La firma elettronica remota è sempre più diffusa e consente di semplificare e velocizzare notevolmente le procedure, evitando di stampare carta e fornendo agli utenti uno strumento comodo per firmare documenti e contratti. Se questo è valido per qualsiasi tipo di azienda, lo è forse ancor di più per una scuola privata, un centro di formazione o un’accademia, dove vi possono essere molti passaggi che implicano la raccolta di una firma.
In questo articolo vedremo come la firma elettronica, integrata nel sistema ScuolaSemplice, possa aiutare le scuole a gestire in modo rapido e snello alcuni processi interni nonché la gestione dei contratti di iscrizione.
Più in particolare vedremo:
- Cosa è la firma elettronica remota?
- Un rapido cenno sulle diverse tipologie di firma elettronica
- Applicazioni della firma elettronica nelle scuole
- Come viene apposta la firma elettronica?
- I vantaggi della firma elettronica
Cosa è la firma elettronica
La firma elettronica può essere definita come la sottoscrizione di un documento tramite uno strumento informatico.
Non ci si riferisce, quindi, ad un particolare servizio o prodotto, né ad una specifica modalità di acquisizione della firma; è bensì un principio generale che potrà essere coniugato in più varianti, in base alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità delle singole procedure. Tali procedure potranno essere scelte anche in base al contesto, alla sensibilità del processo e dei documenti da sottoscrivere.
La firma elettronica non deve essere però confusa con la firma digitale; quest’ultima, infatti, si basa sul riconoscimento del firmatario tramite un dispositivo e un certificato digitale rilasciato da un’autorità terza.
Se quindi tutte le aziende, così come i centri di formazione hanno l’onere di firmare digitalmente i documenti ad esempio verso la pubblica amministrazione (firma digitale), potranno dall’altra parte dotarsi di uno strumento di firma elettronica per interfacciarsi verso i propri collaboratori (come i docenti) e i propri clienti (studenti e famiglie, in caso di studenti minori).
Le tipologie di firma elettronica
Esistono più tipologie di firma elettronica e queste sono definite dal Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) ossia il Regolamento europeo per l’identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno. Il regolamento eIDAS ha l’obiettivo, in sostanza, di fornire una base normativa comune per gli stati membri dell’unione europea.
Possiamo così elencare quattro diversi tipi di firma elettronica:
La firma elettronica semplice (FES)
La firma elettronica semplice è la firma “più debole” e si basa su di una qualsiasi connessione di dati utile per l’autenticazione informatica. Per quanto non garantisca determinati standard in termini di sicurezza, autenticità del firmatario e integrità del documento, la firma elettronica semplice può essere comunque molto utile e comoda in ambiti meno sensibili, come ad esempio la firma di un documento didattico interno della scuola oppure la firma di un responsabile esterno di un tirocinio di un allievo.
Potremo quindi definire la firma elettronica semplice come la firma della quotidianità; questa può essere gestita banalmente tramite la valorizzazione di un flag in un’area riservata di un utente, tramite un codice PIN o al limite tramite una semplice email. É la classica firma che tutti apponiamo quando riceviamo una spedizione.
Sempre in questo articolo vedremo un esempio di come un centro di formazione può avere grandi benefici dall’utilizzo della firma elettronica semplice, evitando tanti giri di email, di stampare documenti e così via.
La firma elettronica OTP
La firma elettronica OTP può essere considerata una firma elettronica semplice rafforzata, una via di mezzo tra la firma semplice e la firma avanzata.
E’ di fatto la firma di miglior compromesso tra la praticità di utilizzo per l’utente ed il valore legale; l’utilizzo del codice OTP (one time password), quindi della password che può essere utilizzata una sola volta, entro un tempo massimo, andrà ad identificare il firmatario, quindi a rafforzare il processo di firma.
La firma elettronica OTP è la firma maggiormente utilizzata per la firma di contratti di vendita, informative, lettere d’incarico.
La firma elettronica avanzata (FEA)
La firma elettronica avanzata offre più garanzie rispetto alla firma semplice. Questa è infatti utilizzata in contesti più sensibili, come ad esempio la compravendita di immobili o la stipula di contratti bancari. Questo perché da una parte permette un controllo più forte dell’autenticità del firmatario (ad esempio con la scansione in tempo reale un documento di identità e verificandone la validità), dall’altra garantendo l’immodificabilità quindi l’integrità del documento dopo che è stato firmato.
La firma elettronica qualificata (FEQ)
L’ultima e più forte tipologia di firma (alla quale appartiene anche la già citata firma digitale tramite dispositivo) è la firma elettronica qualificata che rappresenta, in tutto e per tutto, l’esatto equivalente della firma autografa. Essendo una tipologia di firma poco pratica, viene usata in specifici contesti, come ad esempio la firma dei bilanci di esercizio aziendali o la partecipazione a gare di appalto.
Dopo questa rapida carrellata riguardo le diverse tipologie di firma elettronica, possiamo senz’altro dire che un centro di formazione o un’accademia (così come la grande maggioranza delle aziende) potrà senz’altro essere interessata e dotarsi della firma elettronica semplice e di quella OTP, in base agli ambiti di utilizzo.
Applicazioni della firma elettronica remota semplice nella scuola
Esempio 1: Firma elettronica di un attestato di fine corso
Un classico esempio per l’utilizzo della firma elettronica semplice può essere la creazione di un attestato di frequenza al corso, che potrà essere firmato ad esempio da un responsabile didattico o dal direttore della scuola.
In questo caso, ScuolaSemplice potrà generare automaticamente l’attestato, sulla base di un modello o template precedentemente caricato a sistema, con tutti i dati inseriti, come l’anagrafica dello studente, il nome ed alcune caratteristiche del corso. Il documento potrà così essere recapitato a chi di dovere per l’apposizione della firma elettronica.
Esempio 2: Firma elettronica di un documento riguardante il tirocinio di uno studente presso un’azienda esterna ospitante (con firma multipla)
Vi sono ambiti formativi in cui oltre alle ore di aula è previsto uno stage professionalizzante presso un’azienda convenzionata esterna. In questo contesto, possono essere molti i documenti da condividere e firmare: la convenzione, il progetto formativo, il registro delle presenze, l’attestato di competenze. In tutti questi casi, nello stesso documento potrebbero esserci più firme da apporre da diversi soggetti, il centro di formazione (ente promotore), il tirocinante, l’azienda esterna (nelle figure di un tutor o dell’amministratore dell’azienda).
Inutile dire come le procedure standard di condivisione del medesimo documento per la raccolta delle firme possano essere scomode e onerose per tutti gli attori coinvolti.
Ed anche questa volta, l’integrazione della firma elettronica in ScuolaSemplice può essere una soluzione che rende comoda e rapida la gestione di questi processi; ScuolaSemplice, infatti, penserà a generare il documento con tutti i dati previsti ed a richiedere la firma agli utenti coinvolti, sia interni alla piattaforma (il tirocinante) sia esterni (il referente aziendale). Il processo di firma elettronica multipla penserà quindi a raccogliere le firme da tutti gli utenti previsti ed a inserirle nel medesimo documento, il quale potrà poi essere allegato a sistema nell’apposita sezione e recapitato a tutti i firmatari.
Applicazioni della firma elettronica OTP nella scuola
Esempio 3: Sottoscrizione dei contratti di iscrizione da parte di studenti o tutori legali
Va da sé come questo sia il tema più sentito nelle scuole e nei centri di formazione: rendere più snella possibile la sottoscrizione dei contratti di iscrizione ai corsi ed alle annualità.
Tipicamente, infatti, che si tratti di scuole paritarie, di accademie con piani di studio pluriennali o di centri di formazione professionali, la gestione delle iscrizioni si concentra in determinati periodi (ad esempio nei mesi tra maggio e settembre o nelle settimane precedenti l’avvio di una nuova edizione di un corso), portando picchi di lavoro in segreteria.
Ma anche (e soprattutto) in questo caso, ScuolaSemplice potrà essere il supporto informatico di riferimento per automatizzare la ricezione delle iscrizioni, complete di firme elettroniche apposte dagli utenti.
In questo caso verranno utilizzati i form o moduli di iscrizione online (funzionalità inclusa su ScuolaSemplice, ne abbiamo parlato anche qui) con l’addon della firma elettronica: lo studente o il genitore in caso di minore, potrà quindi agevolmente compilare il modulo di iscrizione con tutti i campi previsti, procedere al pagamento, totale o parziale tramite PayPal o carta di credito, quindi firmare elettronicamente il contratto di iscrizione, con le condizioni di servizio, il regolamento, la privacy, e così via. Il tutto da un’interfaccia web, accedendovi da un qualsiasi computer, un tablet o uno smartphone, in pochi minuti, senza dover stampare nulla, senza dover ricaricare alcun documento, senza fare scansioni o foto improbabili del contratto sopra la tovaglia della tavola di cucina:)
Esempio 4: Sottoscrizione delle lettere di incarico da parte dei docenti
Un altro ambito di rilievo dove la firma elettronica con OTP potrebbe essere preferibile è la firma dei conferimenti di incarico dei docenti o altro personale, specie in istituti di istruzione superiore, con piani di studio e master di alta specializzazione.
In questi contesti, infatti, è probabile che le figure dei docenti siano ricoperte da professori universitari, professionisti di settore o dirigenti e manager di aziende pubbliche e private, i quali sottoscrivono di volta in volta il conferimento di incarico per le proprie prestazioni nel singolo corso.
Nella lettera di incarico (che ScuolaSemplice può generare in automatico) saranno quindi indicate informazioni relative all’anagrafica del docente, i dati del corso, il numero delle ore contrattualizzate e le tariffe orarie. Il documento potrà così essere recapitato al docente, il quale potrà firmarlo elettronicamente e potrà quindi essere conservato nell’apposita sezione a sistema, come documento allegato al corso.
Ma in pratica come viene apposta la firma elettronica dall’utente?
Innanzitutto possiamo elencare due modalità di raccolta della firma: interna ed esterna. La modalità interna viene tipicamente utilizzata per un utente della piattaforma, come ad esempio uno studente, un tirocinante o un docente. Questi utenti hanno già un account a sistema e sarà quindi più comodo per loro apporre la firma in modo integrato, da portale web o da app per smartphone.
In caso vi siano invece degli utenti esterni alla piattaforma, come l’azienda ospitante nell’esempio del tirocinio, il sistema provvederà a recapitare il documento da firmare via email.
Ciò premesso e per entrambi i casi, che si tratti di firma semplice o rafforzata con OTP, si potrà scegliere se far firmare l’utente tramite il gesto del dito (come lo swipe, ossia il trascinamento del dito/cursore da una parte all’altra dello schermo) oppure disegnando effettivamente la propria sigla o firma sullo schermo.
Aprendo il documento firmato verrà così mostrata la firma disegnata in un caso oppure i dati di firma nell’altro caso.
I vantaggi della firma elettronica
I vantaggi della firma elettronica sono abbastanza evidenti e sono validi sia per i mittenti che per i firmatari.
SEMPLIFICAZIONE
Come primo vantaggio possiamo senza dubbio indicare la semplificazione della propria gestione interna e lo snellimento dei processi e delle procedure del centro di formazione.
ACCESSIBILITA’
La firma elettronica è molto semplice per qualsiasi tipo di utente, è accessibile da remoto a qualsiasi ora, consente all’utente di evitare procedure macchinose e fastidiose al punto di rinunciare ad una iscrizione!
ECONOMICITA’
Anche se la firma elettronica ha un suo pur ridotto costo di esercizio, il suo utilizzo consente di ridurre il consumo di carta ma soprattutto di risparmiare molto tempo che può essere investito su altro, invece di chiedere ad un utente di inviare ancora (e ancora!) una scansione illeggibile di un documento.
MODERNITA’
Gli utenti apprezzeranno molto lo strumento che è stato messo a disposizione e riconosceranno l’attenzione e la cura che viene data all’organizzazione ed all’amministrazione del centro di formazione.
AFFIDABILITA’ E SOSTENIBILITA’
La firma elettronica è uno strumento sicuro, che rispetta la privacy ed ha un valore equivalente alla firma autografa. Consente di abbattere i costi di stampa dei documenti cartacei e rappresenta, nel piccolo, una scelta ecologica.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo rapidamente visto le tipologie di firma elettronica che possono essere utili ad una scuola. Avrete però già compreso come la firma elettronica in sé non basti per ottimizzare e semplificare i processi. La vera utilità della firma elettronica è quando questa risulti essere ben integrata in un sistema più ampio, che abbracci tutte le risorse e i processi del centro di formazione.
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