E’ noto come nel periodo di iscrizione ai corsi, le segreterie delle scuole di musica abbiano un carico di lavoro importante per gestire le tante e frenetiche attività: l’inserimento delle anagrafiche di allievi e genitori, nonché tenere di conto le loro esigenze di orario, le disponibilità dei docenti, la conseguente programmazione dei corsi senza incorrere in sovrapposizioni o scomodi buchi di orario. E ancora la gestione delle quote di iscrizione e delle rette degli allievi, le future scadenze di pagamento, la stampa dei contratti di iscrizione e così via.
Nelle scuole di musica tutte queste attività si concentrano tipicamente in un periodo abbastanza ristretto, indicativamente entro settembre quando poi partiranno i corsi dell’anno accademico.
In questo articolo vedremo le soluzioni di ScuolaSemplice per dare supporto a questa intesa fase dell’anno, consentendo alle scuole di musica di scaricare il lavoro delle proprie segreterie, evitare errori che sarebbero inevitabili altrimenti, fornendo al contempo uno strumento comodo e smart ad allievi e famiglie per gestire le proprie iscrizioni alla scuola.
Vedremo come vi siano più soluzioni, dalla più “soft” alla più automatizzata ed autonoma per gli utenti, che ben si adatteranno ai processi organizzativi e amministrativi di ciascuna scuola, andando solo a migliorarne la gestione e la qualità della vita lavorativa delle persone che operano in segreteria.
Le iscrizioni online nelle scuole di musica
ScuolaSemplice integra una funzionalità molto flessibile per la gestione delle iscrizioni ai corsi individuali e di gruppo, i moduli o form di iscrizione online. Tramite questa funzionalità sarà possibile disegnare letteralmente il modulo di iscrizione, sia personalizzando i campi da compilare, sia individuando i corsi e le tipologie di corso che potranno essere scelte dagli utenti.
L’immagine sopra mostra la sezione di configurazione dove vengono selezionati i corsi che saranno visualizzati nel modulo di iscrizione online; in questo caso sono stati scelti due corsi di gruppo (musica d’insieme e propedeutica musicale) e tre corsi individuali di strumento (da 30, 45 e 60 minuti). La sezione consente inoltre di scegliere anche altre tipologie, come le offerte cumulative (ad esempio corso individuale di strumento + corso collettivo), i piani di studio (ad esempio un corso pre-accademico pluriennale) o altri beni e servizi.
Già in questa fase, il sistema potrà generare un indirizzo web dove sarà possibile vedere all’opera il modulo di iscrizione:
Cliccando il pulsante si aprirà una nuova tab del browser internet che mostrerà il modulo di iscrizione:
In questo modo si potrà quindi continuare a configurare il modulo di iscrizione in modo molto semplice e comodo, vedendo l’anteprima in tempo reale.
Suggerimento:
Molte scuole di musica che già utilizzano ScuolaSemplice anche per gestire le iscrizioni online, incorporano il modulo di iscrizione in una pagina del proprio sito web, migliorando ancora l’esperienza utente degli allievi e genitori e rendendo ancora più elegante la procedura. Per incorporare il form di iscrizione online sarà sufficiente utilizzare il tag HTML <iframe>, un gioco da ragazzi!
Dopo che l’utente avrà scelto il tipo di corso, la pagina mostrerà alcune informazioni (personalizzabili):
Nel nostro esempio è stato selezionato il corso di strumento da 60 minuti; il modulo di iscrizione quindi mostra:
– un’immagine del corso (configurabile nelle impostazioni dei corsi)
– alcune informazioni basilari, come il numero di lezioni (se previsto), la frequenza delle lezioni, il costo del corso (può essere anche nascosto in questa fase)
– la tendina per selezionare lo strumento del corso, tra quelli disponibili
– un’area di testo per eventuali commenti e preferenze dell’utente
– i piani di pagamento collegati all’iscrizione, se previsti (nel nostro caso 3 pagamenti trimestrali, li vedremo meglio in seguito nell’articolo)
– la tessera associativa o quota di iscrizione, se prevista
La configurazione dei campi del modulo di iscrizione
Un’altra importante sezione di configurazione è quella relativa alle sezioni ed ai campi che il modulo di iscrizione online dovrà prevedere e mostrare agli utenti. Per fare questo, il sistema offre un comodo sistema di drag&drop, per selezionare i campi e spostarli dove si vuole.
In generale, sarà possibile creare qualsiasi tipo di campo (testo, flag, tendine, scelte multiple, caricamento file, date) per poi utilizzarlo nel modulo di iscrizione.
Nella seguente animazione il campo “come ci hai conosciuto” (campo personalizzato creato dalla scuola stessa) è stato selezionato, spostato nel giusto posto e reso obbligatorio.
Non da ultimo, i moduli di iscrizione potranno anche essere personalizzati da un punto di vista grafico e di layout, ad esempio scegliendo i colori di sfondo e dei pulsanti, affinché sia il più vicino possibile al taglio grafico della scuola.
Il modulo di iscrizione (o i moduli di iscrizione nel caso ne servano più di uno) saranno quindi completamente personalizzabili sia da un punto di vista grafico e di contenuti; potranno prevedere diverse sezioni divise per argomento, potranno avere campi speciali, spunte relative alla privacy, qualsiasi tipo di informazione sia utile o necessario alla scuola.
Nell’immagine qui sopra vediamo un semplice form di iscrizione in un’unica pagina (si possono creare anche moduli di iscrizione paginati) con 4 sezioni, i classici campi standard ed alcuni campi personalizzati, come il “Come ci hai conosciuto”.
Allievi e genitori degli allievi
Le scuole di musica sono tipicamente frequentate da un buon numero di allievi minorenni, per cui il referente della scuola è molto spesso un genitore. I moduli di iscrizione online di ScuolaSemplice supportano la possibilità che il genitore iscriva il proprio figlio a scuola, creando quindi due anagrafiche a sistema, quella dell’allievo e quella del genitori che, come tutore responsabile diverrà il referente della scuola, ad esempio per promemoria di pagamento, intestazione di ricevute e fatture ed altro.
I piani di pagamento
Molto spesso nelle scuole di musica le rette sono predeterminate; ad esempio, supponendo una classica iscrizione ad inizio anno si potrebbero prevedere tre scadenze di pagamento, a dicembre, a febbraio ed a maggio. ScuolaSemplice consente di associare un piano di pagamento (anche più di uno) per ogni singolo corso: ad esempio, 3 rate trimestrali per i corsi individuali di strumento e 2 quadrimestrali per i corsi collettivi.
Nell’immagine sopra vediamo un esempio di piano di pagamento, associato al corso di strumento da 60 minuti, che prevederà 3 scadenze di pagamento. E’ quindi possibile personalizzare il numero delle rate, le date di scadenza, i singoli importi delle rate (cambiando anche il totale in funzione del numero delle rate).
Dopo che l’allievo o il genitore avrà inserito le informazioni arriverà alla sezione relativa ai pagamenti, dove saranno riepilogate le scadenze:
In questo modo, ad iscrizione avvenuta, verranno inseriti tutti i dati dell’allievo e del genitore, verrà creato il corso individuale oppure l’allievo sarà associato al corso di gruppo, verrà quindi creata l’iscrizione con tutte le scadenze predisposte. Tutto ciò in completa autonomia senza il minimo intervento della segreteria!
Il contratto di iscrizione
In alcuni casi, la scuola potrebbe comunque preferire di avere un documento di iscrizione firmato dall’allievo o dal genitore.
Su ScuolaSemplice è in generale possibile caricare a sistema qualsiasi tipo di documento (un contratto, un verbale, un attestato, ecc.) affinché il sistema possa generarlo in automatico, con tutti i dati previsti già compilati. Nel caso del contratto di iscrizione, vi saranno quindi i campi anagrafici dell’allievo e del genitore se presente, i dati del o dei corsi a cui ci si è iscritti, le informazioni relative a scadenze e pagamenti, oltre ad altre informazioni statiche come un regolamento della scuola, le condizioni, la privacy.
Quando abilitate, anche nel caso di iscrizione online, il form di iscrizione potrà consentire all’utente di scaricare il contratto già completamente precompilato con tutti i dati che ha inserito poco prima nel form, affinché questo possa essere poi firmato e riconsegnato alla scuola. Se l’utente ha modo di firmarlo e scansionarlo subito potrà ricaricarlo contestualmente alla procedura di iscrizione online, altrimenti potrà consegnarlo in un momento successivo.
Condizioni e logiche particolari
Talvolta possono esserci delle regole un po’ particolari che possono variare il costo dell’iscrizione. Ad esempio, vi possono essere logiche di sconto in caso di allievi appartenenti allo stesso nucleo familiare oppure anche in funzione dell’area geografica di residenza. Anche questi casi particolari e specifici, che variano da scuola a scuola, potranno essere gestiti dalle form di iscrizione online di ScuolaSemplice con il supporto del nostro staff.
Un’ulteriore evoluzione: la scelta del docente e dell’orario di lezione
Fino a qui abbiamo visto come una scuola di musica possa ricevere le iscrizioni ai corsi in modo molto semplice; alla segreteria resterà “solo” l’assegnazione dei docenti e la gestione del calendario delle lezioni, individuando aule, giorni e orari. In alcuni contesti, infatti, queste attività devono essere svolte manualmente dalla segreteria, in quanto si deve “incastrare” le disponibilità dei docenti, con quelle degli allievi e delle famiglie, e delle aule a disposizione.
ScuolaSemplice, però, offre un’ulteriore modalità che consente la completa automazione delle iscrizioni online, dove l’allievo potrà quindi scegliere anche il docente, la sede (nel caso in cui la scuola di musica abbia più sedi), il giorno e l’orario della lezione; e tutto ciò verrà gestito in modo guidato e controllato dal sistema, in funzione delle condizioni inserite in precedenza dalla scuola.
Innanzitutto, la segreteria (o i docenti direttamente, se abilitati) potranno inserire le disponibilità di orario generali e l’associazione dei docenti (e quindi delle materie di insegnamento) alle aule. Ad esempio, si potrà indicare che il docente Mario Rossi insegnerà chitarra classica il martedì dalle 14:30 alle 19 nella sede A in aula 1 e il giovedì dalle 14:30 alle 17:30 in aula 2 della sede B.
Il sistema darà quindi all’utente la possibilità di selezionare il docente e il giorno/fascia oraria, con una doppia opzione:
– selezionando prima il docente del corso, il sistema mostrerà gli slot disponibili del docente per la sede selezionata. In caso non vi sia alcuna disponibilità verrà visualizzato un messaggio “non vi sono disponibilità del docente per la sede selezionata”.
– selezionando invece prima il giorno e l’orario, il sistema mostrerà il o i relativi docenti disponibili (il sistema darà quindi visione della somma delle disponibilità di tutti i docenti del corso per la sede).
Considerando che il calendario sarà quindi progressivamente riempito dagli stessi allievi, sarà possibile inserire alcune regole affinché non si creino buchi non utilizzabili, quindi di durata incompatibile ad ospitare una lezione. Prendendo sempre il nostro esempio, si potrà indicare una uno slot minimo di 30 minuti, ossia la durata minima di un corso individuale.
Conclusioni
Questo lungo periodo di pandemia ci ha tutti portati ad evolverci utilizzando strumenti online. Se gli utenti da una parte quindi si attendono, più di prima, strumenti innovativi e autonomi, dall’altra la scuola di musica potrà vantare una procedura completamente online per le iscrizioni, agevolando così il ritorno a frequentare corsi di musica, e migliorando la vita lavorativa delle persone che danno una mano in segreteria.
