Molte scuole ed enti di formazione, oltre che gestire i corsi in aula presso la propria sede, erogano corsi di vario tipo anche presso le sedi delle loro aziende clienti.
Sono molte le aziende, infatti, che cercano e acquistano corsi di formazione per migliorare il livello formativo del proprio personale. E molti sono gli enti formativi che rispondono a queste esigenze erogando corsi e percorsi formativi personalizzati per la singola azienda.
Alcuni esempi possono essere:
- corsi di gruppo, corsi individuali e da remoto
- corsi aziendali di lingue
- corsi aziendali di informatica di base
- corsi aziendali di programmazione
- corsi di grafica digitale
- corsi di vendita e post vendita
- corsi di marketing, web marketing
In questo contesto, la scuola / ente di formazione si trova ad affrontare un processo di organizzazione ed erogazione dei corsi ben diverso rispetto ai corsi in aula per i privati.
Ed altrettanto diversa sarà anche la gestione del flusso amministrativo, dall’ordine fino alla fatturazione, così come la fase di verifica e reportistica da rilasciare all’azienda cliente, durante lo svolgimento ed al completamento dei corsi.
E’ quindi qui che nasce la forte esigenza di dotarsi di un software gestionale di supporto per l’organizzazione, l’erogazione e la fatturazione dei corsi in azienda.
Vediamo ora come ScuolaSemplice contenga tutte le funzionalità per gestire al meglio i corsi aziendali.
Gestione delle anagrafiche aziendali
Innanzitutto, il software è dotato di un’anagrafica dedicata alle aziende clienti.
E’ quindi possibile inserire a sistema le aziende clienti oppure importarle tramite file Excel. Quando un’azienda cliente è presente a sistema, sarà disponibile un pannello dove gestire gli ulteriori dati dell’azienda. Una parte è dedicata all’elenco dei dipendenti, quindi delle persone che successivamente saranno abbinate ai corsi. Anche in questo caso sarà possibile importare da file l’elenco dei dipendenti, tramite un modello Excel presente a sistema.
Oltre ai dipendenti, si potranno inoltre definire le sedi dell’azienda cliente: un’azienda può infatti avere più sedi dove vengono erogati i corsi e che saranno utili poi anche per calcolare i costi di trasferta e i rimborsi ai docenti.
Gestione dei termini economici
Tipicamente, l’ente di formazione e l’azienda cliente raggiungono un accordo economico che viene quindi contrattualizzato, e che definisce i costi dei corsi, i costi di trasferta e del materiale didattico, così come le modalità e i tempi di fatturazione e pagamento.
Sempre nella scheda dell’azienda cliente si potranno quindi inserire i termini economici concordati con l’azienda cliente indicando:
- il riferimento e la durata del contratto accettato dall’azienda
- le modalità di fatturazione, come ad esempio la fatturazione a persona, a corso oppure ad ore a consuntivo
- i costi di iscrizione (costi della pratica) per il singolo studente
- i costi dei corsi, in funzione del numero di partecipanti, del monte ore da erogare e dell’argomento oggetto del corso
Mentre per quanto riguarda nel dettaglio le modalità e i tempi di fatturazione, una sezione apposita consentirà di indicare come e quando i corsi dovranno essere fatturati.
In particolare, si potranno definire i singoli step di fatturazione, indicando quando il sistema dovrà mostrare i costi fatturabili.
Un esempio potrebbe essere:
- fatturazione del 50% all’inizio del corso
- fatturazione del 25% a metà corso
- saldo a fine corso
Il sistema è dotato quindi di massima flessibilità per consentire alla scuola di trattare in modo differente ogni singola azienda cliente.
Non di meno, l’amministrazione della scuola potrà interrogare in ogni momento il sistema per verificare se ci sono e quali sono i costi fatturabili di tutti i corsi di tutte le aziende.
Gestione delle trasferte
Erogando i corsi presso le sedi delle aziende clienti, l’ente formativo dovrà gestire le trasferte dei propri docenti che si spostano.
In certi casi, infatti, i costi di trasferta non vengono “affogati” nel costo globale del corso, ma sono bensì indicati come voce di costo separata per l’azienda. Da qui, l’esigenza di gestire e calcolare i costi di trasferta per l’azienda, in base ai corsi che vengono erogati nel periodo dato.
Con ScuolaSemplice potrai quindi gestire i costi di trasferta in modo semplice, configurando fasce di trasferta e livelli di prossimità delle diverse sedi, anche se queste appartengono alla stessa azienda.
Allo stesso tempo, la scuola deve gestire anche gli indennizzi di trasferta per i singoli docenti che si recano presso le aziende. Ed anche in questo caso, ScuolaSemplice fornisce dei rapporti accurati con il dettaglio delle trasferte di ogni singolo docente ed i rimborsi da erogare.
Più in generale, con ScuolaSemplice l’ente di formazione avrà a fine mese il report dei compensi da erogare ai docenti, in base alle classi di retribuzione associate, alle lezioni tenute in aula ed ai corsi aziendali comprensivi di rimborsi trasferta.
Gestione della didattica
Alcune tipologie di corsi presuppongono anche una gestione strutturata della parte didattica, anche in base a regolamenti vigenti. Ad esempio le materie oggetto del corso possono fare riferimento a livelli di apprendimento ufficiali, come nel caso delle lingue.
Configurando quindi i livelli, questi possono poi essere utilizzati nei corsi per stabilire, ad esempio, il livello di partenza e di arrivo di un corso.
Allo stesso modo, si possono inoltre definire libri e capitoli che, una volta collegati ai livelli, consentiranno di indicare il programma didattico svolto nelle singole lezioni del corso.
E’ possibile infine definire il listino del materiale didattico, che potrà essere abbinato ai singoli partecipanti del corso e che verrà successivamente fatturato insieme ai costi relativi ai corsi e trasferte.
Organizzazione dei corsi
Una volta importata l’anagrafica dei dipendenti aziendali e definite le variabili economiche e di fatturazione per le aziende, si procede andando a organizzare ed avviare i corsi.
Dal punto di vista amministrativo, il software consente innanzitutto l’inserimento di uno o più ordini di acquisto.
Un’ordine d’acquisto è una richiesta, formale o anche verbale, dell’azienda cliente riguardo l’erogazione di corsi di formazione.
Può avvenire, infatti, che l’azienda cliente richieda nel tempo una serie di corsi.
L’ordine di acquisto individua quindi quanti corsi (di gruppo e individuali) la scuola deve erogare e per quanti partecipanti per la singola richiesta. Ad esempio, un ordine di acquisto di un’azienda potrebbe richiedere l’erogazione di corsi collettivi di lingua inglese per dieci persone, lingua francese per altre 5 e due corsi individuali di inglese.
Il sistema consentirà quindi all’amministrazione dell’ente formativo di inserire l’ordine di acquisto, indicando quei dettagli che serviranno subito dopo per la formazione dei gruppi di lavoro e l’avvio dei corsi.
Gruppi di lavoro ed avviamento dei corsi
Una volta che gli ordini di acquisto sono presenti a sistema per la data azienda, si può passare alla effettiva organizzazione dei gruppi di lavoro ed alla creazione dei corsi individuali.
Un pannello apposito, infatti, consente di filtrare per azienda e per ordine di acquisto ed evidenzierà quindi le risorse utilizzabili per la creazione dei corsi.
Tramite una comoda funzione di trascinamento (drag&drop) sarà quindi possibile aggiungere i gruppi di lavoro (classi) e inserire i partecipanti mentre il sistema controllerà che l’ordine di acquisto venga soddisfatto.
Se gli studenti sono collegati ai livelli, questi possono essere utilizzati per creare gruppi di lavoro in base appunto al livello dei partecipanti.
Una volta definiti i gruppi di lavoro non resta quindi che indicare il monte ore, il docente di riferimento e se il corso dovrà avere un calendario regolare o flessibile, in base alle esigenze del cleinte. A questo punto, basterà andare nel corso appena avviato e gestirne la pianificazione, come per un corso standard per privati.
Da questo momento in poi il corso è quindi attivo ed entreranno in scena tutte le comode ed evolute funzioni di ScuolaSemplice, che riepiloghiamo brevemente di seguito:
- il docente potrà inserire le presenze così come i capitoli dei libri oggetto delle lezioni direttamente tramite l’app per smartphone del sistema
- la segreteria della scuola può consultare il calendario delle lezioni ed intervenire in ogni momento ad esempio spostando o annullando le lezioni direttamente dal calendario generale
- una serie di avvisi possono notificati al cliente in caso di eventi che riguardo i corsi
Fatturazione dei corsi
Quando vi sono diversi corsi attivi per più aziende, ognuna con termini economici personalizzati, può diventare complicato gestire con ordine la parte di fatturazione.
Ed è qui che il software ScuolaSemplice va in soccorso della scuola, con un pannello dedicato alla fatturazione dei corsi aziendali.
In questo pannello, infatti, il sistema mostrerà tutto ciò che è possibile fatturare. In particolare verrà mostrato:
- l’azienda e il corso oggetto della fatturazione
- il relativo ordine di acquisto e le condizioni economiche
- i dati del corso, come la durata e gli iscritti
- i dati per la fatturazione, quindi:
- costi di iscrizione / pratica per ciascun iscritto
- il costo del corso in base allo step di avanzamento raggiunto
- il costo delle trasferte
- il costo del materiale didattico
Una volta selezionate le voci di costo che si vuole fatturare, il sistema andrà a generare le bozze di fattura, che potranno anch’esse essere revisionate e modificate, e poi emesse.
Report e statistiche
Specie nell’ambito dei corsi aziendali, i report rivestono un ruolo importante.
E’ infatti normale che il reparto delle risorse umane e la direzione aziendale vogliano conoscere le attività svolte e gli obiettivi raggiunti; in definitiva, se i soldi spesi per acquistare i corsi sono soldi spesi bene e se quindi valga la pena investire acquistando nuovi corsi.
Con ScuolaSemplice, la scuola o ente di formazione potrà inviare in ogni momento dei reports per la verifica delle attività e il raggiungimento degli obiettivi.
Capita inoltre che grandi aziende molto strutturate indichino loro stesse il formato del report da riprodurre riguardo i propri corsi. Anche in questo caso, con ScuolaSemplice si potrà replicare un qualsiasi modello che sarà quindi generato in automatico, pronto per essere inviato all’azienda.
Oltre a questo, ScuolaSemplice consente anche l’accesso diretto al sistema all’azienda cliente.
Il titolare dell’azienda o il responsabile delle risorse umane potrà così, in ogni momento, consultare in autonomia lo stato dei corsi. Potrà verificare l’avanzamento generale dei corsi, i dati delle singole persone iscritte, il raggiungimento degli obiettivi dei propri dipendenti.
Conclusioni
Se la tua realtà eroga corsi formativi aziendali, ScuolaSemplice è la soluzione giusta per migliorare il processo amministrativo e organizzativo dei corsi e per fornire ai tuoi clienti tutti i mezzi di verifica per incentivarli ad acquistare sempre nuovi corsi.
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