lingue.

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