Gentile lettore,
con questa “trilogia”, vogliamo porre alla tua attenzione le principali novità normative che stanno riguardando e riguarderanno in futuro le associazioni iscritte al RUNTS (Registro Unico Nazionale Terzo Settore).
Sono, infatti, moltissime le associazioni che utilizzano ScuolaSemplice per tutta la gestione organizzativa, didattica e amministrativa, che ci chiedono informazioni riguardo la gestione della parte istituzionale dell’associazione. Di qui, la realizzazione di questi 3 capitoli, dopo aver coinvolto esperti del settore che ci guidano anche nello sviluppo e implementazioni delle funzionalità.
Questo primo capitolo riguarderà le principali novità in vista della scadenza del 3 giugno, con particolare riferimento alla figura del volontario.
In fondo all’articolo potrai cliccare i link per accedere ai successivi due capitoli:
Capitolo 2: Rendiconto per cassa (degli ETS di piccole dimensioni)
Capitolo 3: Articolo 79 e i regimi fiscali degli ETS
DISCLAIMER: questo articolo è da considerarsi solo come strumento informativo generale che pertanto non può in nessun caso sostituire l’assistenza di un proprio consulente esperto di settore che conosca anche la singola associazione.
VOLONTARI ASSOCIATI, VOLONTARI NON ASSOCIATI, ASSOCIATI NON VOLONTARI.
Con la Riforma del Terzo Settore viene data centralità alla figura del volontario, definito dall’Art. 17 del Codice del Terzo Settore (Decreto legislativo 3 luglio 2017 n.117 e ss.mm.ii) come un soggetto che svolge attività in favore della comunità e del bene comune, anche per il tramite di un ente del Terzo settore, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà. L’articolo 17 del CTS prevede, inoltre, che l’attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo nemmeno dal beneficiario e che al volontario possono essere rimborsate dall’ente del Terzo settore tramite il quale svolge l’attività soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, entro limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dall’ente medesimo. Sono in ogni caso vietati rimborsi spese di tipo forfetario. Il medesimo articolo prevede infine che la qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo e con ogni altro rapporto di lavoro retribuito con l’ente di cui il volontario è socio o associato o tramite il quale svolge la propria attività volontaria.
L’importanza della figura del volontario riguarda in particolare le APS e le ODV come previsto dal Titolo III del Codice del Terzo Settore. Infatti, anche se la norma generale prevede una facoltà per gli ETS di ricorrere al volontariato, occorre invece evidenziare, che per quanto concerne le organizzazioni di volontariato (ODV, art. 32 CTS) e le associazioni di promozione sociale (APS, art. 35 CTS), gli articoli 32 e 35, prevedono che svolgano la propria attività “avvalendosi in modo prevalente dell’attività di volontariato dei propri associati o delle persone aderenti agli enti associati“. Da una lettura dei sopra citati articoli, occorre anzitutto rilevare che, anche se normalmente il volontario è anche associato dell’ETS in cui presta la propria opera di volontariato, non necessariamente egli deve acquisire anche lo status di socio dell’Ente.
Pertanto possono configurarsi le seguenti tipologie di soggetti:
- Volontari associati all’ETS
- Volontari non associati all’ETS
- Associati all’Ets non volontari
I volontari possono essere peraltro a loro volta distinti in volontari occasionali e volontari non occasionali.
Infatti, l’Art. 17 comma 1 del CTS prevede che gli enti del Terzo settore sono tenuti a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale. In altre parole, il CTS fa una distinzione tra i volontari che svolgono la loro attività per l’ente in modo stabile (non occasionale) e quelli che la svolgono in modo occasionale, senza però indicare i criteri di definizione e distinzione delle due categorie. Il successivo Art. 18 CTS prevede che gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi.
Con il DM 6 ottobre 2021 vengono chiariti diversi aspetti relativi alla tenuta del registro dei volontari e alle forme da utilizzare per stipulare le polizze assicurative, sia per i volontari stabili sia per quelli occasionali. Tuttavia, neanche il suddetto decreto ministeriale chiarisce cosa si intenda per occasionale e pertanto, in attesa di eventuali futuri chiarimenti, è consigliabile che l’organo di amministrazione provveda ad individuare criteri oggettivi (per quanto possibile in base alle specificità del proprio ente) al fine di adottare un trattamento uniforme con i tutti volontari. Quello che invece il codice e il nuovo decreto specificano in modo chiaro è che gli obblighi assicurativi menzionati in questo paragrafo valgono sia per i volontari non occasionali che per quelli occasionali. Per quanto riguarda le polizze, gli ETS potranno provvedere ad assicurare i propri volontari attraverso soluzioni in forma collettiva o numerica disciplinate da un unico vincolo contrattuale per una molteplicità di rapporti assicurativi. Le previsioni normative sopra richiamate determinano a carico degli enti del terzo settore alcuni obblighi e adempimenti specifici da gestire entro il 30 giugno (data che rappresenta peraltro il termine ordinario per il deposito al RUNTS del Bilancio 2022 – vedi più avanti).
ADEMPIMENTI PREVISTI ENTRO IL 30 GIUGNO
Registro Volontari
Entro il 30 Giugno prossimo le Odv e le Aps dovranno aggiornare, il numero di associati, volontari e di eventuali lavoratori (intendendosi per essi quelli dipendenti e/o parasubordinati) con riferimento al 31 dicembre dell’anno precedente. Ciò dovrà essere fatto compilando ed inviando un’istanza di variazione telematica attraverso il portale del RUNTS.
Per quanto Il Registro dei volontari è il documento che riporta le informazioni di tutti i soggetti che prestano, presso l’ente, attività di volontariato in modo non occasionale. L’obbligo di tenere il registro dei volontari è previsto per tutti gli Enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari. Come detto, per ODV e APS è invece un documento obbligatorio necessario per dimostrare la prevalenza di prestazioni volontarie e gratuite dei propri aderenti, così come previsto dalla normativa.
Ricordiamo infatti che per Odv e Aps valgono le seguenti regole:
- l’ammissione come associati di altri enti del terzo settore (Ets) o senza scopo di lucro, a condizione che il loro numero non sia superiore, rispettivamente, al 50% del numero delle Odv/Aps associate (articoli 32, comma 2 e 35, comma 3 Cts);
- un numero di lavoratori che non può essere superiore al 50% dei volontari (nel caso delle Odv) o anche al 5% del numero degli associati (nel caso delle Aps, articoli 33, comma 1 e 36, comma 1 Cts). Ricordiamo, peraltro, che il Codice del Terzo Settore, stabilisce che per la costituzione di ODV e APS occorre un numero minimo di 7 soci persone fisiche oppure rispettivamente, a 3 Odv/Aps.
Il Registro dei Volontari deve contenere i dati di ogni volontario abituale (non occasionale), mentre è facoltativo inserire quelli dei volontari occasionali. I dati da inserire sono quelli anagrafici che identificano la persona in modo univoco e quelli relativi al periodo temporale di prestazione dell’attività di volontariato.
Nello specifico, i campi del Registro da compilare per ciascun volontario sono:
- nome e cognome
- data e luogo di nascita
- il Codice Fiscale
- indirizzo di residenza (o il domicilio, se diverso)
- data di inizio dell’attività volontaria presso l’ente;
- data di fine dell’attività volontaria presso l’ente (quando si verifica)
NOTA BENE: anche se facoltativo è comunque consigliabile tenere traccia anche dei volontari occasionali al fine di poter rendere più agevole la comunicazione dei dati necessari all’impresa di assicurazione con la quale vengono stipulate le polizze. In merito alle modalità di tenuta e vidimazione del registro, l’Ets è anzitutto libero di optare per:
- un unico registro volontari con una sezione dedicata ai volontari occasionali;
- due distinti documenti, ossia il registro volontari continuativi e l’elenco dei volontari occasionali.
In ogni caso, gli elementi da inserire negli elenchi sono i medesimi così come deve essere assicurata a tutti la tutela assicurativa. Il registro dei volontari non occasionali è tenuto dall’ente secondo le modalità indicate nell’art. 3 del D.M. “Al fine di garantirne l’operatività, il registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò
abilitato, che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono. Gli enti medesimi possono istituire un’apposita sezione separata del registro, ove sono iscritti coloro che prestano attività di volontariato in modo occasionale” (co. 1).
NOTA BENE: Il dm del 6 ottobre 2021 (art. 3 co.1) precisa che la vidimazione del Registro volontari può essere fatto da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato. Con la nota ministeriale n. 12674 del 14 settembre 2022 il Ministero del Lavoro ha confermato che, pur non essendo espressamente elencato il segretario comunale tra i soggetti indicati, in qualità di pubblico ufficiale questi è compreso a tutti gli effetti nel novero dei soggetti titolati alla vidimazione del registro dei volontari, che può essere effettuata quindi presso gli Uffici Anagrafe del Comune della sede legale. In alternativa, il registro può essere tenuto in modalità elettronica e /o telematica, purché ne sia assicurata l’inalterabilità.
Il registro tenuto con sistemi elettronici e/o telematici può essere adottato solo se assicura l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, anche con le modalità di cui all’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del Codice civile. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti
informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
“Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma» del sopracitato art. 2215-bis.
NOTA BENE: al fine di rendere più semplici ed agili le operazioni di aggiornamento del registro, potrebbe essere consigliabile chiedere annualmente la disponibilità dei volontari ed eliminare dal registro quanti non confermano tale disponibilità.
Assicurazione
Infine, in merito all’obbligo assicurativo dei volontari, ricordiamo che il Decreto ministeriale 6 ottobre 2021, ha fornito indicazioni indispensabili anche in materia di polizze per i volontari, precisando che tale obbligo vale anche per i volontari occasionali. L’art. 2 del DM prevede la possibilità di polizze “stipulate in forma collettiva o in forma numerica”: le polizze assicurative creano un unico vincolo contrattuale a copertura di tutti i soggetti iscritti nel registro di cui all’art. 3, volontari non occasionali e volontari occasionali iscritti nell’apposita sezione di cui al comma 6.
